Czy jesteś pewien, że Twoi pracownicy będą gotowi i zdolni do pracy nad Twoim projektem?
Jeśli masz wątpliwości, dostępność zasobów jest ważną koncepcją, w którą warto się zagłębić - oto jak wykorzystać ją na swoją korzyść w zarządzaniu projektami.
Definicja dostępności zasobów?
W branży usług profesjonalnych dostępność zasobów odnosi się do zakresu, w jakim wymagani pracownicy i materiały są dostępne i gotowe do wykorzystania w razie potrzeby. Kompleksowa ocena dostępności zasobów obejmuje zarówno fizyczną dostępność zasobów, jak i zdolność organizacyjną do ich alokacji i efektywnego wykorzystania w razie potrzeby.
Formuła dostępności zasobów
Formuła dostępności zasobów, którą kierownicy projektów mogą wykorzystywać w swojej codziennej pracy, jest następująca:
Dostępność zasobów = (całkowite dostępne zasoby / całkowite wymagane zasoby) * 100
Gdzie:
- Całkowite dostępne zasoby reprezentują ilość lub pojemność zasobów, które są obecnie dostępne lub gotowe do użycia.
- Całkowite wymagane zasoby odnoszą się do ilości lub zdolności zasobów niezbędnych do wykonania określonego zadania, projektu lub operacji - znanych również jako zapotrzebowanie na zasoby.
Jednostki miary w tym równaniu mogą się różnić w zależności od preferowanej metody obliczania dostępności zasobów dla przydziałów projektów.
Jak obliczyć dostępność zasobów: Przykład
Rozważmy przykład obliczania dostępności zasobów w zarządzaniu projektami.
Załóżmy, że jesteś kierownikiem projektu i musisz określić dostępność członków zespołu, aby przydzielić zasoby i rozpocząć projekt.
Oto odpowiednie liczby:
Łączna liczba dostępnych pracowników: 15
Łączna liczba wymaganych pracowników: 12
Korzystając ze wzoru na dostępność zasobów, możemy obliczyć dostępność zasobów w następujący sposób:
Dostępność zasobów = (łączna liczba dostępnych pracowników / łączna liczba wymaganych pracowników) * 100
Dostępność zasobów = (15 / 12) * 100
Dostępność zasobów = 1,25 * 100
Dostępność zasobów = 125%
W tym przykładzie dostępność zasobów projektu dla pracowników usług profesjonalnych wynosi 125%. Oznacza to, że masz 125% wymaganych pracowników dostępnych dla projektu, co wskazuje na nadwyżkę zasobów na cały cykl życia projektu.
Czy dane są wystarczająco precyzyjne do zarządzania zasobami?
Pod warunkiem posiadania odpowiedniego procesu planowania dostępności zasobów, są to wszystkie dane potrzebne do dopasowania zasobów do realistycznego harmonogramu zasobów.
Dostępność zasobów może się jednak różnić w zależności od konkretnych potrzeb i okoliczności projektu lub organizacji. Ważne jest, aby regularnie ponownie oceniać dostępność zasobów, ponieważ postępy projektów i wymagania dotyczące zasobów zmieniają się, wpływając na harmonogram zasobów. Ponadto należy codziennie śledzić dostępność zasobów, aby uniknąć konfliktów harmonogramów między różnymi projektami.
Co jeszcze muszę sprawdzić przed podjęciem decyzji o zasobach projektu?
Przed przydzieleniem zasobów lub rozpoczęciem jakiegokolwiek innego procesu zarządzania projektem, należy skorzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami, aby upewnić się, że pracownicy posiadają umiejętności niezbędne do realizacji zadań projektowych. W przeciwnym razie zrównoważenie dostępności zasobów może być niemożliwe, ponieważ wyspecjalizowani konsultanci mogą potrzebować większej ilości zasobów, aby dołączyć do zespołu zarządzającego projektem.
Jakie są korzyści z monitorowania dostępności zasobów?
Pomiar dostępności zasobów oferuje kilka korzyści, w tym
- Efektywne planowanie zasobów jest gwarantowane poprzez określenie ilości i rodzaju zasobów do dyspozycji oraz zapobieganie konfliktom harmonogramu - unikniesz nadmiernej rezerwacji zasobów.
- Lepsze planowanie i podejmowanie decyzji. Dostępność zasobów pomaga w ustalaniu realistycznych celów i tworzeniu precyzyjnych harmonogramów projektów w oparciu o dostępność zasobów, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji dotyczących wykonalności projektu, pozyskiwania zasobów, outsourcingu i ustalania priorytetów.
- Identyfikacja ryzyka. Analiza zarządzania zasobami pomaga zidentyfikować potencjalne ryzyko związane z niedoborem zasobów, niedostępnością, brakiem pracowników lub ograniczeniami i umożliwia bezbłędne przydzielanie zasobów.
- Większa wydajność i produktywność. Zarządzanie dostępnością zasobów pomaga kierownikom projektów w optymalizacji zasobów, umożliwiając organizacjom maksymalizację produktywności i wydajności.
- Ocena wydajności. Organizacje i kierownicy projektów mogą śledzić dostępność zasobów i oceniać wydajność ludzi w zarządzaniu zasobami, porównując planowaną alokację zasobów z rzeczywistą dostępnością i wykorzystaniem.
Czy mogę zautomatyzować obliczanie dostępności zasobów?
Tak! Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami, takiego jak BigTime Foresight, w celu śledzenia dostępności zasobów jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy, ponieważ oszczędza czas i zapewnia dokładne wyniki.
Dostępność zasobów w BigTime Foresight
W BigTime Foresight można monitorować zarówno dostępność poszczególnych osób, jak i całej firmy.
Po pierwsze, możesz monitorować nieprzypisane godziny swoich pracowników w ich profilu, gdzie wyświetlane są ich dostępne możliwości. Następnie można użyć kalendarza do monitorowania dostępności zasobów dla kilku pracowników jednocześnie, zespołu lub tylko grupy specjalistów o określonych umiejętnościach. Wystarczy dostosować kalendarz, usuwając z niego nadmiar informacji, aby utworzyć mapę cieplną dostępności.
Wreszcie, można monitorować zmiany i trendy w dostępności zasobów za pomocą niektórych raportów. Na przykład, dzięki raportowi wykorzystania możesz dokładnie zobaczyć, ile godzin masz jeszcze do przydzielenia i które okresy są zagrożone nierentownością z powodu nadmiernych ławek pracowników.
