.png)
Ostatnia aktualizacja 23 marca 2023 r.
DCAA (Defense Contract Audit Agency) jest tutaj, aby zapobiegać oszustwom i marnotrawstwu. Oczywiście wszystkie firmy cenią sobie koncepcję braku marnotrawstwa lub fałszywie zarejestrowanego czasu, ale może to być trudne do zapewnienia w praktyce dla wszystkich projektów.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla wykonawców rządowych może być szczególnie trudne, ponieważ wiąże się z własnym zestawem zasad. Wymogi DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy zapewniają, że firmy starannie prowadzą swoją dokumentację, ale proces ten można łatwo wdrożyć do istniejących przepływów pracy, o ile oprogramowanie do śledzenia czasu pracy i oprogramowanie księgowe są prawidłowo skonfigurowane.
Mimo, że może to być przytłaczające, to po wykonaniu jednego kroku na raz, oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zgodne z DCAA może stać się mniej żmudne i pomóc uniknąć dużych kar dla firmy.
Wymagania DCAA dotyczące ewidencji czasu pracy
Poniższa lista zawiera wymagane wytyczne dla wszystkich wykonawców rządowych zgodnie z instrukcjami DCAA oraz sposoby, w jakie oprogramowanie zgodne z DCAA może zapewnić ich przestrzeganie.
1. Zacznij od dokumentacji
Formalna polityka lub dokument proceduralny wyszczególniający kroki dokładnego ewidencjonowania czasu pracy musi zostać dostarczony wszystkim pracownikom, w tym tym, którzy nie pracują bezpośrednio nad projektem rządowym. Każdy pracownik musi również corocznie przechodzić formalne lub nieformalne szkolenie z zakresu śledzenia czasu pracy, aby być na bieżąco.
Wskazówka techniczna: Posiadanie uniwersalnego oprogramowania do ewidencji czasu pracy zgodnego z DCAA, z którego korzystają wszyscy w firmie, zapobiega pomijaniu kogokolwiek w przestrzeganiu zasad lub próbom odtworzenia własnego systemu w arkuszu kalkulacyjnym, co może prowadzić do błędów.
2. Prześlij czas codziennie
Wszystkie karty czasu pracy DCAA muszą być składane codziennie, aby zapewnić najwyższą dokładność. Karty czasu pracy składane pod koniec tygodnia lub z wyprzedzeniem nie są uznawane za dokładne lub zgodne z DCAA.
3. Rozliczanie wszystkich godzin
Oprócz codziennego śledzenia czasu pracy, nie można pozostawiać żadnych godzin. Wymagane jest rejestrowanie wszystkich godzin dnia pracy, w tym czasu wolnego z tytułu świąt, choroby lub urlopu.
Wskazówka techniczna: Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy DCAA można skonfigurować tak, aby blokowało spóźnienia lub wcześniejsze wprowadzanie czasu pracy i uniemożliwiało składanie kart czasu pracy z błędami. W ten sposób pracownicy są rozliczani z przestrzegania zasad i mają odpowiednią liczbę godzin w każdym tygodniu.
4. Postępuj zgodnie z kodami projektu
Upewnienie się, że przepracowane godziny są dokładnie rejestrowane w odpowiednim projekcie, jest równie ważne jak wprowadzanie czasu. Zespół finansowy lub administrator systemu są odpowiedzialni za wdrożenie prawidłowych kodów zadań i etykiet oraz za udzielenie autoryzacji odpowiednim pracownikom dla każdego projektu.
Czas spędzony na pracy poza dedykowanym projektem musi być również przypisany do odpowiedniego miejsca, a nie pozostawiony bez rozliczenia.
Wskazówka techniczna: Zintegruj swój system ewidencji czasu pracy i oprogramowanie księgowe, aby zapewnić spójność nazw i kodów projektów we wszystkich systemach i zaoszczędzić administratorom czasu i kłopotów związanych z podwójnym wprowadzaniem danych.
5. Uzyskać zatwierdzenie
Wszystkie przedłożone karty czasu pracy muszą zostać sprawdzone i zatwierdzone przez przełożonego pracownika. Pamiętaj, że w przypadku wykonawców rządowych wszystkie przedłożone karty czasu pracy stają się dokumentem prawnym, więc przeglądy i zatwierdzenia mają kluczowe znaczenie.
Wskazówka techniczna: Skróć czas poświęcany na wysyłanie wiadomości e-mail, konfigurując automatyczne procesy zatwierdzania w oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy zgodnym z DCAA. Osoby zatwierdzające otrzymają automatyczne powiadomienie w aplikacji lub w skrzynce odbiorczej.
6. Odpowiednie wprowadzanie poprawek
Wszelkie poprawki mogą być wprowadzane wyłącznie przez pracownika i muszą zostać ponownie zatwierdzone przez przełożonego. Jeśli z nieprzewidzianych przyczyn pracownik nie może dokonać zmian samodzielnie, wówczas zespół księgowy lub administrator może dokonać zmian za zgodą pracownika.
7. Prowadzenie dokumentacji
Wszystkie karty czasu pracy i korekty muszą być przechowywane przez co najmniej dwa lata. Projekty związane z kontraktami rządowymi muszą być przechowywane przez dodatkowy rok (w sumie przez trzy lata po ostatecznej płatności) do celów audytu DCAA.
Wskazówka techniczna: Poleganie na opartym na chmurze oprogramowaniu do ewidencji czasu pracy zgodnym z DCAA jest najbezpieczniejszym sposobem zapewnienia, że karty czasu pracy będą przechowywane i chronione. Przechowywanie plików na lokalnym dysku twardym lub w formie drukowanej wiąże się z wyższym ryzykiem ich uszkodzenia, zgubienia lub utraty.
Dodatkowe wymagania DCAA dotyczące ewidencji czasu pracy
Jeśli zdecydujesz się wdrożyć system śledzenia czasu pracy zgodny z DCAA, aby pomóc swoim pracownikom i projektom w utrzymaniu zgodności z powyższymi wytycznymi, istnieje kilka dodatkowych wymagań:
- Hasła i dostęp osobisty - oprogramowanie musi wymagać unikalnego hasła dla każdego użytkownika, aby uzyskać dostęp i kontrolować własne karty czasu pracy; hasła muszą być aktualizowane co sześć miesięcy.
- Ścieżka audytu - oprogramowanie musi generować wyraźną ścieżkę audytu, która rejestruje wszystkie transakcje w samym systemie i systemie księgowym.
- Edycja rekordu - w przypadku wprowadzenia zmian w ewidencji czasu pracy użytkownika, system musi udostępniać sekcję notatek zawierającą szczegółowe informacje na temat tego, dlaczego rekord został zmieniony.
- Zatwierdzanie - system musi mieć wdrożony obieg zatwierdzania, aby zapewnić, że karta czasu pracy użytkownika jest zatwierdzana przez właściwą osobę.
Podsumowanie
Zarządzanie ewidencją czasu pracy dla wykonawców rządowych może stanowić wyzwanie ze względu na określone wymogi DCAA dotyczące ewidencji czasu pracy. Poniższe 7 wymagań DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy pomaga zapewnić dokładne i zgodne z przepisami prowadzenie dokumentacji:
- Zacznij od dokumentacji
- Codzienne śledzenie czasu
- Rozliczanie wszystkich godzin
- Postępuj zgodnie z kodami projektu
- Uzyskaj zatwierdzenie
- Odpowiednie wprowadzanie poprawek
- Prowadzenie dokumentacji
Pomimo tego, że może się to wydawać zniechęcającym procesem, wdrożenie oprogramowania do śledzenia czasu pracy zgodnego z DCAA może ułatwić ten proces, jednocześnie zapobiegając znacznym karom dla firmy.
Aby dowiedzieć się więcej o funkcjach BigTime stworzonych specjalnie w celu zapewnienia zgodności firmy ze wszystkimi wymogami DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy, poproś o szybką wersję demonstracyjną naszego oprogramowania już dziś.
Często zadawane pytania dotyczące wymogów DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy
Jakie są wymogi zgodności DCAA?
DCAA to skrót od Defense Contract Audit Agency, która jest agencją Departamentu Obrony Stanów Zjednoczonych. Zgodność z DCAA odnosi się do przepisów, zasad i procedur, których wykonawcy i podwykonawcy muszą przestrzegać, aby zapewnić spełnienie określonych wymogów dotyczących audytu i księgowości.
Co to jest rejestracja czasu pracy zgodna z DCAA?
Zgodny z DCAA system rejestracji czasu pracy to system wykorzystywany przez wykonawców rządowych i podwykonawców do dokładnego śledzenia czasu pracy i obecności pracowników zgodnie z wymogami Agencji Audytu Kontraktów Obronnych (DCAA).
Co wywołuje audyt DCAA?
Podczas gdy Agencja Audytu Kontraktów Obronnych (DCAA) przeprowadza rutynowe audyty, istnieją inne zdarzenia, które mogą wywołać audyt DCAA, które obejmują:
- Przyznanie kontraktu
- Modyfikacja umowy
- Przekroczenie kosztów projektu
- Otrzymywanie skarg lub zarzutów
- Bycie losowo wybranym
Jaki jest próg dla audytu DCAA?
Agencja Audytu Kontraktów Obronnych (DCAA) nie ma określonego progu przeprowadzania audytów. Może ona przeprowadzać audyty wszystkich wykonawców i podwykonawców, którzy prowadzą interesy z rządem USA, niezależnie od wielkości lub wartości kontraktu.
Na co zwraca uwagę audyt DCAA?
Audyt DCAA ma na celu sprawdzenie zgodności z przepisami rządowymi i wymogami związanymi z takimi obszarami, jak system księgowy wykonawcy, szacunki kosztów, ewidencja czasu pracy, dystrybucja siły roboczej i raportowanie kosztów kontraktu.
