Wszyscy chcielibyśmy, aby nasi klienci płacili na czas, ale opóźnienia w płatnościach są częstsze niż mogłoby się wydawać. Badanie przeprowadzone w 2018 roku przez Atradius wykazało, że ponad 90% respondentów zgłasza opóźnienia w płatnościach, co ma wpływ na 64,1% badanych firm i prowadzi większość z nich do korekty przepływów pieniężnych, odroczenia płatności, a nawet utraty przychodów. Niewiele firm może przetrwać długo bez dużej ilości gotówki pod ręką.
Opóźnienia w płatnościach to bardzo powszechny problem o poważnych konsekwencjach, ale co należy zrobić, aby go rozwiązać? Zebraliśmy listę najlepszych praktyk w zakresie otrzymywania płatności na czas, aby pomóc Twojej firmie być bardziej proaktywną. Jeśli będziesz się ich trzymać i dysponować odpowiednimi narzędziami, już nigdy nie będziesz musiał stresować się niezapłaconymi należnościami.
Jak uzyskać terminową zapłatę za usługę
1. Stosowanie zasad dotyczących należności.
Łatwiej jest pobierać płatności, gdy masz już ustaloną politykę dotyczącą należności. Uczyń ją ważną częścią umowy i zagwarantuj, że klient dokładnie wie, co obejmuje ta polityka. Posiadanie polityki A/R pozwala również na stworzenie harmonogramu regularnego pobierania zaległych płatności.
2. Sporządzenie listu intencyjnego.
Bez względu na to, jak długoterminowy jest klient, ważne jest, aby przygotować list intencyjny, który zostanie podpisany przez klienta. Celem listu jest ustalenie jasnych oczekiwań i otwartej komunikacji w zakresie projektu i struktury opłat, co może zapobiec wielu problemom w przyszłości. Należy określić usługi zawarte w początkowej opłacie oraz sposób, w jaki klient będzie rozliczany, jeśli wymagane będą inne usługi.
3. Struktura faktur dla klienta.
Prowadź rejestr tego, w jaki sposób klient preferuje być fakturowany: jakiej struktury opłat używasz do zlecenia, kto powinien otrzymać fakturę i jakie informacje powinna zawierać faktura (np. numer zakupu lub numer kontaktowy). Następnie utwórz niestandardowy szablon faktury dla klienta w swoim oprogramowaniu do fakturowania, który możesz następnie ponownie wykorzystać, aby uniknąć niespodzianek.
4. Śledź czas i wydatki w tym samym oprogramowaniu, którego używasz do fakturowania.
Poświęć więcej czasu swojej firmie, a mniej na przetwarzanie płatności, automatyzując ten proces. Gdy oprogramowanie do rozliczania czasu pracy i fakturowania jest jednym systemem, eliminuje to marnowanie czasu na podwójne wprowadzanie danych w celu tworzenia faktur. Zapewnia to również, że dane wprowadzone w celu utworzenia faktury są dokładne, bez miejsca na błąd ludzki.
5. Niezwłocznie wyślij fakturę.
Im szybciej wystawisz fakturę, tym szybciej otrzymasz zapłatę, dlatego priorytetem Twojej firmy jest szybkie wysyłanie faktur. Bez względu na to, jak bardzo zajęta jest Twoja firma lub jak duże są przychody z projektu, wyślij fakturę po zakończeniu projektu klienta.
6. Ułatw swoim klientom korzystanie z większej liczby opcji płatności.
Myślę, że wszyscy możemy się zgodzić, że płacenie czekami to ból głowy, zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. Zamiast tego wybierz zintegrowane rozwiązanie płatnicze, które pozwala klientom płacić za pomocą ACH lub karty kredytowej, klikając link bezpośrednio na fakturze. Eliminując wszystkie dodatkowe kroki związane z przygotowaniem płatności, nie ma powodu, aby nie płacić na czas. W rzeczywistości użytkownicy naszej funkcji przetwarzania płatności, BigTime Wallet, widzą większość faktur opłaconych w ciągu 24 godzin.
7. Zawsze kontaktuj się z klientami, gdy zalegają z płatnościami.
Nigdy nie martw się o to, czy kontaktujesz się z klientem zbyt wcześnie lub zbyt często w sprawie niezapłaconej faktury. Jeśli wywiązałeś się z umowy po stronie Twojej firmy, ale Twój klient nie wywiązał się ze swojej, to w interesie Twojej firmy jest skontaktowanie się z nim.
Po wdrożeniu tych najlepszych praktyk w zakresie A/R już nigdy nie będziesz musiał martwić się, czy Twoi klienci zapłacą na czas, dzięki czemu Twoja firma będzie mogła pracować wydajniej, dokładniej i z większym zyskiem.
Jeśli jesteś gotowy na oprogramowanie do zarządzania projektami, które może zautomatyzować procesy fakturowania i płatności, i chcesz zobaczyć, co może zaoferować najlepsze rozwiązanie, poproś o bezpłatną wersję demonstracyjną BigTime już dziś.
