Jesteś tutaj, ponieważ mógłbyś lepiej zarządzać swoim czasem. Wszyscy moglibyśmy. Problem polega na tym, jak to zmienić. Każdy dociera do końca dnia pracy i zastanawia się, gdzie podział się cały czas, ale wydaje się, że niektórzy ludzie po prostu potrafią zrobić więcej w ciągu dnia. Jak możesz stać się jedną z tych osób? Nie jest to tak trudne, jak mogłoby się wydawać.
Mówiąc prościej, zarządzanie czasem to tworzenie planu, dzięki któremu można konsekwentnie wykonywać ważne zadania. Ale tu jest haczyk: nie możesz dodać czasu do dnia, więc będziesz musiał zrobić więcej w ciągu dnia. Na tym polega wyzwanie zarządzania czasem. Jeśli chcesz osiągnąć lepsze wyniki, będziesz potrzebować planu, a także kilku dobrych narzędzi.
Krok pierwszy: Dodaj cele do kalendarza
Jeśli coś jest dla ciebie wystarczająco ważne, musisz umieścić to w kalendarzu, bez zadawania pytań. To najlepszy sposób na rozpoczęcie wyznaczania celów dla swojego czasu. Kiedy nie masz celu, łatwo jest się zgubić, a następnie marnować czas. Zapisz więc kilka celów, które musisz osiągnąć w nadchodzącym tygodniu lub w następnym miesiącu i bądź realistą co do tego, co możesz zrobić.
"Najlepszym sposobem na zarządzanie czasem", pisze ekspert ds. zdrowia w pracy Bill Thomack, "jest wyznaczenie celu, opracowanie planu i zmierzenie rezultatu. Bez celów niemożliwe jest ustalenie priorytetów". Innymi słowy, nie możesz naprawdę wiedzieć, jak sobie radzisz, jeśli nie masz celów, które powiedzą ci, że robisz więcej.
Gdy już opanujesz zarządzanie swoim czasem za pomocą kalendarza, będziesz gotowy na kolejny krok, którym jest udostępnienie kalendarza współpracownikom. Dzięki temu wszyscy w firmie będą wiedzieć, nad czym pracujesz, kiedy jesteś dostępny i jak wydajnie pracujesz. Niektóre wysokiej jakości programy do zarządzania projektami pozwalają nawet na bezpośrednią integrację kalendarza z narzędziami do alokacji zasobów.
Krok drugi: Zaplanuj swój sposób pracy
Każdy w firmie ma inny harmonogram pracy. Jak wiesz, niektórzy ludzie muszą pracować według harmonogramu, w którym zmieniają zadania co godzinę, podczas gdy inni pracownicy potrzebują dużo nieograniczonego czasu na rozwiązywanie problemów w pracy. Nie można zaplanować pracy wszystkich tych osób dokładnie tak samo, prawda? Następnym krokiem jest ustalenie harmonogramu pod kątem tego, jak pracujesz.
W swoim popularnym eseju na ten temat programista Paul Graham pisze, że istnieją dwa rodzaje harmonogramów. Jednym z nich jest harmonogram menedżera, który jest zaplanowany godzina po godzinie i jest spędzany głównie na spotkaniach. Drugi to harmonogram twórcy, który jest zaplanowany w wielogodzinnych blokach czasu i spędza się go głównie na tworzeniu rzeczy bez celów godzinowych. Nie oznacza to jednak, że nie można zaplanować harmonogramu dla obu rodzajów pracowników.
Możesz użyć narzędzia do zarządzania projektami, aby zdefiniować swój tydzień pracy, ustawić okres składania wniosków oraz dodać lub zmienić nazwy kolumn w karcie czasu pracy. Gdy zobowiążesz się do realizacji celów, które są dla ciebie ważne i opracujesz plan, który najlepiej pasuje do twojego sposobu pracy, to jesteś już na dobrej drodze do lepszego zarządzania czasem.
Krok trzeci: Odkryj, co sprawia, że jesteś produktywny
Teraz, gdy planujesz swoje cele o wysokim priorytecie i teraz, gdy stworzyłeś harmonogram, który pasuje do tego, jak faktycznie wykonujesz pracę, ostatnim krokiem jest zwrócenie uwagi na to, jak osiągasz te cele. Czy współpracownicy często przerywają twoje postępy? Czy są chwile, kiedy odkładasz swoje terminy? Kiedy zazwyczaj masz wolny czas, a kiedy zawsze jesteś zawalony robotą?
Innymi słowy, co dokładnie uniemożliwiło ci zrobienie czegoś w terminie? Jeśli jesteś jak większość pracowników, te same trzy lub cztery rzeczy zawsze uniemożliwiają ci dobre zarządzanie czasem. Jak więc można stać się lepszym? Musisz zidentyfikować rzeczy, które sprawiają, że jesteś nieproduktywny i zreorganizować swój harmonogram tak, abyś mógł pracować bardziej produktywnie, w przeciwnym razie nigdy nie będziesz w stanie się zmienić. Aby to zrobić, będziesz potrzebować więcej informacji.
Możesz zacząć mierzyć swoją produktywność w oprogramowaniu do zarządzania projektami, gdzie możesz uzyskać wiele pomocnych danych na temat tego, jak pracujesz nad zadaniami lub jak spędzasz czas. Czy widzisz jakieś powtarzające się wzorce, które powinieneś zmienić? Pomocne narzędzie programowe umożliwia nawet wprowadzanie wszelkich niezbędnych zmian w harmonogramach projektów za pomocą wykresów Gantta, po prostu jednym kliknięciem myszy.
Nigdy nie będzie wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, co chcesz osiągnąć. Jednakże, gdy dostosujesz swój harmonogram pracy do tego, co jest ważne dla Twojej firmy i gdy każdego dnia będziesz robić to, co najważniejsze, zawsze będziesz mieć kontrolę nad swoim czasem, ponieważ zawsze będziesz pracować nad czymś ważnym. Oto jak lepiej zarządzać czasem.
Jeśli jesteś zainteresowany oprogramowaniem do zarządzania projektami, poproś o bezpłatną wersję demonstracyjną BigTime i przekonaj się, jak produktywna może być Twoja firma.
