Ten blog został zaktualizowany 1 lipca 2020 r.
Tak to się zawsze odbywa
Jest 15:00 w piątek, kiedy Twój najważniejszy klient dzwoni z pilną prośbą, którą Twoja firma musi bezwzględnie zrealizować do rana. Nie będzie to łatwe. Jest zbyt wiele rzeczy, których nie widać.
Nie można oczekiwać, że będziesz w stanie przewidzieć przyszłość, prawda? Nie możesz dokładnie wiedzieć, ile dodatkowo zapłacić klientowi za pracę na ostatnią chwilę, ani ile dokładnie dodatkowych godzin zażądać od klienta, aby ukończyć projekt, ani czy twój najlepszy pracownik będzie dostępny przez następne sześć miesięcy.
W rzeczywistości możesz łatwo wiedzieć wszystkie te rzeczy i jest to łatwe do zrobienia, ale będziesz potrzebować odpowiedniego narzędzia do tego zadania. W tym miejscu alokacja zasobów pomaga zaoszczędzić czas, kłopoty i pieniądze.
Co robi alokacja zasobów
Alokacja zasobów polega na przyjrzeniu się posiadanym zasobom, pracownikom i czasowi oraz zaplanowaniu projektów w oparciu o to, kiedy te zasoby są dostępne. To proste. Jeśli wiesz dokładnie, czym dysponujesz dzisiaj, możesz tworzyć wiarygodne plany na jutro lub na nadchodzące tygodnie.
Dlatego tak wiele osób korzysta z alokacji zasobów, aby ułatwić sobie pracę. Niezależnie od wielkości firmy, wielu kierowników projektów polega na oprogramowaniu do alokacji zasobów, aby szybko i łatwo odpowiedzieć na pytania takie jak:
- Kto jest obecnie dostępny, aby podjąć się pracy nad projektem?
- Czy projekt wymaga dodatkowych pracowników, aby dotrzymać terminu wyznaczonego przez klienta?
- Czy Twój projekt przekroczył budżet?
- Czy przekroczysz budżet przed upływem terminu?
- Ile godzin pracy należy przeznaczyć na ukończenie projektu na czas?
Dlaczego potrzebna jest alokacja zasobów
Lepiej poznaj swoją firmę. Gdy pozwolisz oprogramowaniu alokować zasoby za Ciebie, cała Twoja firma może skupić się na ciężkiej pracy. Koniec z nadmiernie skomplikowanymi arkuszami kalkulacyjnymi, domysłami i wątpliwościami.
Gdy Twoja firma korzysta z oprogramowania do alokacji zasobów do zarządzania projektami, zauważysz pewne zmiany w biurze:
- Kierownicy projektów są lepiej zorganizowani i lepiej przygotowani do reagowania na nieoczekiwane zmiany. Są teraz w stanie zobaczyć każdy szczegół każdego projektu. Koniec z szukaniem, kto jest dostępny. Koniec z życiem po omacku. Koniec z prostymi błędami.
- Konsultanci są bardziej zaangażowani w swoją pracę. Wiedzą, że można łatwo sprawdzić, kto jest dostępny do pracy, a także ile czasu i pieniędzy poświęca się na projekt oraz jaki jest wkład każdego pracownika.
- Klienci widzą pośrednią korzyść z całej pracy, którą wykonujesz za kulisami, ponieważ widzą, że dotrzymujesz terminów i masz możliwość dokładnego odpowiadania na ich pytania w czasie rzeczywistym.
Kiedy należy przeprowadzić alokację zasobów
Nie wystarczy wiedzieć, czym jest alokacja zasobów. Aby odnieść sukces, kierownik projektu musi również wiedzieć, kiedy użyć narzędzia do alokacji zasobów, a kiedy polegać na innej strategii zarządzania.
Oto kilka sytuacji, w których korzystanie z oprogramowania do alokacji zasobów do zarządzania projektami ma duży sens:
- Komunikacja z klientem: Klient dzwoni z prośbą o wprowadzenie istotnych zmian w istniejącym projekcie. Jednak oprogramowanie informuje, że klient przekroczy swój budżet o 50 rozliczanych godzin. Pracując razem, oboje możecie znaleźć rozsądne rozwiązanie, które mieści się w budżecie.
- Unikaj niespodzianek na fakturach: Zauważasz, że zaplanowano 300 godzin na sześciomiesięczny projekt, ale po pierwszym miesiącu Twoi pracownicy przepracowali już 200 godzin. Skontaktuj się z klientem, aby porozmawiać o tym, jak zaplanować pozostałe godziny.
- Organizowanie personelu: Twój główny projektant ma nagły wypadek i musisz dowiedzieć się, kto jest dostępny i może wziąć na siebie 12 godzin pracy. Narzędzie do alokacji zasobów pokazuje, kto jest dostępny i umożliwia zmianę kolejności wszystkich projektów firmy, nawet jeśli projekty są w toku.
Tak więc, gdy jesteś zajęty ratowaniem dnia dzięki narzędziu do alokacji zasobów, możesz być również tak opłacalny, jak to tylko możliwe. Dzieje się tak, ponieważ alokacja zasobów została stworzona, aby pomóc w jak najlepszym zarządzaniu projektami, bez względu na wyzwanie.
Jeśli uważasz, że narzędzie do alokacji zasobów mogłoby pomóc Tobie i Twojej firmie, skontaktuj się z nami, aby poprosić o wersję demonstracyjną BigTime, naszego najwyżej ocenianego oprogramowania do zarządzania projektami.
