Branża płatności stale się zmienia i ewoluuje. Czy nadążasz za najnowszymi trendami w branży płatności? Jeśli nie, możesz przegapić ważne zmiany, które mogą mieć wpływ na Twoich pracowników, klientów i przepływy pieniężne.
Niedawno zorganizowaliśmy webinarium panelowe, w którym wzięliśmy udział:
- Mark Johnson, dyrektor ds. produktu w BigTime
- Robin Belnap, księgowy/kierownik biura w Reeve & Associates
- Constance Hubbel, kontroler finansowy w AssistPro
Jako profesjonaliści w dziedzinie płatności i aktywni klienci BigTime, Robin i Constance podzielili się swoimi doświadczeniami z pierwszej ręki z przejściem na zautomatyzowane płatności online i tym, jak nie tylko pomogło im to szybciej otrzymywać płatności, ale także sprawiło, że klienci byli zadowoleni.
Od zmian w sposobie, w jaki firmy wysyłają faktury do klientów, po efektywność przejścia na płatności online, oto 7 rzeczy, które powinieneś wiedzieć, aby poprawić przepływ gotówki w 2024 roku.
1. Niekorzystanie z płatności online wiąże się z konsekwencjami.
Niekorzystanie z płatności online wiąże się z różnymi wyzwaniami. Istnieje ryzyko opóźnień w płatnościach, zwłaszcza gdy klienci zwlekają z wysłaniem czeków do terminu płatności. W całkowicie zdalnej firmie pobieranie czeków ze skrzynki pocztowej staje się uciążliwe, zwłaszcza gdy są one wysyłane do wielu osób. Platformy takie jak BigTime umożliwiają łatwe tworzenie, przeglądanie i wysyłanie faktur, eliminując konieczność ręcznego wypełniania i adresowania kopert.
2. Nie pozwól, aby zarządzanie zmianą powstrzymało Cię przed przejściem na płatności online.
Pokonaj obawy związane z niechęcią i niezadowoleniem klientów, zapewniając, że nowy proces jest dla nich płynny, elastyczny i bezpieczny. Firmy są już przyzwyczajone do nowej normy, jaką są płatności online, więc nie powinny być zbyt zaskoczone zmianą w Twojej firmie. W rzeczywistości badania pokazują, że firmy coraz częściej zmieniają dostawców, jeśli nie oferują bezpiecznych opcji płatności online. Przyjmij tę zmianę z ufnością i zawsze bądź gotowy do indywidualnej rozmowy z klientami na temat tej zmiany.
3. Istnieje właściwy sposób komunikowania się z klientami podczas przechodzenia z rozliczeń czekowych na online.
Kluczem jest skuteczna komunikacja. Dokonując zmiany, zarówno Robin, jak i Constance przyznały, że obawiały się reakcji swoich klientów. Proces ten przebiegł jednak bezproblemowo.
Przechodząc z czeków na płatności online, ustal konkretną datę zmiany i udostępnij ją z dużym wyprzedzeniem. Użyj ukierunkowanych wiadomości e-mail, aby poinformować o zmianie (i dacie przełączenia), dodaj przypomnienia do faktur i podlinkuj siebie na wysyłanych fakturach, aby Twoi klienci czuli się bardziej komfortowo z nową metodą.
4. Bezpieczeństwo jest najważniejsze.
Bezpieczeństwo jest prawdziwą troską i większość z nas prawdopodobnie widziała niektóre z niezbyt wygodnych stron kasowych, które sprawiają, że zastanawiasz się, czy powinieneś wprowadzić dane swojej karty kredytowej.
Kilka rzeczy, o których należy pamiętać w przypadku oprogramowanie do przetwarzania płatności:
- Czy strona płatności zawiera politykę prywatności i inne warunki użytkowania?
- Czy informacje o płatnościach są bezpiecznie rejestrowane?
- Czy dane są tokenizowane?
- Czy wymagane są tylko istotne informacje potrzebne do sfinalizowania transakcji?
- Czy pola formularza wyglądają profesjonalnie?
W tym roku BigTime nawiązał współpracę z nowym procesorem, który posiada najwyższy poziom zgodności z PCI i przetwarza dwucyfrowe miliardy dolarów rocznie.
5. Utrzymanie stabilności przepływów pieniężnych dzięki płatnościom online.
Zrezygnowanie z papierowych czeków zapewniło Robin i Constance większą stabilność w przepływie gotówki. Kiedy klienci otrzymują e-mailem fakturę, są bardziej skłonni zapłacić ją w tym momencie, zamiast czekać, aż będą mieli wolną chwilę, aby odręcznie wypisać czek i fizycznie go wysłać. Co więcej, klienci będą korzystać z funkcji automatycznej płatności BigTime i nie będą musieli martwić się o podejmowanie żadnych dodatkowych kroków. Oznacza to mniej gonitwy dla Ciebie i większą wygodę dla Twoich klientów.
Dla Constance lepsza przewidywalność była przełomem dla jej firmy. Mając lepszy wgląd w bieżące przepływy pieniężne, są w stanie wykorzystać te informacje i wprowadzić wszelkie niezbędne zmiany w wydatkach.
6. Weryfikując dostawcę usług przetwarzania płatności, upewnij się, że upraszcza on wszystkim dzień pracy.
Oprócz upewnienia się, że dostawca jest bezpieczny, należy upewnić się, że wybrana platforma upraszcza operacje dla wszystkich zaangażowanych stron. Robin uwielbia to, że może szybko tworzyć i wysyłać faktury za pośrednictwem BigTime, ponieważ wszystkie potrzebne informacje są już wprowadzone. Od czasu i wydatków śledzonych przez pracowników po samą umowę o pracę, Robin zauważyła, że "nie ma potrzeby wpisywania 20 różnych zadań. Klikam to, co chcę i tworzę fakturę".
Po drugiej stronie operacji, portal klienta eliminuje zgadywanie dotyczące płatności. Dzięki BigTime możesz zapewnić klientom dostęp do przyjaznego dla użytkownika portalu zapewniającego wgląd w zaległe faktury, opcję płatności teraz lub zaplanowania i zapisywania metod płatności.
7. Nie musisz robić wszystkiego od razu.
Chociaż może się to wydawać zniechęcające, nie bój się dokonać zmiany. Ważne jest, aby pamiętać, że nie robisz tego sam lub wszystko na raz. Dzięki BigTime zostaniesz przeprowadzony przez przejście na każdym kroku, więc nigdy nie będzie żadnych domysłów ani zamieszania.
Noworoczne trendy w płatnościach i to, czego można się spodziewać w BigTime
Dużym trendem, który Mark zauważył w obszarze płatności (i którego nikt nie będzie fanem), jest 17% wzrost opóźnień w płatnościach w 2023 r. w porównaniu z 2022 r.. Jest to ogromny wpływ na wyniki finansowe firmy, który zespół BigTime chce pomóc złagodzić w jak największym stopniu. AR nadal jest najmniej inwestowanym obszarem stosu technologicznego firmy, ale istnieje ogromna ilość nisko wiszących owoców podczas wdrażania oprogramowania do fakturowania i fakturowania. Wdrożenie nie zajmuje ponad 90 dni, jak w przypadku innych zmian w stosie technologicznym, i można od razu zacząć odblokowywać wartość.
W przypadku fakturowania i płatności, w BigTime skupiamy się przede wszystkim na danych, a w drugiej kolejności na doświadczeniu. Płatności to niełatwy biznes i chcemy mieć pewność, że rozwiążemy kwestię wpłat, dopasowywania faktur i uzgadniania przepływu danych najlepiej, jak potrafimy.
Chcemy również ułatwić wystawianie faktur i otrzymywanie płatności z BigTime. Im bardziej możemy pomóc Ci zautomatyzować ręczne czynności (takie jak dodawanie opłat za opóźnienia w płatnościach lub kredytów do faktury) i im bardziej możemy ułatwić klientom dokonywanie płatności, tym więcej uwięzionych należności możesz szybciej zamienić na gotówkę!
