Ostatnia aktualizacja 20 listopada 2023 r.
Jeśli ten rok czegoś nas nauczył, to tego, że ściślejszy i bardziej usprawniony proces płatności jest najłatwiejszym sposobem na utrzymanie i zwiększenie przepływów pieniężnych. Im bardziej zautomatyzowany jest proces fakturowania i płatności dla klientów, tym szybciej otrzymujesz zapłatę - na czas, za każdym razem. Ale czego możemy się spodziewać w 2024 roku?
Niedawno prowadziłem webinarium z 2 innymi profesjonalistami w dziedzinie płatności(obejrzyj nagranie tutaj), podczas którego podzieliliśmy się naszą wiedzą na temat przestrzeni płatności, kluczowymi spostrzeżeniami na temat trendów w branży, tym, jak firmy świadczące usługi profesjonalne mogą dostosować się do tych zmian i czego możemy się spodziewać w 2024 roku.
4 Tradycyjne opcje płatności
1. Czeki papierowe
Odpowiadając za prawie 50% płatności między firmami, czeki papierowe są nadal najczęstszym sposobem otrzymywania płatności - i najbardziej nieefektywnym. Klienci są przyzwyczajeni do status quo czeków, ale naraża to wszystkie strony na zagrożenia bezpieczeństwa i dodatkowe koszty związane z uzgadnianiem płatności. W rzeczywistości "szacuje się, że oszustwa związane z czekami osiągną w tym roku co najmniej 24 miliardy dolarów lub więcej, co stanowi wzrost o 50% w porównaniu z 2018 rokiem".
2. Płatność ACH
Kolejnym najczęstszym sposobem otrzymywania płatności przez firmę jest przelew bankowy lub płatność ACH. Przepływ pieniędzy odbywa się cyfrowo, ale kosztem czasochłonnego wysiłku klienta i nadal wymaga ręcznego uzgadniania przez firmę. Aby otrzymać płatność, należy również ujawnić poufne informacje (numer konta bankowego i numer rozliczeniowy). Pełne przetworzenie większości płatności ACH zajmuje od 5 do 7 dni roboczych, jednak podejmuje się wiele działań, aby przyspieszyć ten przepływ.
3. Karta kredytowa/debetowa
Trzecia opcja płatności jest najszybciej rozwijającą się metodą otrzymywania płatności, a jest nią karta kredytowa lub debetowa. Tradycyjnie firma musiałaby współpracować z bankiem, procesorem kart kredytowych lub niezależną organizacją sprzedaży, aby przejść przez 2-4 tygodniowy proces wysyłania, faksowania i przesyłania dużego zestawu dokumentów, aby po prostu uzyskać zatwierdzenie konta sprzedawcy. Problemem jest brak przejrzystości cen i ciągły brak zautomatyzowanego uzgadniania.
4. Przelewy bankowe
Ostatnią z metod płatności są przelewy bankowe. Przelewy bankowe mogą służyć dobremu celowi, jakim jest jednorazowa płatność lub wykonanie rzadkiej płatności transgranicznej. Poza tymi dwoma przypadkami użycia, ograniczona możliwość śledzenia płatności nie jest warta czasu, jeśli masz kilka lub więcej faktur wysyłanych miesięcznie. Jest to również druga, po czekach papierowych, metoda płatności najbardziej narażona na oszustwa.
Nowe podejście do płatności i fakturowania
Stałym trendem, który wciąż obserwujemy, jest rozszerzona rola platformy operacyjnej do dostarczania płatności online. Poza dodawaniem projektów, przypisywaniem pracowników, zarządzaniem budżetami oraz rejestrowaniem wydatków i czasu, firmy chcą teraz uzupełnić cykl życia projektu o fakturowanie i płatności. Zamiast korzystać z jednej z wielu stron i procesów do obsługi płatności offline, firmy mogą teraz szukać oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), które ma zintegrowane rozwiązanie do płatności online.
Koniec z pobieraniem płatności poza centralną platformą operacyjną i koniecznością ręcznego dopasowywania ich do właściwej faktury klienta, a następnie oznaczania ich jako zapłacone w oprogramowaniu księgowym. Teraz możesz użyć oprogramowania PSA do automatycznego wygenerowania faktury i włączenia łatwego w użyciu linku do płatności dla swoich klientów, aby otrzymać zapłatę w ciągu kilku minut.
Klient ma wygodę płacenia kartą kredytową, debetową lub ACH, a Ty możesz otrzymać środki już następnego dnia. Co więcej, faktura zostanie automatycznie dopasowana do płatności, a oprogramowanie księgowe QuickBooks zostanie automatycznie zsynchronizowane. Utrzymanie pełnego przepływu faktur i płatności w ramach platformy operacyjnej pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu.
Aby jeszcze bardziej przyspieszyć płatności, BigTime oferuje finansowanie ACH następnego dnia. Stanowi to ogromną szansę na poprawę przepływów pieniężnych dla firm poprzez uwolnienie cennych środków, których wykorzystanie zajęłoby wcześniej 5 dni, a teraz można je wykorzystać w ciągu 1 dnia roboczego.
Fakturowanie + płatności = razem lepiej
Kontynuując temat wartości płatności i fakturowania, chcemy podzielić się niektórymi wynikami, jakie nasi klienci obserwują dzięki połączeniu fakturowania i płatności na tej samej platformie. Liczby opowiadają historię, dlatego też eksplorowaliśmy nasze dane, aby odkryć fakty i liczby oparte na użytkownikach BigTime, którzy mają fakturowanie i płatności razem na tej samej platformie.
Ile czasu zajmuje firmie otrzymanie zapłaty od wysłania faktury do otrzymania płatności?
Klienci BigTime, którzy korzystają z BigTime Invoicing i BigTime Wallet, z ustalonymi terminami płatności, otrzymują zapłatę w ciągu 9,6 dnia w porównaniu ze średnią branżową wynoszącą 29 dni. Aby spojrzeć na to z innej perspektywy, inne badania pokazują 30-45 dni jako średni czas otrzymania zapłaty przez firmę. Oznacza to, że klienci BigTime odnotowują 3-krotną poprawę i otrzymują płatności o co najmniej 19 dni szybciej.
Klienci BigTime widzą również, że prawie 87% ich faktur jest opłacanych na czas w porównaniu ze średnią branżową wynoszącą 61% faktur opłacanych na czas. Częstym wyzwaniem, które słyszymy od naszych klientów, jest "Jak mogę zmniejszyć liczbę niezapłaconych faktur?". Przejście na połączone rozwiązanie do fakturowania i płatności online daje duży skok, a rewizja procesów windykacyjnych może również pomóc.
Zalecenia i zalecenia dotyczące fakturowania i płatności
W ramach naszych badań odkryliśmy również praktyki fakturowania, które zapewniają lepsze wyniki dla Twojej firmy. Przeanalizowaliśmy ponad 600 000 faktur z pierwszej części 2022 roku i odkryliśmy kilka interesujących wniosków.
Nie każ swoim klientom zgadywać, kiedy powinni zapłacić fakturę. Ważne jest, aby wyjaśnić klientom, kiedy faktura jest należna. Utrzymanie zwięzłych warunków na fakturze zapewni brak nieporozumień. Jeśli oczekujesz, że klient zapłaci fakturę w ciągu 30 dni, wpisz po prostu termin płatności netto 30.
Nie polegaj na swoich klientach, aby rozszyfrowali, kiedy powinni dokonać płatności. Jeśli dodajesz coś dodatkowego, takiego jak rabat za wcześniejszą płatność, upewnij się, że postępujesz zgodnie ze standardowym formatem faktury.
Zachowaj równowagę przy ustalaniu warunków faktur. Pierwszym badaniem, jakie przeprowadziliśmy, było sprawdzenie związku między warunkami wystawiania faktur przez firmę a szybkością ich opłacania. Przyjrzeliśmy się niektórym z bardziej powszechnych terminów płatności faktur, począwszy od płatności po otrzymaniu, przez 7-dniowe, 14-dniowe i 30-dniowe. Nic dziwnego, że najkrótsze terminy płatności faktur skutkują najkrótszym czasem oczekiwania na zapłatę.
Jeśli poprosisz o opłacenie faktury po jej otrzymaniu, średnio 50% faktur wysłanych z BigTime zostanie opłaconych w czasie krótszym niż 7 dni. Jeśli jednak poprosisz o zapłatę faktury w ciągu 30 dni, zobaczysz tylko 39% faktur zapłaconych w mniej niż 7 dni.
Jeśli dasz klientom więcej czasu na zapłatę, to ogólnie rzecz biorąc, skorzystają oni z tego dodatkowego czasu. W idealnej sytuacji warunki wystawiania faktur powinny zapewniać równowagę między szybkim otrzymywaniem płatności a utrzymywaniem zdrowych relacji z klientami.
Bądź uprzejmy! Nie wstydź się wspomnieć proszę i dziękuję gdzieś w notatkach do faktury. Udowodniono, że przyspiesza to płatność o 2 dni.
Omów warunki faktury na wczesnym etapie procesu. Przeprowadź tę rozmowę w momencie zawierania umowy, ale upewnij się, że nadal uwzględniasz warunki faktury na samej fakturze. Widzieliśmy sporo faktur, które kierowały klienta do odniesienia się do umowy w celu ustalenia warunków faktury. Śmiało i powtórz warunki faktury, aby zabezpieczyć się przed zapomnieniem przez klienta tego, co mogło zostać omówione kilka miesięcy temu.
Miej więcej opcji płatności. Więcej opcji oznacza bardziej zadowolonych klientów, którzy z większym prawdopodobieństwem zapłacą szybciej. Uwzględnienie wielu metod płatności, takich jak karta kredytowa, karta debetowa i ACH, obejmie większość sytuacji.
Trendy w płatnościach w 2024 roku
Jednym z głównych trendów z ubiegłego roku, który z pewnością zaobserwujemy w 2024 roku, jest elastyczność płatności. Jeśli chodzi o otrzymywanie płatności, widzimy, że firmy stają się bardziej kreatywne w korzystaniu z przypomnień o fakturach na podstawie wielkości klienta lub faktury.
BigTime udostępnił w tym roku rozszerzoną funkcję przypominania o fakturach, która pozwala teraz skonfigurować do 6 przypomnień e-mail. Możesz ustawić 3 przypomnienia przed upływem terminu płatności i 3 przypomnienia, gdy faktura stanie się przeterminowana. Można to zrobić na poziomie klienta, ponieważ prawdopodobnie wiesz, którzy klienci potrzebują przypomnień, a którzy już płacą na czas.
Wzrosła również liczba firm rozważających usługi cykliczne i badających przypadki użycia automatycznych płatności, które właśnie wydaliśmy kilka miesięcy temu. Jeśli chodzi o elastyczność w dokonywaniu płatności, klienci przenoszą swoje praktyki AP do trybu online i szukają łatwych sposobów kierowania płatności. Niedawne badanie wykazało, że 73% firm przechodzi z płatności papierowych na płatności online. Innym przykładem elastyczności jest większa kontrola płatnika nad tym, kiedy chce dokonać płatności. Właśnie dlatego nasza funkcja zaplanowanych płatności jest dla nas tak ważna.
Kontrola kosztów przetwarzania płatności
Dlaczego istnieją opłaty za przetwarzanie płatności? Gdy klient płaci za fakturę kartą kredytową, zazwyczaj otrzymujesz tę płatność na swoje konto w ciągu 2 dni, nawet jeśli klient (biznesowy lub konsumencki) nie zapłacił za tę transakcję i może nie zapłacić przez 30 dni. Klient może również płacić w miesięcznych ratach, więc płacisz za natychmiastowe otrzymanie tych pieniędzy.
Większość pieniędzy pochodzących z opłaty transakcyjnej nie pochodzi od partnera oprogramowania ani od procesora płatności. To bank wydał kartę firmie lub klientowi. To bank ponosi największą odpowiedzialność, ponieważ klient może nie wywiązać się z płatności, a bank jest wtedy odpowiedzialny za odpis, więc zabiera do domu największą część. Kolejną stroną, która pobiera część transakcji, jest marka karty, taka jak Visa, Discover, American Express lub Mastercard.
Ostatnią grupą z najmniejszymi cięciami jest procesor płatności i platforma oprogramowania, które konfigurują sprzedawcę do otrzymywania płatności i zarządzania przepływami operacyjnymi, gdy płatność się powiedzie lub nie. Najbardziej kontrolowanym sposobem na obniżenie kosztów jest oferowanie wielu sposobów płatności. Wykorzystaj ACH jako opcję płatności, która ma niższy procent opłaty transakcyjnej lub maksymalną kwotę w dolarach na transakcję.
W BigTime oferujemy przetwarzanie ACH następnego dnia, dzięki czemu otrzymujesz płatność z karty kredytowej, debetowej lub ACH w ciągu 2 dni od transakcji. Wiemy, jak ważne dla Twojej firmy jest stabilne zarządzanie przepływami pieniężnymi, a otrzymywanie środków co najmniej 3 razy szybciej może mieć istotne znaczenie dla prowadzenia działalności biznesowej.
Chcesz dowiedzieć się, jak BigTime Wallet może pomóc Twojej firmie szybciej otrzymywać płatności? Zaplanuj czas na rozmowę z Collinem, naszym ekspertem BigTime Wallet.
