Podjęcie pierwszego zlecenia rządowego może nie wydawać się łatwe. Oferowanie specjalistycznej wiedzy konsultingowej w projektach rządowych wymaga przestrzegania ścisłego zestawuwytycznych dotyczących zgodnego z DCAA śledzenia czasu, fakturowania i księgowości. Co więcej, ze względu na napięty budżet działów rządowych, ważne jest, aby upewnić się, że wykorzystujesz swój personel i zasoby w najbardziej efektywny sposób, aby uzyskać jak największy zysk.
Ten poziom zarządzania firmą i zgodności procesów może być trudny w nawigacji bez odpowiednich narzędzi, które poprowadzą Cię w tym procesie. Dodatkowym atutem jest oprogramowanie, które automatyzuje poszczególne kroki, dzięki czemu nigdy nie zbaczasz z obranej ścieżki! Dla małych i dużych firm podejmujących się pracy dla instytucji rządowych, Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy zgodne z DCAA jest koniecznością. Praca z oprogramowaniem księgowym zgodnym z DCAA, takim jak Quickbooks, zapewni Twojej firmie spokój i pewność, że masz solidną ścieżkę audytu.
Oceniając różne oprogramowanie, należy zwrócić uwagę na następujące elementy.
Lista kontrolna zgodności z DCAA
- Wymagane pole notatki dla kart czasu pracy
- Zapobieganie przesyłaniu czasu dla wcześniejszych dat
- Zautomatyzowane procesy przeglądu i zatwierdzania
- Śledzenie budżetu kategorii pracy i CLIN (numer pozycji kontraktu)
- Powiadomienia alarmujące kierowników projektów o zagrożeniu budżetu
- Oparte na chmurze i mobilne opcje rejestracji czasu pracy do wykorzystania podczas pracy zdalnej
- Możliwość ustawienia różnych poziomów uprawnień i praw dla pracowników
- Wydajne przepływy pracy dla niezbędnych edycji kart czasu pracy
- Opcje integracji z systemem księgowym
Wybór odpowiedniego oprogramowania do rozliczania czasu pracy zgodnego z DCAA
Przestrzeganie zasad nie jest jednak jedyną rzeczą, o której myślisz, prawda? Masz firmę do prowadzenia i potrzebujesz, aby wewnętrzne operacje działały płynnie, aby móc spędzać czas tam, gdzie jest to naprawdę ważne - na rozliczanym projekcie. Właśnie dlatego warto zainwestować w platformę, która nie tylko jest zgodna z przepisami, ale także maksymalnie ułatwia ten proces.
Skorzystaj z poniższego przewodnika, aby lepiej zrozumieć, jak powinna wyglądać zgodność z DCAA przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
1. Wymagane pola timesheets
Rozwiązania z wbudowanymi regułami DCAA prawie całkowicie wyeliminują błędy w składaniu arkuszy czasu pracy. Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zgodne z DCAA będzie wymagało wypełnienia pola notatek przy każdym wprowadzeniu czasu i uniemożliwi użytkownikom przesyłanie czasu na przyszłe daty. Jedynie prawidłowo wypełnione karty czasu pracy mogą zostać przesłane do przeglądu. Funkcja ta pomaga wszystkim w firmie pozostać odpowiedzialnymi za pierwszy krok zgodności.
2. Zautomatyzowane przeglądy i zatwierdzenia
Prawidłowe przeglądy i zatwierdzenia kart czasu pracy są ważnym elementem zgodności z przepisami. Zapytaj dostawcę rozwiązania, w jaki sposób może zautomatyzować ten proces, aby stał się łatwym krokiem, a nie przeszkodą. Oprogramowanie, które pozwala na automatyczne powiadomienia o przesłaniu karty czasu pracy, skraca czas spędzany na wysyłaniu e-maili w tę i z powrotem oraz udostępnianiu plików.
3. Budżetowanie w czasie rzeczywistym
Ponieważ głównym celem przepisów DCAA jest utrzymanie wydatków rządowych w ramach budżetu i z dokładnością, budżety są najważniejszym aspektem projektu, który należy śledzić. Poszukaj oprogramowania, które umożliwia śledzenie budżetów na poziomie kategorii pracy lub CLIN (numer pozycji kontraktu). W ten sposób można ustawić powiadomienia dla kierowników projektów lub określonych użytkowników, gdy budżety te osiągną próg ryzyka. Ten rodzaj śledzenia budżetu jest unikalny dla oprogramowania do rozliczania czasu pracy, które jest zgodne z DCAA.
4. Opcje oparte na chmurze i mobilne
Dostępność jest kluczowa dla śledzenia czasu zgodnego z DCAA, ponieważ czas musi być rejestrowany każdego dnia. W przypadku pracy zdalnej lub na miejscu niezbędne jest posiadanie rozwiązania opartego na chmurze, do którego można uzyskać dostęp w dowolnej przeglądarce oraz aplikacji mobilnej do śledzenia w ruchu. Oprogramowanie oparte na chmurze jest również najbezpieczniejszym sposobem zapewnienia, że karty czasu pracy i ścieżki audytu są bezpieczne i chronione przed uszkodzeniem.
5. Wydajny przepływ pracy dla edycji kart czasu pracy
Częścią podstępu związanego z prowadzeniem ewidencji czasu pracy DCAA jest to, że wszelkie edycje lub zmiany w przeszłej ewidencji czasu pracy muszą zostać ponownie sprawdzone i zatwierdzone przez kierownika z odpowiednim podpisem. Ustawienie praw użytkownika dla każdego pracownika zapewnia, że każda osoba przestrzega swoich obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy zatwierdzonej przez DCAA.
6. Zintegrowane rozwiązanie z systemem księgowym
Posiadanie oprogramowania do rozliczania czasu pracy, które jest zintegrowane z oprogramowaniem księgowym, nie jest wymagane przez DCAA, ale zaoszczędzi firmie wiele czasu i zapobiegnie błędom przy wprowadzaniu danych. Zapewni to również spójność nazw projektów i wymaganych kodów na każdym etapie zarządzania firmą.
Kluczem do tego wszystkiego jest automatyzacja i możliwość zaufania, że oprogramowanie zapewnia zgodność operacji, więc jeśli dojdzie do audytu, będziesz przygotowany.
Jeśli jesteś gotowy, aby zacząć odkrywać oprogramowanie zapewniające zgodność z DCAA, chętnie pokażemy Ci, co BigTime ma do zaoferowania. Możesz poprosić o spersonalizowaną wersję demonstracyjną lub obejrzeć naszą wycieczkę po produkcie z przewodnikiem obejmującą wszystko, co zostało omówione w tym poście.
