Obsługa różnego rodzaju wydatków nigdy nie była łatwiejsza dzięki aktualizacjom i funkcjom zawartym w tym cyklu wydawniczym.
Powiedzmy, że zapłaciłeś za lot i hotel na konferencję w Chicago i musisz otrzymać zwrot kosztów. Albo użyłeś firmowej karty kredytowej do opłacenia kolacji w San Francisco i musisz zarejestrować swoje opłaty. A może musisz zgłosić wydatek na dostawcę, ponieważ Twój zespół zbudował stronę internetową, która wymagała fotografii stockowej z Getty Images. Teraz musisz przesłać wydatek jako rachunek od dostawcy.
We wszystkich tych sytuacjach BigTime zapewnia pomoc. Możesz łatwo rejestrować i przesyłać wszystkie rodzaje wydatków w BigTime.
Z pewnością skorzystasz z kart stawek, które zostały zaprojektowane w celu zaoszczędzenia czasu. Utwórz kartę raz i zastosuj ją do różnych projektów. Zapobiega to kopiowaniu stawek z projektu do projektu.
Te nowe funkcje to dopiero początek. Istnieje wiele zmian, którymi chcemy się podzielić, a my podsumowaliśmy je poniżej. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czego możesz się spodziewać po tej wersji.
Wydatki sprzedawcy
Wydatki dostawcy to wydatki związane z projektem i przedstawione jako rachunek od dostawcy. Umożliwiają one rejestrowanie wydatków stron trzecich bez konieczności polegania na systemie księgowym w celu wprowadzenia rachunku od dostawcy. Po prostu wybierz opcję wydatków dostawcy, gdy będziesz gotowy do przesłania tego wydatku. Wydatki dostawcy można przesyłać wraz z innymi wydatkami.
Po utworzeniu i przesłaniu wydatku dostawcy można zaksięgować go w QuickBooks. Ponieważ wydatki sprzedawcy nie są zwracane pracownikowi, wydatki te będą księgowane oddzielnie od innych wydatków.
Inne rodzaje wydatków
Obsługuj w BigTime zarówno wydatki podlegające, jak i niepodlegające zwrotowi.
Wydatki podlegające zwrotowi przez pracownika to wydatki, które są zwracane pracownikowi z powodu kosztów biznesowych, które osobiście poniósł. Załóżmy, że Jim ma spotkanie w Bostonie, gdzie użył swojej osobistej karty kredytowej na przelot, hotel i posiłki. Po powrocie skorzysta z opcji "dodaj wydatek" w BigTime, aby otrzymać zwrot poniesionych kosztów.
Natomiast "opłata dodatkowa" jest wydatkiem niepodlegającym zwrotowi. Oznacza to, że pracownik nie otrzyma zwrotu kosztów. Na przykład Jim użył swojej karty firmowej, aby zapłacić za konferencję i zakwaterowanie w hotelu. Nie otrzyma osobistego zwrotu kosztów, ponieważ opłaty zostały poniesione na jego karcie firmowej. Skorzysta jednak z opcji "dodaj obciążenie" w BigTime, aby zarejestrować swoje opłaty.
Karty cenowe
Twórz niestandardowe karty stawek, które mogą być współdzielone między wieloma projektami. Niewątpliwie zaoszczędzi to czas, ponieważ będziesz aktualizować stawki tylko w jednym miejscu - zamiast kopiować stawki z projektu do projektu.
Dołącz notatkę wewnętrzną do faktury dla recenzenta
Przed przekazaniem faktury do weryfikacji, użytkownik, który sporządził fakturę, może wprowadzić wewnętrzną notatkę do wglądu dla kolejnych recenzentów.
Pokaż saldo do zapłaty lub łączną kwotę na kafelku starzenia R/R
W oknie przeglądu faktur możesz przełączać się między "Do zapłaty" i "Razem", co spowoduje aktualizację liczby widocznej w kafelku A/R Aging.
Aktualizacja wykresu słupkowego pulpitu nawigacyjnego wykorzystania
Podczas przeglądania pulpitu nawigacyjnego wykorzystania dla jednego miesiąca należy użyć wybranego grupowania, np. według działu lub roli personelu. Jest to sposób na uzyskanie większej ilości informacji podczas przeglądania określonych grup. Jeśli wybierzesz opcję "Brak", pulpit nawigacyjny zostanie wypełniony wykresami słupkowymi dotyczącymi pracowników.
Pola zdefiniowane przez użytkownika są dostępne do dodania w edytorze zadań
Dołącz pola niestandardowe specyficzne dla zadania, takie jak "link", "procent" lub "retainer", w oknie edytora zadań.
Zbiorcza aktualizacja faktur
Zbiorcza aktualizacja faktur pozwala zaoszczędzić czas i zaktualizować wiele faktur jednocześnie. Na kafelku A/R Aging wybierz swoje faktury. Następnie kliknij opcję Akcje zbiorcze... Aktualizuj. Dostęp do tej funkcji można również uzyskać na kafelkach Wersje robocze i Końcowe. Po wybraniu tej opcji można zaktualizować datę wersji roboczej, datę wysłania, termin płatności, status faktury i warunki faktury.
Czas dodany do faktury jest automatycznie uwzględniany w stawce rozliczeniowej.
Jeśli ręcznie dodasz czas do faktury, BigTime może zastosować stawkę rozliczeniową tego projektu. Oto przykład. MMMedia to projekt ustawiony na "Stawkę personelu A". "Stawka A" Jima wynosi 200 USD.
Jeśli dodam pięć godzin czasu Jasona do faktury dla MMMedia, BigTime automatycznie zastosuje stawkę rozliczeniową po "Aktualizacji stawek" na fakturze.
Dostosowywanie lokalizacji pól w edytorze zadań
Przenoszenie i dostosowywanie pól wyświetlanych w edytorze zadań. Kliknij przecinające się strzałki, a następnie przeciągnij i upuść pole w żądane miejsce.
Notatka o odrzuceniu z odliczaniem znaków
Po odrzuceniu wydatku należy dołączyć wiadomość. Teraz jest odliczanie znaków, które zaczyna się od 100.
Uniemożliwianie użytkownikom wysyłania faktur do kontaktów bez adresów e-mail
Podczas zbiorczego tworzenia faktur i wybierania kontaktu, który nie ma adresu e-mail, pojawi się komunikat. Poinformuje on, że niektóre faktury mogły nie zostać wysłane, ponieważ kontakt nie ma adresu e-mail. Ten komunikat pojawi się również w dzienniku aktywności (w wersji roboczej faktury).
Zbiorcze zatwierdzanie czasu
Zatwierdzaj wiele wpisów czasu pracy jednocześnie, korzystając z funkcji zbiorczego zatwierdzania czasu pracy.
W oknie Review/Approve Timesheets możesz zaznaczyć wszystkie wpisy dotyczące czasu pracy. Możesz też wybrać wpisy, które chcesz zatwierdzić.
Zbiorcze księgowanie lub anulowanie księgowania pojedynczego wpisu do QuickBooks
Nie jest konieczne publikowanie całego okresu rozliczeniowego naraz. Dostępna jest opcja akcji zbiorczych, która pozwala użytkownikom wybrać wpisy czasu, które chcą opublikować lub anulować.
Powiadomienie o aktywnym liczniku czasu pracy
Administratorzy mogą aktywować powiadomienie, które poinformuje pracowników o aktywnym liczniku czasu. Jako administrator możesz wybrać, kiedy pracownicy zostaną powiadomieni, na przykład o 13:30 lub 17:30.
Zespół pracowników Typ pola
Utwórz typ pola Staff Team podczas przypisywania pracowników do zespołów projektowych. Zespoły pracowników pozwalają zaoszczędzić czas, umożliwiając przypisanie grupy pracowników do zespołu projektowego. Wystarczy przypisać pracowników do zespołu pracowników, a następnie dodać zespół pracowników do projektu. Spowoduje to wypełnienie listy członków zespołu projektowego pracownikami z wybranego zespołu pracowników.
Najpierw dodaj wartości do pola typu Staff Team w polu Field Values.
Następnie przypisz pracownika do zespołu, przechodząc do karty Uprawnienia użytkownika w profilu pracownika i wybierając odpowiedni zespół.
Na koniec przypisz zespół pracowników do projektu. Przejdź do zakładki Zespół na Pulpicie nawigacyjnym projektu dla danego projektu i wybierz odpowiedni zespół pracowników.
Podgląd raportu
Podgląd raportu niestandardowego przed jego opublikowaniem. Opcja podglądu jest jednak dostępna tylko przy pierwszym utworzeniu raportu niestandardowego.
Inne poprawki i funkcje w tym wydaniu:
- Dodaj miasto, stan i kod pocztowy do informacji kontaktowych pracowników w "Moim profilu".
- Użytkownicy Premier mogą tworzyć własne niestandardowe raporty alokacji, zamiast dostosowywać te dostarczane przez BigTime.
- Firmy, które są zintegrowane z naszą Hurtownią Danych, mogą wybrać typ okresu alokacji, w którym chcą eksportować swoje dane: tygodniowy lub miesięczny.
- Utwórz kopie domyślnych szablonów faktur BigTime, z wyjątkiem szablonu "Tylko podsumowanie".
- Wydatki w QuickBooks Online oznaczone jako "Inne wydatki biznesowe" mogą być synchronizowane z BigTime.
- Eksport pulpitu nawigacyjnego wykorzystania do pliku PDF.
- Zbiorcze wysyłanie lub usuwanie pojedynczych wpisów czasu do QuickBooks.
- Wybierz jeden z sześciu nowych typów powiadomień budżetowych: Project Input Charges, Project Billable Charges, Project Input Hours, Task Input Charges, Task Billable Charges, Task Input Hour.
- Numery stron zostaną uwzględnione podczas eksportowania faktury do dokumentu programu Word.
- Dodawanie "notatek zatwierdzających" do raportów czasu i wydatków.
