Prognozowanie jest trudne dla wielu organizacji świadczących profesjonalne usługi, które muszą łączyć projekty, zasoby i harmonogramy, aby dokonywać dokładnych prognoz. W tym artykule przeanalizujemy strategie zwiększania widoczności prognoz dzięki planowaniu zasobów, którymi podzielił się Greg Hensley, konsultant zarządzający w Resource Management Institute podczas niedawnego webinarium.

Dobre prognozowanie to przede wszystkim dobre zarządzanie zasobami 

Wiele osób uważa, że muszą mieć pełne możliwości prognozowania, aby właściwie zaplanować swoje zasoby, ale tak naprawdę jest na odwrót. Rozpoczęcie od właściwego planowania zasobów stanowi podstawę do dokładnego wglądu w prognozy.

Dobre zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla firm takich jak Twoja. Przeczytaj nasz blog, Dlaczego zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy świadczącej usługi profesjonalne aby dowiedzieć się więcej.

Just-in-Time-Resourcing (JITR) 

Składająca się z sześciu dynamicznych procesów filozofia Just-in-Time Resourcing (JITR) firmy RMI jest nauczana w ramach certyfikowanego programu dla profesjonalistów i zasadniczo obejmuje wszystkie tematy związane z zarządzaniem zasobami. Zaufana przez wiele globalnych przedsiębiorstw, JITR zapewnia ujednoliconą taksonomię dla efektywnej obsługi zasobów.

Spójrzmy na powyższą grafikę przedstawiającą JITR. W górnej części koła znajduje się inwentaryzacja umiejętności, , która jest podstawą do ustanowienia skutecznej strategii zarządzania zasobami. Następnie opiera się ona na odpowiednich procesach kadrowych, co z kolei prowadzi do lepszego prognozowania. Wsparciem jest pozyskiwanie i rozwój - sposób pozyskiwania talentów w organizacji, niezależnie od tego, czy jest to wewnątrz organizacji, czy z kontrahentami. Ostatnie dwa elementy, technologia i zarządzanie, pomagają wymusić resztę koła, dzięki czemu można w pełni wykorzystać zarządzanie zasobami w organizacji. 

Prognozowanie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu 

Aby planować na dziś, firmy muszą planować na przyszłość. Poniżej znajduje się kilka powodów, dla których prognozowanie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu organizacji świadczących usługi profesjonalne.

Znaczenie kosztów pracy

Praca jest największym wydatkiem dla dostawców usług. Dokładne prognozowanie pomaga efektywnie zarządzać kosztami.

Wyzwania w projektach

Około 35% projektów napotyka problemy związane z kosztami, terminami lub oczekiwaniami jakościowymi. Precyzyjne prognozowanie ma kluczowe znaczenie dla przezwyciężenia tych wyzwań i zwiększenia sukcesu projektu.

Efekt zarządzania zasobami 

Dobre zarządzanie zasobami jest kluczem do sukcesu projektu i zadowolenia klienta. Dostosowanie umiejętności pracowników do potrzeb projektu ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia pozytywnych wyników.

Zdyscyplinowane zarządzanie pracownikami

Organizacje świadczące profesjonalne usługi muszą zarządzać swoimi najważniejszymi zasobami - ludźmi - w sposób zdyscyplinowany. Skuteczne prognozowanie jest niezbędne do optymalizacji wykorzystania siły roboczej i ogólnego sukcesu organizacji.

W ciągu ostatnich siedmiu lat firma RMI prowadziła badania nad prognozowaniem. Poniżej przedstawiamy interesujące wyniki tego badania: W jakim horyzoncie czasowym Twoja organizacja może dokładnie prognozować zapotrzebowanie na zasoby?

Jak pokazano na powyższym wykresie, 50% respondentów może prognozować tylko na 2 miesiące. Jednak wiodącą praktyką RMI jest rozwijanie przez firmy możliwości prognozowania w horyzoncie czasowym 6 miesięcy lub dłuższym. Dwa miesiące, które większość firm dokładnie prognozuje, nie dają im wystarczająco dużo czasu na zatrudnienie, wdrożenie lub przeszkolenie nowego członka zespołu, aby był w pełni rozliczalny. Teraz, gdy wiemy, gdzie leży prawdziwe wyzwanie, przejdźmy do tego, jak możemy poprawić prognozowanie. 

Od czego zacząć prognozowanie

Zbyt często prognozy są generowane w poprzednim roku na podstawie planu przychodów finansowych z szacunkowym zapotrzebowaniem na zasoby. Nie jest to jednak prawdziwe prognozowanie. Traktujemy prognozowanie jako żywy plan na poziomie planowania zasobów, który obejmuje planowanie biznesowe, prognozowanie i zatrudnienie. 

Ustanowienie planu życia 

Planowanie biznesowe 

Zacznij od planu przychodów jako podstawy planu wydajności. Połącz go z kluczowymi produktami lub usługami, które zwiększają przychody i stwórz plan zdolności na szerokim poziomie (np. rola, produkt, region geograficzny). Zapewnia to sprawne dostosowanie celów związanych z przychodami i możliwościami organizacyjnymi.

Rzeczywiste dane a szacunki 

Teraz nadszedł czas, aby śledzić rzeczywiste wykorzystanie wygranych projektów na poziomie roli. Jak wypada rzeczywistość w porównaniu z szacunkami? Łatwo jest ustawić i zapomnieć, ale chcesz być w stanie ustalić, jak dobrze jesteś w stanie prognozować rolę. Czy okazuje się, że konkretna rola w projekcie może znacznie różnić się od prognozowanej? Może się okazać, że na daną rolę jest więcej pracowników niż przewidywano. Są to wszystkie korekty, które należy wprowadzić, a które będą miały wpływ na prognozę. 

Personel 

Następnie należy wykonać plan prognozowania, przeprowadzając taktyczne codzienne przypisywanie zasobów w celu zaspokojenia otwartych potrzeb i określonych ról. Takie praktyczne podejście zapewnia, że zasoby są efektywnie rozmieszczane w oparciu o natychmiastowe wymagania. Działaj szybko w oparciu o rzeczywiste potrzeby, włączając planowanie blokad popytu (zajmiemy się tym za chwilę), umożliwiając elastyczne i strategiczne podejście do alokacji zasobów.

Rozbijanie czynników ułatwiających prognozowanie 

Teraz, gdy masz już gotowy plan, zastanów się, jak możesz go realizować przez cały rok i dostosowywać do zmian w procesie sprzedaży i popycie. Zadaj sobie pytanie: "jak możemy lepiej przewidywać zapotrzebowanie na zasoby dzięki naszym prognozom?". Obejmuje to ocenę istniejącego personelu i określenie, czy potrzebne są dodatkowe zasoby. Posiadanie dobrych danych jest najważniejsze, zwłaszcza danych, którym ufasz i które będą wspierać metodologię, którą omówiliśmy. Dane te są zakorzenione w podaży i popycie. 

Charakterystyka podaży

Proces inwentaryzacji umiejętności JITR służy jako kluczowy fundament efektywnego zarządzania zasobami. Definiujemy naszą pulę zasobów poprzez utrzymywanie standardowych i jasno określonych ról, umiejętności i kompetencji w całej organizacji. Wszystko to pomaga zrozumieć dostępność, mocne i słabe strony oraz rzeczy, które należy zrobić z perspektywy pozyskiwania i rozwoju. 

Podczas oceny puli zasobów należy rozważyć następujące pytania:

• Kto jest dostępny w naszej puli?
• Jakie umiejętności i wiedzę posiadają?
• Gdzie się znajdują?
• Czy są oni obecnie dostępni do przydziału?
• Jakie są ich preferencje dotyczące zadań? (Przechwytywanie i przechowywanie tych informacji jest szczególnie ważne, aby uwzględnić je w kryteriach zatrudnienia, zwiększając wsparcie dla zaangażowania pracowników).

Charakterystyka popytu 

RMI lubi dzielić popyt na cztery różne poziomy, jak pokazano poniżej. 

Ocena bazowa popytu: Dowiedz się, skąd bierze się popyt  

Zrozumienie, skąd pochodzi popyt, niezależnie od tego, czy są to nowe odnowienia, wskaźniki run rate, czy też inne źródła. Zidentyfikuj źródła zarówno z organizacji dostaw, jak i sprzedaży, starając się objąć wszystkie bazy. Standaryzacja popytu, przekształcenie go w prawdopodobieństwo w celu lepszego planowania. Stwórz spójny format gromadzenia i organizowania popytu. Monitoruj postępy, zwłaszcza gdy ktoś pracuje na poziomie 70%, zapewniając znaczące wyniki. Określ poziomy wysiłku wymagane dla różnych ról. W zależności od świadczonych usług i ofert, niektóre szczegóły mogą być znane, podczas gdy inne mogą wymagać wyodrębnienia z oświadczeń o pracy. Ostatecznie celem jest potwierdzenie, że gdy produkt lub usługa jest sprzedawana, istnieje jasność co do ról, czasu trwania i innych kluczowych aspektów przyszłego planowania.

Normalizacja popytu: Ułatw wszystkim zrozumienie 

Teraz należy znormalizować popyt, tworząc wspólny format, który będzie zrozumiały dla wszystkich. Format ten powinien umożliwić wszystkim łatwą interpretację i ocenę, czy istnieje nadwyżka lub deficyt podczas dostosowywania popytu do podaży. W ustalaniu priorytetów celów organizacji kluczowe jest wprowadzenie znormalizowanego formatu żądania zasobów. Format ten nie tylko zaspokaja określone potrzeby, ale także formalizuje wymagane informacje, ułatwiając efektywne planowanie i podejmowanie zdecydowanych działań.

Zarządzanie popytem: Uzyskiwanie świeżych danych  

Idąc dalej, kolejnym krokiem jest aktywne zarządzanie popytem poprzez utrzymywanie rytmu i włączanie nowych danych. Ostatecznym celem jest wykorzystanie zebranych informacji i danych dotyczących popytu do efektywnego dzielenia się zasobami i umiejętnościami. Jeśli istnieje potrzeba w innym miejscu organizacji, którą twój zespół może zaspokoić, nie powinna ona być ograniczona tylko do jednego zespołu, ale powinna być dostępna dla szerszej puli dostaw i zasobów.

Więc kto co robi? W przypadku organizacji świadczących usługi profesjonalne konieczne jest wykroczenie poza tworzenie raportów sprzedaży. Kluczem jest, aby członek zespołu dostawczego podzielił te możliwości sprzedaży na szczegółowe plany projektów, określając zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz przydziały czasu. Ponadto zespół ds. realizacji bierze na siebie odpowiedzialność za zarządzanie bieżącymi terminami w zaległościach. Jednocześnie zespół ds. zarządzania zasobami pilnie monitoruje daty zakończenia trwających projektów i bierze pod uwagę planowane nowe zatrudnienia, aby ocenić przyszłe możliwości zasobów. To proaktywne podejście zapewnia gotowość na nadchodzące wymagania, gwarantując, że niezbędne zasoby będą dostępne w razie potrzeby.

Analiza popytu 

Aby skutecznie analizować popyt, kluczowe jest generowanie analiz, które zapewniają wgląd w różne aspekty, takie jak role i daty. Zagłębiając się w te analizy, organizacje mogą uzyskać kompleksowe zrozumienie konkretnych wymagań dotyczących ról w różnych okresach. Informacje te umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji, pozwalając na planowanie strategiczne i alokację zasobów w oparciu o zidentyfikowane wzorce i trendy. Analiza popytu pod kątem ról i dat zapewnia ukierunkowane podejście do zarządzania zasobami i ułatwia proaktywne dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb w organizacji.

Dostosowanie podaży i popytu w celu prognozowania zapotrzebowania na zasoby: Funkcja blokady

Funkcja blokady zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o czynniki wpływające na popyt. Wiąże się to z analizą czasu i statusu nadchodzących możliwości, niezbędnych zasobów, bieżących harmonogramów pracy, przyszłej dostępności zasobów i planów zatrudnienia. Jednocześnie nadrzędny proces ma na celu ułatwienie porozumienia między interesariuszami zarówno w zakresie podaży, jak i popytu, obejmując wszystkie czynniki wpływające na popyt i biorąc pod uwagę nakładanie się lub "blokadę" między nimi. Obejmuje to harmonogram i status możliwości, ramy czasowe i wymagania dotyczące zasobów dla zaległości, przyszłe zwolnienia, plany zatrudnienia i przyszłe zdolności produkcyjne. Głównym celem jest dostosowanie podaży do popytu, identyfikując wszelkie luki w ilości lub umiejętnościach.

W funkcji blokady chodzi o to, by pozwolić danym mówić. Po zebraniu danych należy zadać sobie następujące pytania: 

• Czy dane wyglądają poprawnie?
• Co mówią dane?
• Jakie są tego konsekwencje?
• Jakie działania i decyzje należy podjąć?

Po uzyskaniu odpowiedzi na te pytania, zadaj je głębiej, zadając następujące pytania: 

• Jakie są trendy w odniesieniu do wskazań popytu?
• Jakie są kluczowe rzeczy, które napędzają popyt? Co się stanie, jeśli się wydarzą lub jeśli się nie wydarzą?
• Gdzie nasze potrzeby są bardziej powszechne (np. określone role lub umiejętności, koncentracja na konkretnym produkcie lub usłudze itp.)
• Czy mamy wystarczającą ilość zasobów, aby pokryć prognozowane zapotrzebowanie? Czy są to właściwe zasoby? Co musimy zrobić po stronie podaży, aby zaradzić wszelkim niedopasowaniom (np. rekrutacja, szkolenie, partnerstwo itp.)?

Dlaczego planowanie zasobów jest tak ważne dla prognozowania?

Poniżej znajduje się pięć korzyści płynących z planowania zasobów, z których wszystkie mają bezpośredni wpływ na możliwości prognozowania w organizacji.

1. Lepsza wydajność projektu

Efektywne planowanie zasobów zwiększa ogólną wydajność projektów, zapewniając ich ukończenie na czas, w ramach budżetu i z wysokiej jakości wynikami.

2. Lepsze wykorzystanie

Planowanie zasobów umożliwia organizacjom optymalizację wykorzystania siły roboczej, zapewniając efektywne wykorzystanie umiejętności i zdolności w różnych projektach i zadaniach.

3. Większa satysfakcja klientów

Skuteczne planowanie zasobów przyczynia się do większego zadowolenia klientów, zapewniając terminową realizację projektów, spełnianie oczekiwań i dostarczanie wysokiej jakości wyników.

4. Mniejsze odejścia i większe zaangażowanie pracowników

Przemyślane planowanie zasobów może przyczynić się do zmniejszenia wskaźnika odejść z pracy, ponieważ pracownicy są odpowiednio przydzielani i angażowani w zadania, które są zgodne z ich umiejętnościami i zainteresowaniami, sprzyjając pozytywnemu środowisku pracy.

5. Skrócony czas zarządzania związany z kwestiami kadrowymi

Planowanie zasobów usprawnia proces zatrudniania pracowników, skracając czas i wysiłek poświęcany przez kierownictwo na rozwiązywanie problemów kadrowych. Pozwala to kierownictwu skupić się na inicjatywach strategicznych i ogólnym sukcesie organizacji.

Jak wygląda skuteczne planowanie zasobów

Twoja organizacja przeprowadza udany proces planowania zasobów, gdy funkcja świadczenia usług może konsekwentnie i przewidywalnie zapewnić właściwą osobę we właściwym miejscu i czasie: 

• Wspieranie doskonałości projektu: na czas, w ramach budżetu, dobrej jakości
• Osiągnięcie docelowego wykorzystania
• Zadowoleni klienci 
• Zwiększenie zaangażowania pracowników

3 wiodące praktyki zarządzania zasobami, aby wejść na właściwą ścieżkę prognozowania

1. Wdrożenie udokumentowanego procesu RM wraz z odpowiednimi szkoleniami.

Upewnij się, że program szkoleniowy jest dostępny i kompleksowy, dając pracownikom wiedzę i umiejętności potrzebne do skutecznego poruszania się po procesie zarządzania zasobami i przyczyniania się do niego. Będzie to promować spójność i przestrzeganie ustalonych procedur w całej organizacji.

2. Prawidłowo zaprojektowana baza danych umiejętności i proces będą obejmować definiowanie umiejętności według roli, wdrażanie regularnych aktualizacji przez pracowników oraz przeprowadzanie właściwej walidacji danych pracowników przez kierownictwo lub MŚP.

Aby zwiększyć skuteczność tego procesu, organizacje mogą również korzystać z pomocnego oprogramowania i przypomnień, aby zachęcić pracowników do regularnych i dokładnych aktualizacji, zapewniając, że baza danych umiejętności pozostaje aktualna i wiarygodna przy podejmowaniu decyzji o alokacji zasobów.

3. Wiodące organizacje dostarczające usługi mają solidne możliwości planowania/ prognozowania wydajności, aby sprostać dynamicznym potrzebom firmy.

Oprócz prognozowania, organizacje powinny regularnie przeglądać i dostosowywać swoje metodologie planowania wydajności, uwzględniając informacje zwrotne z trwających projektów i trendów rynkowych. Takie iteracyjne podejście zapewnia, że proces planowania wydajności pozostaje elastyczny i reaguje na zmieniające się wymagania biznesowe, przyczyniając się do trwałego sukcesu organizacji.

Połączenie tych praktyk w celu uzyskania skutecznych wyników 

Jak uzyskać wgląd w to, jak potok popytu wpływa na dostępność zasobów?

Zrozumienie związku między potokiem popytu a dostępnymi zasobami ma kluczowe znaczenie dla zarządzania zasobami. Zacznij od zidentyfikowania możliwości planowania zasobów i podziel je według ról. Ten szczegółowy podział zapewnia wgląd w umiejętności i zdolności potrzebne do zaspokojenia zmieniającego się popytu. Użyj dobrej dyscypliny prognozowania, aby scharakteryzować swój popyt. Takie zdyscyplinowane podejście tworzy solidne podstawy, zapewniając dobre dopasowanie planowania zasobów do zmieniających się potrzeb organizacji.

Jak skutecznie scharakteryzować prawdopodobieństwo wszystkich dostaw i znormalizować role przydziału?

Skuteczne zrozumienie prawdopodobieństwa podaży wymaga wykorzystania szczegółowych danych dotyczących podaży w celu ustanowienia wspólnego języka do omawiania zarówno podaży, jak i popytu. Połączenie tych danych zapewnia pełny obraz, pomagając zdefiniować strategiczne działania w celu zaspokojenia zmieniającego się popytu. Analiza czasu poprzez nakładanie się danych dotyczących podaży i popytu ujawnia wgląd w okresy wysokiego popytu, które mogą przekraczać obecne możliwości podaży. Umożliwia to strategiczne zarządzanie zasobami i zapewnia gotowość na zmienne potrzeby.

Jak oceniać swoje postępy na podstawie testów porównawczych innych osób?

Aby mierzyć postępy i pozostać na czele w zarządzaniu zasobami, korzystaj z cennych zasobów, takich jak badania RMI i testy porównawcze innych firm z branży. Aktywne uczestnictwo w webinariach i wydarzeniach nie tylko oferuje możliwości nawiązywania kontaktów, ale także służy jako platforma wymiany wiedzy, umożliwiając czerpanie z doświadczeń i spostrzeżeń innych specjalistów ds. zarządzania zasobami. Takie podejście oparte na współpracy sprzyja ciągłemu doskonaleniu i zapewnia dostęp do informacji o najnowszych najlepszych praktykach branżowych.

Jak oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga poprawić widoczność prognozowania?

Oprogramowanie do zarządzania zasobami ma kluczowe znaczenie dla rozwiązywania problemów wynikających z rozproszenia danych w organizacjach świadczących profesjonalne usługi. Pomaga ono zebrać wszystko razem, ułatwiając wgląd i planowanie na przyszłość. Gdy dane są rozproszone, może to prowadzić do błędów i wpływać na projekty, zyski, zadowolenie pracowników i podejmowanie decyzji. Oprogramowanie do zarządzania zasobami poprawia sposób śledzenia projektów, czyniąc je bardziej udanymi i dochodowymi, jednocześnie zapewniając wszystkim członkom zespołu zadowolenie i pewność podejmowanych decyzji.

Oto jak oprogramowanie do zarządzania zasobami skutecznie radzi sobie z tymi kwestiami, aby poprawić prognozowanie:

Zwiększanie rentowności poprzez dokładną alokację zasobów

Oprogramowanie do zarządzania zasobami rozwiązuje kwestię niespójnych poglądów na alokację zasobów dla poprzednich projektów. Zapewniając ujednoliconą i spójną perspektywę wykorzystania zasobów, umożliwia organizacjom dokładną wycenę przyszłych projektów. Ta poprawa dokładności wyceny zapobiega przekroczeniu budżetu i niespodziewanym fakturom dla klientów, bezpośrednio wpływając na rentowność.

Minimalizowanie konfliktów harmonogramu w celu terminowej realizacji projektu

Nieprzewidziane konflikty harmonogramów często wynikają z rozbieżności w alokacji zasobów. Oprogramowanie do zarządzania zasobami pozwala sprostać temu wyzwaniu, zapewniając wgląd w dostępność zasobów i obciążenie pracą w czasie rzeczywistym. Zapobiegając konfliktom harmonogramów, oprogramowanie przyczynia się do terminowej realizacji projektów, pozytywnie wpływając na zadowolenie klientów, potencjalne odnowienie działalności i ogólną rentowność.

Poprawa prognoz i planowania

Oprogramowanie do zarządzania zasobami pozwala ograniczyć martwe punkty w prognozach i planowaniu. Wykrywając konflikty harmonogramu i błędy planowania podczas spotkań prognostycznych, oprogramowanie umożliwia proaktywne korekty. Eliminuje to potrzebę "ćwiczeń przeciwpożarowych" w ostatniej chwili podczas realizacji projektu, sprzyjając bardziej kontrolowanemu i wydajnemu środowisku zarządzania projektami.

Łączenie wykorzystania z rentownością

Oprogramowanie do zarządzania zasobami wypełnia lukę między wykorzystaniem zasobów a śledzeniem finansowym. Integrując te krytyczne aspekty, organizacje zyskują wgląd w to, jak alokacja zasobów bezpośrednio wpływa na prognozy rentowności. Takie połączenie zapewnia całościowy obraz kondycji finansowej projektów, ułatwiając podejmowanie lepszych decyzji i optymalizację zasobów.

Eliminacja fragmentacji danych

Fragmentacja danych często prowadzi do błędów, wpływając na różne aspekty zarządzania projektami. Oprogramowanie do zarządzania zasobami działa jako scentralizowane centrum, łącząc różne narzędzia i arkusze kalkulacyjne w ujednoliconą platformę. Konsolidacja informacji na temat obciążenia zasobów i rzeczywistych zarezerwowanych godzin eliminuje sprzeczne źródła danych, zapewniając dokładność śledzenia projektu.

Dowiedz się, jak możesz poprawić widoczność prognoz w swojej organizacji dzięki oprogramowaniu do zarządzania zasobami. Zaplanuj prezentację tutaj.

O RMI

Resource Management Institute (RMI) poświęcony jest rozwojowi przywództwa, najlepszych praktyk i standardów w zakresie zarządzania zasobami i pracownikami.