Żaden projekt nie jest tworzony idealnie.
Jednak jakość projektu zależy całkowicie od planu jego realizacji - i można ją znacznie poprawić dzięki odpowiedniemu procesowi. Oto jak kierownicy projektów powinni podejść do takiego planu.
Czym jest plan realizacji projektu?
Plan realizacji projektu to kompleksowy dokument, który określa strategię, podejście i konkretne działania, które należy podjąć w fazie realizacji projektu. Służy jako mapa drogowa lub przewodnik dla zespołu projektowego, który określa kluczowe specyfikacje operacyjne i jakościowe, w tym:
- Cele projektu (zazwyczaj jako deklaracja celów)
- Cel projektu
- Liderzy projektów, interesariusze i zespoły
- Oczekiwane rezultaty
- Zarys cyklu życia projektu
- Szczegóły działania projektu
Co powinien zawierać skuteczny plan realizacji projektu?
Plan realizacji projektu w branży usług profesjonalnych zazwyczaj obejmuje następujące kluczowe elementy:
- Zakres projektu definiuje cele, rezultaty i granice projektu, tworząc jasne zrozumienie tego, co zostanie osiągnięte.
- Struktura podziału pracy (WBS) polega na rozbiciu każdego etapu projektu na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania lub działania projektowe, tworząc hierarchiczną strukturę, która pokazuje, w jaki sposób praca zostanie zorganizowana i wykonana.
- Harmonogram projektu i kamienie milowe określają daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania lub działania oraz identyfikują istotne kamienie milowe projektu lub punkty kontrolne kluczowe dla dobrego planu realizacji projektu.
- Planowanie zasobów obejmuje przypisywanie pracowników do projektu, jego etapów i poszczególnych zadań.
- Zarządzanie ryzykiem jest kluczową częścią planu realizacji projektu, który identyfikuje potencjalne zagrożenia i niepewności związane z projektem oraz określa strategie łagodzenia lub skutecznego reagowania na te zagrożenia.
- Zarządzanie jakością definiuje standardy jakości i procesy, których zespół będzie przestrzegać, aby zapewnić, że produkty projektu spełniają lub przekraczają określone wymagania.
- Zarządzanie zmianami ustanawia procedury i protokoły zarządzania zmianami zakresu projektu, harmonogramu, zasobów lub innych aspektów, zapewniając, że wszelkie modyfikacje są odpowiednio oceniane, zatwierdzane i wdrażane.
- Mechanizmy monitorowania i kontroli opisują, w jaki sposób status projektu, wydajność i zgodność z planem będą monitorowane, mierzone i kontrolowane, umożliwiając terminowe dostosowanie i działania naprawcze, gdy kierownicy projektu uznają to za konieczne.
Jak krok po kroku stworzyć plan realizacji projektu?
Krok 1: Określenie celów projektu
Przed rozpoczęciem projektu należy wybrać jego tytuł i oddelegować kierownika projektu odpowiedzialnego za jego realizację.
Następnie należy zidentyfikować i udokumentować cele projektu, pożądane wyniki i kryteria sukcesu, które muszą zostać spełnione, aby klient był w pełni usatysfakcjonowany - innymi słowy, należy określić, co oznacza "udany projekt" dla jego kluczowych uczestników. Bez tego projekt będzie podatny na rozszerzanie zakresu lub przypadkowe zmiany wymagań.
Krok 2: Analiza potrzebnych zasobów
Ocena wykonalności planu realizacji projektu poprzez ocenę jego wykonalności technicznej, ekonomicznej, operacyjnej i harmonogramowej. Analiza ta pomaga kierownikowi projektu określić, czy plan realizacji projektu jest możliwy i zapewnia wgląd w potencjalne ryzyko i ograniczenia związane z jego celami biznesowymi. Innymi słowy, sprawdź, czy Twoja firma ma wszystko, czego potrzeba, aby pomyślnie zrealizować projekt.
Krok 3: Identyfikacja kluczowych interesariuszy
Zidentyfikuj wszystkie osoby, grupy lub organizacje, które są zainteresowane projektem lub będą miały na niego wpływ. Może to obejmować interesariuszy, sponsorów projektu lub kierownika projektu. Jeśli to możliwe, wybierz jednego mistrza produktu po stronie klienta, który będzie nadzorował plan realizacji projektu. Będzie to jego przedstawiciel odpowiedzialny za podejmowanie krytycznych decyzji i komunikację z zespołem przez cały czas trwania projektu.
Krok 4: Określenie zakresu projektu
Nadszedł czas, aby liderzy projektu przygotowali ostateczny zarys projektu, znany również jako zakres projektu - krytyczny dla wszystkich planów realizacji projektu.
Dokument ten powinien jasno definiować granice i zakres projektu, określając, co jest uwzględnione, a co wykluczone, zapewniając wspólne zrozumienie wśród członków zespołu i interesariuszy. Innymi słowy, powinien to być dokument regulujący kluczowe działania.
Krok 5: Struktura podziału pracy
Podziel projekt na mniejsze zadania przy użyciu hierarchicznej struktury. Zacznij od głównych rezultatów projektu i podziel je na podzadania, aż praca będzie wystarczająco szczegółowa, aby skutecznie zaplanować i wykonać każde zadanie projektu. Jeśli chcesz uzyskać ogólny przegląd projektu, zalecamy podzielenie go na etapy kończące się ważnymi kamieniami milowymi, aby stworzyć bardziej ogólne plany zespołu.
Krok 6: Harmonogram projektu
Ustal oś czasu dla projektu, określając zależności między zadaniami, szacując czas trwania i sekwencjonując działania. Użyj oprogramowania do zarządzania zasobami - takiego jak BigTime Foresight - lub narzędzi do wizualnego przedstawienia niezbędnych elementów harmonogramu, w tym dat rozpoczęcia i zakończenia, kamieni milowych i analizy ścieżki krytycznej.
Krok 7: Alokacja zasobów
Zidentyfikuj umiejętności i dostępność pracowników, które będą potrzebne do wykonania każdego zadania lub działania w planie realizacji projektu i wybierz właściciela zadania. Upewnij się, że posiadasz niezbędne zasoby do pracy i że ich dostępna pojemność będzie wystarczająca do zaspokojenia potrzeb nowego projektu w momencie jego przewidywanego rozpoczęcia. Zrób to przed przypisaniem ludzi do zadań - w przeciwnym razie Twoje operacje będą podatne na konflikty harmonogramów!
Krok 8: Ograniczanie ryzyka
Przeprowadzenie dokładnej oceny ryzyka w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń, niepewności i przeszkód, które mogą mieć wpływ na powodzenie projektu. Upewnij się, że plany realizacji projektu spełniają wszystkie wymagania umowne i że posiadasz zasoby wymagane do jego powodzenia. Zweryfikuj, czy deklaracje celów są zgodne z obowiązkami przypisanymi w oprogramowaniu do zarządzania zasobami w poprzednim kroku oraz terminami realizacji ustalonymi dla danych projektów. Opracuj strategie łagodzenia, minimalizowania lub reagowania na każde ryzyko, zapewniając proaktywne zarządzanie ryzykiem przez cały cykl życia projektu.
Krok 9: Monitorowanie i raportowanie
Określenie, w jaki sposób postępy projektu, jego wydajność i zgodność z planem będą monitorowane i kontrolowane. Należy zdefiniować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), ustanowić mechanizmy raportowania i skonfigurować regularne przeglądy projektu w celu oceny postępów i wprowadzenia niezbędnych korekt. Innymi słowy, należy określić, czym jest udany projekt w danym przypadku.
Krok 10: Dopracowanie planu realizacji projektu
Przegląd i dopracowanie planu realizacji projektu. Uzyskanie informacji zwrotnych od odpowiednich interesariuszy, członków zespołu projektowego i ekspertów merytorycznych. Przejrzyj plan realizacji projektu pod kątem kompletności, jasności i wykonalności. Uwzględnienie wszelkich informacji zwrotnych lub sugestii i odpowiednie dopracowanie planu.
Czy mogę przyspieszyć tworzenie planu wykonania?
Jak widać z kroków tworzenia planu realizacji projektu, większości jego etapów nie da się odtworzyć w Excelu - a przynajmniej byłoby to bardzo czasochłonne. Dlatego wiodące firmy świadczące profesjonalne usługi przeprowadzają cały projekt w jednym oprogramowaniu, takim jak BigTime Foresight.
Co BigTime Foresight może dla mnie zrobić?
BigTime Foresight to kompleksowe narzędzie do zarządzania zasobami, które może pomóc w utrzymaniu kontroli nad projektem od początku do końca za pomocą interaktywnego planu realizacji projektu. Za pomocą tego narzędzia można
- Oszacuj czas potrzebny na ukończenie projektu.
- Sprawdź, czy Twoja firma dysponuje wystarczającymi zasobami na potrzeby projektu i jego budżetu.
- Określenie zakresu projektu.
- Utwórz harmonogram projektu i przydziel do niego zasoby.
- Monitoruj postępy projektu, a także wydajność całej firmy.
- Podejmuj decyzje oparte na danych na podstawie informacji aktualizowanych w czasie rzeczywistym i automatycznie przekształcaj je w raporty.
