Pierwsze kroki z planowaniem wydajności w zarządzaniu operacjami

Lauren Remes

Aktualizacja: 28 sierpnia 2024 r.
3 lutego 2022 r.
Spis treści
UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ
Spis treści
planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami

Czym jest planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami?

Planowanie zdolności produkcyjnych w zarządzaniu operacyjnym to proces równoważenia popytu na towary lub usługi ze zdolnością producenta lub organizacji do wyprodukowania wystarczającej ilości, aby zaspokoić popyt.

Efektywne planowanie podaży i popytu jest podstawą skutecznego zarządzania operacyjnego i może zwiększyć zdolność dostaw, ujawnić nieefektywności i złagodzić ryzyko. Ostatecznie, zrozumienie i skuteczne zarządzanie wydajnością może oznaczać różnicę między zyskownym biznesem a takim, który przestaje działać.

W produkcji planowanie zdolności produkcyjnych w zarządzaniu operacjami obejmuje zrozumienie, ile produktów można wyprodukować w danym okresie w oparciu o dostępne materiały i sprzęt. Weźmy na przykład piekarnię. Zrozumienie, ile ciast można wyprodukować i upiec w danym dniu przy użyciu istniejącego sprzętu i personelu (wydajność) pozwala piekarni zaplanować, ile ciast może sprzedać i ile potrzebuje zasobów (personel, jabłka itp.).

W przypadku organizacji opartych na projektach, które nie mają sprzętu, a jedynie ludzi, planowanie wydajności obejmuje zrozumienie zakresu i harmonogramu wszystkich bieżących i planowanych prac oraz dostępności i umiejętności osób, które będą je wykonywać.

Celem planowania wydajności w zarządzaniu operacjami jest lepsze i bardziej wydajne działanie

Organizacje usługowe i ich zespoły projektowe stoją przed prawdziwym wyzwaniem: próbują zoptymalizować zarządzanie personelem i zasobami w celu wygenerowania jak największej liczby rozliczanych godzin, unikając jednocześnie wypalenia pracowników, opóźnień w realizacji projektu lub utraty celów w zakresie przychodów. Prowadzenie organizacji usługowej wymaga ciągłego balansowania i oznacza, że planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami musi odbywać się na kilka sposobów, aby naprawdę osiągnąć wydajność operacyjną.

4 rodzaje planowania wydajności w zarządzaniu operacyjnym

Istnieje kilka rodzajów planowania wydajności w zarządzaniu operacjami, które mogą informować o ogólnych strategiach. Cztery typy planowania wydajności obejmują:

  • Planowanie wydajności zasobów jest podstawą wglądu firmy usługowej w to, jaka praca może zostać sprzedana i dostarczona. Wydajność zasobów na wysokim poziomie to po prostu obliczenie liczby pracowników pomnożonej przez oczekiwane godziny rozliczeniowe dostępne w danym tygodniu. W przypadku większości organizacji optymalne planowanie zasobów wymaga uwzględnienia co najmniej kilku dodatkowych czynników, takich jak zestawy umiejętności, docelowe wykorzystanie i praca w ramach zarządzania oraz w procesie sprzedaży.
  • Z kolei planowanie wydajności projektu uwzględnia dany projekt w organizacji oraz czas i zasoby, których potrzebuje. Kierownicy projektów szacują ilość czasu, jaką przydzielony im zespół może przepracować w danych ramach czasowych, aby zrównoważyć obciążenie pracą w stosunku do kamieni milowych realizacji projektu. Strategie planowania wydajności projektów muszą być zrównoważone z silnym zarządzaniem zasobami, zapewniając, że personel nie jest przepracowany (co prowadzi do wypalenia zawodowego) lub niedopracowany (co prowadzi do niższych zysków).
  • Planowanie pojemności zespołu jest przydatne w przypadku grup, które zazwyczaj działają lub pracują razem. Na przykład zespoły IT o wyspecjalizowanych umiejętnościach mogą wspólnie pracować nad jednym lub kilkoma projektami. Kierownicy projektów będą korzystać z planowania wydajności zespołu, aby zrozumieć, ile pracy można wykonać z tygodnia na tydzień i jak te wysiłki wpłyną na oś czasu projektu.
  • Planowanie potencjału kadrowego jest podobne do planowania zasobów, ale jest prowadzone przez grupę HR, która przy określaniu potencjału może brać pod uwagę inne czynniki związane z rozwojem zawodowym, zdolnością do zatrudniania i wdrażania nowych pracowników oraz budżetem na nowych pracowników.

Proces planowania wydajności

Najbardziej efektywny proces planowania wydajności rozpoczyna się od tych kroków:

  • Zrozumienie obecnych możliwości. Jakimi projektami, z wykorzystaniem jakich osób, obecnie zarządzamy? Jaki dodatkowy czas mają ludzie, aby wykonać więcej pracy?
  • Prognozowanie przyszłego popytu. Jakie projekty znajdują się na naszej liście sprzedaży, jak pewne jest ich zamknięcie i kiedy się rozpoczną. Jakie umiejętności będą wymagane w tych projektach?
  • Określenie, skąd mogą pochodzić dodatkowe możliwości. Czy możemy pracować w dodatkowych godzinach, rozwijać nowe umiejętności? Czy powinniśmy zatrudnić więcej osób?
  • Oceń ryzyko. Czy ludzie wypalą się, jeśli zwiększymy ilość pracy? Co się stanie, jeśli nie zaspokoimy popytu? Oblicz i skwantyfikuj ryzyko niższej satysfakcji klienta, jeśli projekt nie może rozpocząć się na czas, lub koszt zatrudnienia i przekwalifikowania pracowników, jeśli ludzie odejdą. Nie zapominaj też o kosztach utraconych możliwości związanych z brakiem możliwości sprzedaży usług, gdy popyt jest wysoki.

Poradzenie sobie z niedoborem personelu dzięki inteligentniejszemu planowaniu wydajności

Zaletami skutecznego planowania wydajności w zarządzaniu operacjami jest możliwość podejmowania większej liczby projektów, unikanie wypalenia zawodowego pracowników i lepsza obsługa klienta na napiętym rynku pracy, ale może to również doprowadzić do upadku firmy.

Biorąc pod uwagę, że trendy w zatrudnianiu pracowników nadal wskazują na mniejszą liczbę dostępnych wykwalifikowanych pracowników i rosnące zapotrzebowanie na ich usługi, niezwykle ważne jest, aby firmy były proaktywne w zakresie zrozumienia ich przyszłych potrzeb kadrowych. Wgląd w wydajność przekłada się na więcej czasu na mądre planowanie wydatków, niezależnie od tego, czy oznacza to podnoszenie kwalifikacji obecnego personelu i/lub zatrudnianie wykonawców lub pracowników pełnoetatowych.

Narzędzia do planowania wydajności i jak zacząć

Odpowiednie narzędzia do planowania wydajności zależą od wielkości i dojrzałości organizacji. Mniejsze organizacje prawdopodobnie poradzą sobie z raportami czasowymi, planami projektów i danymi CRM, aby zrozumieć, kiedy mogą przyjąć więcej pracy lub pracowników.

Wraz z rozwojem firmy rośnie jednak potrzeba zwiększenia wydajności operacyjnej, a zarządzanie danymi i procesy stają się coraz ważniejsze. Oprogramowanie do planowania wydajności jest niezbędne do zarządzania bardziej złożonymi prognozami, które opierają się na wielu zestawach danych w całej organizacji. To właśnie wtedy większość firm sięga po narzędzie PSA.

Oprogramowanie PSA zapewnia wgląd w ciągłe długoterminowe, średnioterminowe i krótkoterminowe planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami. Funkcjonalność ta pozwala na elastyczność operacyjną oraz optymalizację zatrudnienia i wykorzystania personelu.

Ten rodzaj oprogramowania do planowania wydajności służy do tworzenia mapy drogowej dla wszystkich w organizacji, od kierowników projektów, przez menedżerów zasobów, po kadrę kierowniczą wysokiego szczebla. Odpowiedni PSA dla Twojej organizacji będzie tym, który pozwoli Ci efektywnie skalować działalność, wykorzystując popyt i jednocześnie kontrolując koszty operacyjne.

Gdzie uzyskać pomoc w zakresie planowania wydajności w zarządzaniu operacyjnym?

Chcesz uzyskać większą pomoc w planowaniu wydajności? Rozważ pobranie naszej białej księgi, Planowanie wydajności dla skalowalnego wzrostu. Lub przeczytaj nasz post na temat planowania wydajności zasobów dla lepszej obsługi klienta. I jak zawsze, skontaktuj się z nami w dowolnym momencie, jeśli chcesz zobaczyć wersję demonstracyjną BigTime Software, wiodącego oprogramowania PSA używanego przez klientów na całym świecie do skalowania i rozwijania działalności usługowej.

Infografika przedstawiająca 4 rodzaje planowania wydajności

Często zadawane pytania dotyczące planowania wydajności w zarządzaniu operacjami

Czym jest planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami?

Planowanie zdolności produkcyjnych w zarządzaniu operacyjnym to proces równoważenia popytu na towary lub usługi ze zdolnością producenta lub organizacji do wyprodukowania wystarczającej ilości, aby zaspokoić popyt.

Czym jest planowanie wydajności usług profesjonalnych?

W przypadku organizacji opartych na projektach lub usługach profesjonalnych, planowanie wydajności lub planowanie wydajności usług obejmuje zrozumienie zakresu i harmonogramu wszystkich bieżących i planowanych prac oraz dostępności i umiejętności osób, które będą je wykonywać.

Jakie są cztery etapy planowania wydajności?

Cztery kroki planowania wydajności to:

1. Zrozumienie obecnej wydajności.
2. Prognozowanie przyszłego popytu.
3. Określenie, skąd może pochodzić dodatkowa wydajność.
4. Ocena ryzyka.

Dlaczego planowanie wydajności jest ważne w zarządzaniu operacjami?

Celem skutecznego planowania zdolności w zarządzaniu operacjami jest poprawa i zwiększenie wydajności operacji biznesowych. Planowanie wydajności pozwala firmom zoptymalizować zarządzanie personelem i zasobami w celu wygenerowania jak największej liczby rozliczanych godzin, unikając jednocześnie wypalenia pracowników, opóźnień w realizacji projektu lub utraty celów w zakresie przychodów.

Jakie są rodzaje planowania wydajności w zarządzaniu operacjami?

Cztery typy planowania wydajności obejmują:

1. Planowanie wydajności zasobów - Planowanie wydajności zasobów na wysokim poziomie to po prostu obliczenie liczby pracowników pomnożonej przez oczekiwane godziny rozliczeniowe dostępne w danym tygodniu.
2. Planowanie wydajności projektu - Kierownicy projektów szacują ilość czasu, jaką przydzielony im zespół może przepracować w danych ramach czasowych, aby zrównoważyć obciążenie pracą w stosunku do kamieni milowych realizacji projektu.
3. Planowanie wydajności zespołu - Ten typ jest przydatny dla grup, które zazwyczaj działają lub pracują razem. Śledzenie i prognozowanie na poziomie zespołu jest przydatne dla kierowników projektów, aby spojrzeć na grupę "całościowo".
4. Planowanie zasobów ludzkich - jest to podobne do planowania zasobów, ale przeprowadzane przez grupę HR, która może wziąć pod uwagę inne czynniki związane z rozwojem zawodowym, zdolnością do zatrudniania i wdrażania nowych pracowników oraz budżetem dla nowych pracowników przy określaniu zdolności.

Czym są narzędzia do planowania wydajności?

Właściwe narzędzia do planowania wydajności w zarządzaniu operacjami zależą od wielkości i dojrzałości organizacji. Mniejsze organizacje prawdopodobnie poradzą sobie z raportami czasowymi, planami projektów i danymi CRM, aby zrozumieć, kiedy mogą przyjąć więcej pracy lub pracowników. Jednak wraz z rozwojem firmy oprogramowanie do planowania wydajności jest niezbędne do zarządzania bardziej złożonymi prognozami, które opierają się na wielu zestawach danych w całej organizacji. To właśnie wtedy większość firm zwraca się ku oprogramowaniu PSA.

Czym jest planowanie pojemności zasobów?

Planowanie wydajności zasobów zapewnia firmom usługowym wgląd w ilość pracy, którą można sprzedać i dostarczyć, aby zaspokoić popyt klientów. Wydajność zasobów na wysokim poziomie to po prostu obliczenie liczby pracowników pomnożonej przez oczekiwane godziny rozliczeniowe dostępne w danym tygodniu.

Czym jest proces planowania wydajności?

Planowanie wydajności to proces równoważenia popytu na profesjonalne usługi z zasobami i umiejętnościami niezbędnymi do zaspokojenia zapotrzebowania klientów.

Czym jest wydajność w zarządzaniu operacjami?

Termin zdolność produkcyjna w zarządzaniu operacyjnym odnosi się do najwyższego poziomu towarów lub usług, które firma może wyprodukować, aby zaspokoić popyt.

Czym jest planowanie wydajności projektu?

Planowanie wydajności projektu to proces, w którym kierownicy projektów szacują ilość czasu, jaką przydzielony im zespół może przepracować w danych ramach czasowych, aby zrównoważyć obciążenie pracą w stosunku do kamieni milowych realizacji projektu.

UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ

Gotowy, by z nami działać?

Twój czas jest cenny, nie będziemy go marnować.

Zalecane dla Ciebie

Porady profesjonalistów: Jak znaleźć nowych klientów?
BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

Porady profesjonalistów: Jak znaleźć nowych klientów?

BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

Wydanie BigTime z lutego 2022 r.

BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

7 najlepszych praktyk w zakresie otrzymywania płatności na czas, za każdym razem

Subskrybuj

Uzyskaj najnowsze informacje na temat zarządzania firmą.