Projekty rzadko przebiegają zgodnie z planem.
Na szczęście mamy kilka przydatnych narzędzi nawigacyjnych, które mogą w tym pomóc. Efektywne wykorzystanie tych narzędzi umożliwia większą kontrolę nad przebiegiem projektu.
Jednym z najczęstszych problemów napotykanych przez kierowników projektów (PM) jest niedobór zasobów. Jeśli zdarzy się to w Twoim projekcie, musisz znaleźć sposób na dostosowanie się do nowej sytuacji i zapewnienie, że rezultaty projektu zostaną ukończone zgodnie z planem.
W tym miejscu pomocną dłoń mogą wyciągnąć strategie poziomowania zasobów. Umożliwiają one realokację zasobów zgodnie z celami i zadaniami.
Brzmi skomplikowanie? Czytaj dalej, aby dobrze zrozumieć każdy aspekt wyrównywania zasobów.
Czym jest poziomowanie zasobów?
Poziomowanie zasobów jest niezwykle pomocną techniką zarządzania projektami w celu rozwiązywania konfliktów harmonogramu lub ogólnej alokacji. Pomaga ona zapewnić, że projekt zostanie ukończony przy użyciu dostępnych zasobów.
Ideą poziomowania zasobów jest pełne wykorzystanie wszystkich dostępnych zasobów podczas pracy w ramach harmonogramu, kosztów i zakresu projektu. Daje to narzędzia do dostosowywania alokacji zasobów lub harmonogramów projektów i unikania nadmiernego wykorzystania zasobów, utrzymując wysoką jakość dostarczanych produktów.
Innymi słowy, jest to balansowanie, w którym trzeba znaleźć najlepsze miejsce między zapotrzebowaniem na te same zasoby w wielu projektach a celem. Czasami może to wymagać dotrzymania terminu realizacji projektu. Innym razem może to wymagać poświęcenia wystarczającej ilości zasobów na projekt z opcją przesunięcia daty jego zakończenia nieco w przyszłość.
Wyrównywanie zasobów a wygładzanie zasobów: jaka jest różnica?
Termin "wyrównywanie zasobów" może brzmieć znajomo, jeśli kiedykolwiek natknąłeś się na "wygładzanie zasobów".
Czy wygładzanie zasobów to to samo, co wyrównywanie ich poziomu?
Krótko mówiąc, nie jest. Oto najważniejsze różnice między tymi dwiema technikami:
- W przypadku wyrównywania zasobów termin zakończenia projektu może ulec zmianie. W przypadku wygładzania zasobów data końcowa jest stała.
- Ogólnie rzecz biorąc, kierownicy projektów mają tendencję do wygładzania zasobów po ich wyrównaniu.
- W przypadku wygładzania zasobów, data zakończenia projektu działa jako ograniczenie - podczas gdy w przypadku wyrównywania zasobów, zasoby są głównym ograniczeniem.
- Kierownicy ds. zarządzania zasobami używają wyrównywania zasobów, gdy stwierdzą, że zasoby są niedostatecznie lub nadmiernie przydzielone do projektu. Wyrównywanie zasobów przydaje się, gdy zasoby są przydzielane nierównomiernie w różnych projektach.
- Zarówno poziomowanie zasobów, jak i wygładzanie pomagają menedżerom optymalizować wykorzystanie zasobów i planowanie.
3 Rzeczywiste przykłady wyrównywania zasobów
Jak poziomowanie zasobów działa w praktyce? Aby pomóc ci uzyskać jaśniejszy obraz tego, na czym polega poziomowanie zasobów, oto trzy przykłady, które odnoszą się do firmy świadczącej profesjonalne usługi, takiej jak twoja.
Przykład 1: Pozyskanie dodatkowych zasobów
Wyobraźmy sobie zespół otrzymujący od klienta kilka poprawek, których rozpatrzenie wymaga znacznej ilości czasu.
Obecny zespół nie ma wystarczających zasobów, aby samodzielnie rozwiązać ten problem. Dwóch nowych członków z innych zespołów tymczasowo dołącza do zespołu, aby pomóc w rozwiązaniu problemu.
Przykład 2: Opóźnienie daty rozpoczęcia projektu
Wyobraźmy sobie zespół, który wymaga od projektanta tworzenia makiet do zaakceptowania przez klienta.
Okazuje się jednak, że projektant był podwójnie zajęty i obecnie pracuje nad innym projektem w pełnym wymiarze godzin.
Co możemy zrobić, aby to zadziałało i nie opóźniło projektu? Możemy rozpocząć projekt kilka dni później, gdy projektant będzie dostępny.
Ponieważ projektant jest doświadczony i pracuje szybko, produkt nadal ma duże szanse na dostarczenie w wyznaczonym terminie.
Przykład 3: Przesunięcie daty zakończenia projektu
Wyobraźmy sobie zespół, który tworzy pewien niestandardowy produkt. Aby produkt działał, członkowie zespołu muszą być w kontakcie z pewną jednostką po stronie klienta, która składa się z dwóch osób. Tak się składa, że jeden ze specjalistów jest poza biurem z powodu choroby, a drugi jest na urlopie.
Na szczęście drugi specjalista wróci do biura w ciągu kilku dni. Twój zespół może więc w tym czasie zająć się innym projektem, a Ty przedłużasz termin jego realizacji o kilka dni.
Nie ma znaczenia, jakiego rodzaju zespołami kierujesz - poziomowanie zasobów przyda się do rozwiązywania wszelkiego rodzaju konfliktów zasobów.
Kiedy wdrożyć poziomowanie zasobów?
- Gdy chcesz uniknąć zbytniego rozproszenia zasobów i nadal mieć pewność, że Twój zespół posiada wszystkie umiejętności potrzebne do ukończenia projektu.
- Gdy chcesz zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym w zespole, nie zmuszając nikogo do pracy w nadgodzinach.
- Jeśli chcesz jak najlepiej wykorzystać swoje zasoby, zrozum, które produkty wymagają dodatkowych zasobów, a które są bardziej elastyczne pod względem terminów.
- Gdy chcesz zapobiec znacznym opóźnieniom projektu i zminimalizować straty w zakresie robocizny i kosztów.
- Gdy chcesz zapobiec nadmiernej alokacji, która prowadzi do przytłaczającego obciążenia pracą członków zespołu i wpływa na ich poziom motywacji. Poziomowanie zasobów pomaga sobie z tym poradzić, dostosowując terminy, aby upewnić się, że żaden członek zespołu nie ma zbyt wiele na głowie.
- Gdy chcesz zarządzać zasobami i oczekiwaniami klientów, utrzymując ten sam poziom jakości dla wszystkich rezultatów projektu.
- Kiedy zarządzanie zasobami staje się coraz trudniejsze. Cały czas masz do czynienia z podwójnymi rezerwacjami i nadmiernymi przydziałami. Nie masz pewności, kto pracuje nad którym projektem. Ciągle jesteś o to pytany i spędzasz dużo czasu na spotkaniach poświęconych aktualizowaniu informacji o zasobach.
3 najlepsze praktyki dotyczące poziomowania zasobów, o których powinieneś wiedzieć
1. Przewidywanie dostępności zasobów
Jeśli nie masz odpowiednich narzędzi do alokacji zasobów, przewidywanie dostępności pracowników jest prawie niemożliwe. I nie obejdzie się tutaj bez arkuszy kalkulacyjnych Excel, nawet jeśli prowadzisz stosunkowo małą firmę świadczącą profesjonalne usługi.
Aby jak najlepiej wykorzystać swoje zasoby i mieć pełną kontrolę nad ich wykorzystaniem, musisz uzyskać lepszy wgląd w to, jak są one wykorzystywane w różnych projektach. Oprogramowanie do zarządzania zasob ami będzie najlepszym rozwiązaniem, aby zobaczyć, jak radzi sobie Twoja firma z wyższego poziomu.
2. Porównanie wstępnych szacunków projektu z rzeczywistymi alokacjami
Zacznij od utworzenia wstępnych przydziałów projektów (zaufaj nam, warto to zrobić tak szybko, jak to możliwe). Możesz porównać je z początkowymi szacunkami i zoptymalizować je, aby dane były dokładne. Gdy projekt zostanie zarezerwowany i będziesz mieć pewność co do tych alokacji, po prostu zmień je na "aktywne" (rezerwacja twarda, a nie miękka).
Czasami może być konieczne przydzielenie pracowników tylko na część ich możliwości lub tylko na określoną liczbę godzin w określone dni. Używane rozwiązanie powinno umożliwiać płynną obsługę takich przypadków.
3. Posiadanie planów awaryjnych dla nowych i obecnych pracowników
Gdy już wiesz, którzy pracownicy zostaną przypisani do Twojego projektu, Twój PM może zacząć przypisywać ich do konkretnych zadań projektowych. Zawsze miej plan awaryjny na wypadek nagłej niedostępności zasobu (na przykład z powodu choroby lub gdy zupełnie nowy pracownik otrzyma lepszą ofertę w ostatniej chwili i zrezygnuje z pracy).
W przypadku krytycznych stanowisk zawsze zatrudniaj ludzi nieco wcześniej, aby upewnić się, że będą dostępni w momencie rozpoczęcia projektu. Jeśli przydzielasz istniejącego pracownika, upewnij się, że masz zapasowy zasób, który może wykonywać pracę przez tydzień lub dłużej, gdy projekt się rozpocznie.
Uproszczenie określania poziomu zasobów
Oprogramowanie do zarządzania zasobami usprawnia poziomowanie zasobów poprzez automatyzację procesu alokacji i optymalizacji zasobów. Wykorzystując dane w czasie rzeczywistym i status projektu, oprogramowanie to zapewnia wydajną dystrybucję zasobów, minimalizuje wysiłki ręczne i zapewnia cenne informacje umożliwiające inteligentne podejmowanie decyzji. Dzięki funkcjom takim jak dynamiczne aktualizacje i kompleksowa wizualizacja, oprogramowanie do zarządzania zasobami upraszcza złożone zadanie równoważenia obciążenia pracą, zwiększając ogólną wydajność i sukces projektu.
