W przypadku małych i średnich firm często zdarza się, że kadra kierownicza nie tylko zarządza firmą, ale także jest wykonawcami, mocno zaangażowanymi w codzienne projekty klientów. Pozostawia to niewiele czasu na zarządzanie kosztami ogólnymi firmy i dodaje stresu do presji związanej z prowadzeniem odnoszącej sukcesy firmy. Najprawdopodobniej jesteś również osobą, której zadaniem jest znalezienie rozwiązania, ale od czego w ogóle zacząć?
Oprogramowanie PSA (Professional Services Automation) i PM (Project Management) są często mylone, ponieważ w swojej istocie oferują te same kluczowe wartości, takie jak lepsza organizacja firmy i zwiększenie produktywności. Różnią się natomiast sposobem, w jaki to robią i wynikającymi z tego korzyściami.
W tym pomocnym blogu omówimy różnicę między tymi dwoma programami i jak ocenić istniejące potrzeby, aby zobaczyć, które rozwiązanie najlepiej pasuje do Twojej firmy.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami (PM) ma na celu zapewnienie sprawnego wewnętrznego przebiegu projektów. Pomagając poszczególnym pracownikom pracować mądrzej, podstawowe funkcje oprogramowania PM obejmują zarządzanie zadaniami projektowymi w celu ustalenia terminów, rezultatów i przypisania obowiązków członkom zespołu, a także udostępnianie plików i narzędzia komunikacyjne.
W wyniku usprawnienia wewnętrznych przepływów pracy w projektach można oczekiwać bardziej efektywnego dotrzymywania terminów i zwiększenia zadowolenia klientów z pracy. To z kolei może prowadzić do wyższych zysków, jeśli zespół jest bardziej produktywny i tworzy silniejsze relacje z klientami.
Każda firma może być odpowiednia dla narzędzia PM, niezależnie od branży, rynku docelowego lub rodzaju projektu, ponieważ technologia jest tworzona z myślą o pracownikach, a nie o obsłudze klienta. Z tego powodu większość oprogramowania ma uniwersalny model, który firma będzie musiała dostosować do swoich potrzeb. Kolejną wadą korzystania wyłącznie z oprogramowania do zarządzania projektami dla konsultantów jest to, że firma traci ważne funkcje zarządzania finansami i raportowania projektów skierowanych na zewnątrz. W tym miejscu z pomocą przychodzi oprogramowanie PSA.
Czym jest oprogramowanie PSA?
Oprogramowanie Professional Services Automation pomaga budować inteligentniejszą strategię biznesową. Idąc o krok dalej niż tylko śledzenie sukcesu projektu, oprogramowanie PSA zostało stworzone, aby ostatecznie śledzić i zarządzać sukcesem Twojej firmy.
Funkcje obejmują niektóre z podstawowych funkcji PM, takie jak zarządzanie projektami/zadaniami i alokacja zasobów, wraz ze śledzeniem czasu/wydatków, budżetowaniem oraz fakturowaniem i przetwarzaniem płatności. Niestandardowe raportowanie można następnie zbudować na podstawie danych przechwyconych w narzędziu, aby zmierzyć wskaźniki KPI, które są ważne dla oceny sukcesu i rozwoju firmy. Przykłady obejmują: czy budżety są zgodne z planem, gdzie przydzielić zespół, które projekty przynoszą największe zyski i jakie luki należy wypełnić, aby uniknąć okresu niskich przychodów.
Jeśli narzędzia PSA będą wykorzystywane na każdym kroku, przyniosą korzyści nie tylko wewnętrznym zmaganiom pracowników z przepływem pracy i zapewnią wgląd w firmę, ale także poprawią relacje z klientami. Faktury będą częściej generowane i opłacane na czas, z dokładnością i w dostosowanym formacie.
Zaprojektowane z myślą o firmach świadczących profesjonalne usługi, narzędzia PSA najlepiej nadają się dla firm, które szukają rozwiązania obejmującego śledzenie czasu i zarządzanie projektami, a także pobieranie płatności i przydzielanie zasobów. Dzięki oprogramowaniu PSA firmy mogą czerpać korzyści z dostępu do mnóstwa dobrze przemyślanych funkcji, które ułatwiają pracę wszystkim zaangażowanym członkom zespołu.
Korzyścią jest to, że jeśli jesteś firmą świadczącą profesjonalne usługi, która spełnia potrzeby określone dla narzędzia PSA, produkt będzie już dostosowany do Twojego przypadku użycia przy minimalnym nakładzie czasu na dostosowanie.
Współpraca oprogramowania PSA i PM
Teraz, gdy znasz już różnicę między tymi dwoma typami oprogramowania, ważne jest również, aby wiedzieć, że posiadanie zarówno oprogramowania PM, jak i PSA może być korzystnym posunięciem dla Twojej firmy. Istotą tej gry jest integracja. Narzędzie PS A, takie jak BigTime, pozwala pójść o krok dalej w możliwościach zarządzania projektami dzięki możliwości integracji z narzędziami, których używasz i którym ufasz, takimi jak QuickBooks, HubSpot, Slack, Jira i wiele innych. Gdy korzystasz z obu rodzajów oprogramowania razem, pokrywasz wszystkie swoje bazy - wewnętrznie i zewnętrznie, zapewniając swoim klientom i firmie narzędzia, których potrzebują, aby się rozwijać.
Skontaktuj się z naszym zespołem już dziś, aby dowiedzieć się więcej o rozwiązaniu PSA i możliwościach zarządzania projektami BigTime oraz sprawdzić, czy jest ono odpowiednie dla Twojej firmy.
