Ten blog został zaktualizowany 1 lipca 2020 r.
Jak w ogóle zacząć mierzyć produktywność swojej firmy? Co powinieneś zrobić, gdy musisz wiedzieć, czy Twoja firma rozlicza się na poziomie wydajności? Możesz zacząć od zmierzenia wskaźnika wykorzystania faktur.
Działa to w następujący sposób: jeśli możesz przypisać liczbę do produktywności każdego pracownika, możesz wprowadzić zmiany, jeśli pracownik nie pracuje na pełnych obrotach, zamiast marnować zasoby firmy. Jest to wskaźnik wykorzystania.
Na przykład w danym miesiącu pracownik może mieć wydajność 160 godzin (lub 40 godzin tygodniowo przez 4 tygodnie w miesiącu) i 120 całkowitych rozliczalnych godzin. Ten pracownik ma docelowy wskaźnik rozliczanych godzin na poziomie 75, czyli 120:160, i powinien pracować każdego miesiąca, aby osiągnąć ten cel, pomagając firmie być bardziej produktywną.
Łatwo jest obliczyć wskaźnik wykorzystania czasu pracy dla jednego pracownika, ale jeśli chcesz poprawić produktywność całej firmy, może to być o wiele bardziej skomplikowane. Dlatego też przedstawiliśmy cztery podstawowe kroki, które pomogą Ci zacząć korzystać ze śledzenia czasu pracy w celu uzyskania wglądu w wydajność Twojej firmy.
Krok pierwszy: Skonfiguruj śledzenie czasu
Jeśli nie możesz tego policzyć, nie możesz tego zmierzyć. Zacznij od znalezienia najlepszego sposobu, w jaki Twoi pracownicy mogą wprowadzać swój czas, zarówno godziny podlegające rozliczeniu, jak i godziny niepodlegające rozliczeniu, abyś mógł przypisać liczby zarówno do ich całkowitych godzin podlegających rozliczeniu, jak i ich wydajności.
Kierownicy projektów zazwyczaj proszą pracowników o wprowadzanie swojego czasu pracy co tydzień lub codziennie, nie tylko w celu zagwarantowania spójności raportowania, ale także w celu upewnienia się, że wprowadzanie czasu pracy faktycznie odbywa się regularnie. Gdy członkowie zespołu podadzą ci liczby, z którymi możesz pracować, możesz zacząć uzyskiwać dobry obraz ich całkowitej liczby godzin podlegających rozliczeniu.
Bądź mądry, jeśli chodzi o sposób, w jaki Twoja firma śledzi czas, i ułatw pracownikom wprowadzanie przepracowanych godzin za pomocą oprogramowania do rozliczania czasu pracy, które może obliczyć całkowitą liczbę godzin podlegających rozliczeniu. Niektóre programy pozwalają nawet pracownikom wprowadzać swój czas za pośrednictwem aplikacji mobilnej, niezależnie od tego, czy są w biurze, pracują z domu, czy nawet offline.
Krok drugi: Zachęć pracowników do sporządzania notatek dotyczących ich czasu pracy
Jeśli chcesz poprawić produktywność swojej firmy i zwiększyć liczbę godzin, za które firma wystawia rachunki, musisz dokładnie wiedzieć, co pracownicy robią ze swoim czasem. Zacznij już dziś, prosząc pracowników o sporządzanie bardzo krótkich notatek na temat wprowadzanego przez nich czasu.
Dodawanie notatek może dać wiele wglądu w produktywność firmy z godziny na godzinę i z dnia na dzień, a przy niewielkim czasie potrzebnym pracownikom na wprowadzenie notatki, notatki są ważnym krokiem w kierunku zwiększenia produktywności.
W rzeczywistości nasze ostatnie badanie dotyczące realizacji rozliczeń pokazuje, że wprowadzenie notatki składającej się z zaledwie 140 znaków może zwiększyć wskaźniki realizacji rozliczeń o 4,65%. Oznacza to, że notatka tak krótka jak Tweet może zwiększyć rozliczenia o 35 miliardów dolarów rocznie dla średniej wielkości amerykańskich firm świadczących profesjonalne usługi.
Krok trzeci: Poszukaj możliwości
Po ustaleniu rozliczalnych wskaźników wykorzystania pracowników firmy, można użyć oprogramowania, aby rozpocząć śledzenie, czy każdy pracownik pracuje zgodnie ze swoim wskaźnikiem wykorzystania, w ujęciu dziennym, tygodniowym lub miesięcznym.
Skorzystaj z oprogramowania, aby zwrócić szczególną uwagę na to, jak pracownicy firmy wykorzystują swój czas. Możesz sprawdzić, którzy pracownicy regularnie wystawiają faktury za czas pracy, a także, którzy pracownicy pracują na pełnych obrotach i czy niektórzy pracownicy wykonują pracę podlegającą rozliczeniu lub pracę niepodlegającą rozliczeniu.
Po pewnym czasie zaczniesz dowiadywać się więcej o wskaźnikach wykorzystania Twojej firmy i będziesz w stanie dostrzec problemy z produktywnością. Kiedy wiesz, jak działa Twoja firma i jak chcesz, aby działała inaczej, możesz śmiało zacząć wprowadzać świadome zmiany.
Ostatni krok: Dopracowanie sposobu działania firmy
Mając przez miesiąc informacje o wskaźnikach wykorzystania zasobów firmy, będziesz gotowy do wprowadzenia zmian w swojej firmie za pomocą narzędzia do alokacji zasobów. Kiedy korzystasz z alokacji zasobów, masz możliwość zmiany tego, jak i kiedy Twoja firma wykorzystuje swoje dwa najważniejsze zasoby - czas pracowników i pieniądze.
Alokacja zasobów może być tak prosta, jak korzystanie z oprogramowania do przenoszenia projektów i zadań, nad którymi pracuje pracownik, lub do śledzenia zmian we wskaźnikach wykorzystania lub do przydzielania zadań od jednego pracownika do drugiego. Niektóre narzędzia do alokacji zasobów mogą nawet automatycznie śledzić bieżące wskaźniki wykorzystania.
Każda firma, która prosi swoich pracowników o śledzenie czasu pracy, może zacząć mierzyć swoją produktywność. Mając do dyspozycji niezawodne oprogramowanie zapewniające odpowiednią perspektywę do podejmowania decyzji, firma może zacząć pracować mądrzej, zwiększając swoją produktywność i zyski.
Jeśli uważasz, że Twoja firma może skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, skontaktuj się z nami, aby poprosić o wersję demonstracyjną BigTime i dowiedzieć się, jak produktywna może być Twoja firma.
