Prawdopodobnie zauważyłeś, że koszty stale zmieniają się w trakcie projektu. Znajomość kosztów pozostałych zadań jest ważna, ponieważ pomaga kontrolować ich rentowność.
Jeśli jesteś odpowiedzialny za projekt, musisz wiedzieć dwie rzeczy:
- Ile prac zostało ukończonych w porównaniu z planowanymi.
- Jak kształtują się rzeczywiste koszty projektu w porównaniu z ustalonym budżetem.
Aby to wszystko poprawnie oszacować, potrzebna jest solidna metoda szacowania. I tutaj właśnie pojawia się Estimate to Complete (ETC).
Jaki jest szacowany czas realizacji w zarządzaniu projektami?
ETC to pozostały koszt, jaki należy ponieść w celu ukończenia projektu.
Należy pamiętać, że ETC nie jest ostatecznym całkowitym oczekiwanym budżetem projektu. Zamiast tego, ETC odnosi się do kosztów od chwili obecnej do końca projektu; nigdy nie obejmuje wydatków projektu przed tym momentem.
Dlaczego ETC jest tak pomocne? Ponieważ pozwala kierownikom projektów mieć świadomość finansowania wymaganego do ukończenia projektu. ETC można obliczyć dla poszczególnych zadań lub całego projektu.
ETC jest jednym z czterech obliczeń składających się na zarządzanie wartością wypracowaną. Ramy te pozwalają prognozować przyszłą wydajność projektu:
- Szacowany czas ukończenia (ETC)
- Szacowany czas ukończenia (EAC)
- Odchylenie przy ukończeniu (VAC)
- Aby ukończyć wskaźnik wydajności (TCPI)
Co to jest EAC i dlaczego do jego obliczenia potrzebne jest ETC?
Postęp projektu często odbiega od ustalonego budżetu na ukończenie (BAC). Prognozując, ile pieniędzy będzie kosztować ukończenie projektu, można użyć dwóch szacunków, które brzmią bardzo podobnie, ale w rzeczywistości są zupełnie inne: szacunek do ukończenia (ETC) i szacunek po ukończeniu (EAC).
Szacowany czas ukończenia (EAC) Definicja
Szacowany koszt ukończenia odnosi się do prognozowanego kosztu projektu w miarę jego postępów. EAC można określić na kilka sposobów.
Najpopularniejszą metodą jest kalkulacja oddolna. Polega ona na uwzględnieniu rzeczywistych kosztów projektu (AC) i dodaniu ich do prognozowanych pozostałych wydatków (szacunkowych kosztów ukończenia projektu).
Szacunek w momencie ukończenia Formuła
Oto formuła:
Jak widać, ETC polega na prognozowaniu, ile jeszcze pieniędzy trzeba wydać, aby ukończyć projekt. Nie uwzględnia rzeczywistych kosztów projektu (AC) do tej pory. Bez ETC nie można obliczyć EAC projektu.
Jak obliczyć szacowany czas realizacji (ETC)?
Jakie koszty są uwzględnione w ETC?
Prawdopodobnie zastanawiasz się, co należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu ETC. Aby zrobić to poprawnie, nie wystarczy znać wzór - powinieneś wiedzieć, jakie koszty należy wziąć pod uwagę, aby Twoje szacunki były jak najdokładniejsze.
Mamy tu trzy główne rodzaje kosztów:
- Koszt pracy pracowników i wykonawców na podstawie szacowanej liczby godzin/FTE.
- Planowane koszty ogólne projektu (zgodnie z procesem planowania projektu).
- Koszty ogólne firmy, które powinien pokryć projekt.
Teraz już wiesz, które koszty są niezbędne do obliczenia ETC. Przed rozpoczęciem obliczeń należy jednak wykonać jeszcze jedno zadanie.
Rodzaje szacunków na zakończenie
W zależności od tego, na jakim etapie znajduje się projekt i jak szczegółowa ma być wycena, można ją przeprowadzić na podstawie:
Oszacowanie wysokiego poziomu i WBS (struktura podziału pracy) projektu - zalecane w szczególności:
- Gdy chcesz śledzić ETC na poziomie określonych faz projektu.
- Gdy projekt jest już w toku, a klient powierza ci określony zakres prac, np. co miesiąc (agile).
- Nie wiesz jeszcze, kto będzie pracował nad projektem, ale wiesz, ile czasu potrzebujesz na realizację projektu lub jego określonej fazy.
Długoterminowe przydziały osób do projektu lub fazy projektu (bardziej szczegółowe) - zalecane w szczególności:
- Gdy wiesz, kto dokładnie będzie pracował nad projektem i możesz określić wymagany czas i zaangażowanie finansowe.
W najlepszym przypadku należy obliczyć ETC na obu tych poziomach. Zacznij od szacunków wysokiego poziomu, a następnie przydziel konkretne osoby do projektu, upewniając się, że te alokacje są zbliżone do szacunków wysokiego poziomu.
Dzięki tym informacjom można łatwo śledzić ETC dla swojego projektu w dowolnym momencie.
Przykład obliczania ETC
W tym momencie obliczenie ETC jest łatwe. Spójrzmy na poniższy przykład:
Twój zespół pracuje nad aplikacją mobilną od trzech miesięcy. Cały projekt trwa pięć miesięcy, więc pozostały jeszcze dwa miesiące.
Pierwotny budżet (BAC) projektu wynosił 100 000 USD. Do tej pory zespół ukończył 40% prac. Rzeczywiste koszty do tej pory wyniosły 50 000 USD.
Nadszedł czas, aby obliczyć ETC!
ETC = EAC - AC
ETC = $100,000 - $50,000
ETC = 50 000 USD
Jest to kwota, którą będziesz wydawać od tego momentu.
Jaka jest formuła budżetu na ukończenie?
Budżet w momencie ukończenia odnosi się do pierwotnego budżetu projektu.
Na przykład, jeśli budżet projektu tworzenia stron internetowych wynosi 75 000 USD, BAC = 75 000 USD.
Czym różni się BAC od EAC? EAC reprezentuje prognozowany ostateczny budżet projektu w danym punkcie analizy kosztów - zwykle w chwili obecnej. Opiera się on na założeniach dotyczących przyszłych wyników projektu.
Dodatkowa wskazówka: Planując projekty lub fazy, upewnij się, że szacunki są większe lub równe alokacjom.
Jeśli Twoje szacunki są niższe niż alokacje w przeszłym lub trwającym projekcie, oznacza to, że oszacowałeś projekt na początku nieprawidłowo i przeceniłeś swoją zdolność do realizacji projektu w takim wymiarze godzinowym.
Jeśli szacunki są wyższe niż alokacje w poprzednim projekcie, oznacza to, że początkowo byłeś zbyt pesymistyczny, a projekt został zrealizowany przy użyciu mniejszej ilości zasobów niż oczekiwano.
Dlaczego? Ponieważ najczęściej tworzymy szacunki na poziomie wyceny klienta i bierzemy pod uwagę cały zakres prac dla projektu/etapu.
W przypadku alokacji patrzymy na już zaplanowaną konkretną pracę na osobę w projekcie/etapie - jest to składnik szacunku.
Podsumowanie
Jak często Twoje projekty odbiegają od ustalonego budżetu, gdy są jeszcze w toku? W przypadku organizacji świadczących profesjonalne usługi może się to zdarzyć bardzo często.
Dlatego tak ważne jest wielokrotne obliczanie ETC i innych wartości w trakcie trwania projektu. Pomaga to natychmiast określić, kiedy projekt zbacza z kursu i podjąć działania w celu utrzymania jego rentowności.
Jednak robienie tego ręcznie jest czasochłonne i często prowadzi do błędów. W końcu dane muszą być aktualizowane i dokładne.
Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), takie jak BigTime, ułatwia precyzyjne obliczanie kosztów projektu poprzez śledzenie czasu, zarządzanie wydatkami i optymalizację alokacji zasobów. Usprawnia proces szacowania, przyczyniając się do dokładnych obliczeń EAC (Estimate at Completion) w celu lepszego zarządzania budżetem projektu.
