Jak stworzyć plan zarządzania zasobami

Czym jest plan zarządzania zasobami? 

Plan zarządzania zasobami (lub po prostu plan zasobów) można zdefiniować jako punkt odniesienia i wytyczne dla menedżerów. Zawiera informacje, które pozwalają im skutecznie i dokładnie przydzielać, zarządzać i monitorować zasoby, których używają, aby osiągnąć swój cel. 

Dlaczego plan zarządzania zasobami jest ważny dla zarządzania projektem? 

Metoda odporna na błędy 

Po pierwsze, plan zarządzania zasobami pomaga uniknąć wielu błędów, zarówno w szacunkach, jak i w rzeczywistych harmonogramach. 

Pozwala to kierownikom projektów zobaczyć swoich specjalistów i ich dostępność taką, jaka jest naprawdę, zamiast zgadywać. Dlatego plany zarządzania zasobami skutkują znacznie dokładniejszymi założeniami. 

Dobrze zarządzane obciążenie pracą 

Plany zarządzania zasobami mogą również pomóc osobom odpowiedzialnym w wykryciu przepracowanych lub odsuniętych od pracy pracowników. 

W rezultacie dział sprzedaży może skupić się na poszukiwaniu dodatkowych projektów dla tych, którzy nie mają żadnych zadań, podczas gdy dział HR może sprawdzić, czy należy zatrudnić nowych specjalistów, aby wesprzeć tych, którzy zmagają się ze zbyt wieloma obowiązkami.  

Zwiększone zyski

Plan zarządzania zasobami koncentruje się na maksymalizacji wydajności każdej godziny pracy każdego pracownika - a dla firm usługowych godziny te są głównym źródłem dochodu. 

W rezultacie, posiadając plan zasobów, firmy mogą lepiej planować swoją pracę i znaleźć miejsce na dodatkowe (i bardzo dochodowe) projekty. 

Co powinien zawierać plan zarządzania zasobami? 

Zazwyczaj plan zarządzania zasobami powinien zawierać informacje na temat 

1. Zasoby: Wymagani ludzie i ich dostępność, maszyny, technologie, programy itp. 
2. Ramy czasowe: Projekty, ich etapy i poszczególne zadania. 
3. Założenia i ograniczenia: Dostępność, zobowiązania, harmonogram, maksymalne koszty, minimalny margines, zakres projektów, rzeczy, których należy unikać, must-haves, tempo pracy i wszelkie inne czynniki specyficzne dla projektu lub firmy. 
4. Role i obowiązki: Kierownicy, osoby odpowiedzialne, liderzy, poziomy dostępu itp. 

5 kroków do stworzenia skutecznego planu zarządzania zasobami

Etapy planu zarządzania zasobami wymagają znacznie więcej przemyśleń, a przede wszystkim pracy.

1. Planowanie projektu

Planowanie projektu jest zdecydowanie najbardziej złożoną częścią planu zarządzania zasobami. 

Na tym etapie należy: 

• Określenie zakresu prac. 
• Określenie zasobów potrzebnych do realizacji projektu. 
• Oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego zadania lub etapu projektu. 
• Utwórz wstępny harmonogram całego projektu. 

W rezultacie stworzysz ogólny zarys projektu i zobaczysz jego przybliżony harmonogram. 

Kiedy należy rozpocząć planowanie projektu?

Faza planowania powinna rozpocząć się jeszcze zanim projekt stanie się pewny; powinna rozpocząć się, gdy operacje są nadal opracowywane. 

Chodzi o to, aby upewnić się, że odpowiedni ludzie są dostępni do wykonania zadania. Podpisując umowę, oświadczasz, że masz wszystko, czego potrzeba, aby ukończyć projekt zgodnie z określonym harmonogramem. 

Jeśli okaże się, że w rzeczywistości oświadczenie to nie było prawdziwe, zarówno ty, jak i twoja firma będziecie mieli poważne kłopoty. 

Jeśli sporządzisz plan zasobów przed zakończeniem papierkowej roboty, możesz potwierdzić, że twój specjalista naprawdę może być częścią projektu w czasie, gdy będzie on realizowany. 

Innymi słowy, minimalizujesz ryzyko opóźnień i zwiększasz prawdopodobieństwo powodzenia projektu. 

2. Wymiana informacji 

Nawet najbardziej niezależne zespoły projektowe nie mogą pracować bez swoich menedżerów, kadry kierowniczej i reszty zespołów. 

Dlatego też wymiana informacji na temat dostępnych zasobów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. 

Jak wymieniać informacje bez marnowania czasu 

Jest to główne pytanie, które reprezentuje wszystkie zmagania z planem zarządzania zasobami na tym etapie. 

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją trzy sposoby wymiany informacji: 

1. Podczas długich spotkań
2. W wiadomościach e-mail 
3. W aktualnych narzędziach służących jako pojedyncze źródło prawdy

Kluczem do sukcesu jest połączenie tych trzech metod w celu stworzenia szerszego obrazu wszystkich operacji. 

Innymi słowy, spotkania powinny opierać się na rzeczywistych i zweryfikowanych danych pochodzących z jednego źródła prawdy dla wszystkich interesariuszy, a e-maile powinny służyć jedynie jako uzupełnienie tych spotkań. 

Wymiana informacji: Kluczowe cele 

Wymiana informacji nie powinna być tylko przyjacielską rozmową. Jej główne cele obejmują: 

• Znalezienie wszelkich konfliktów i problemów. 
• Zapobieganie overbookingowi lub prognozom niskiej rentowności. 
• Bliższe spojrzenie na nieobecności. 
• Podejmowanie ostatecznych decyzji dotyczących planowania zasobów. 

Dopiero po osiągnięciu tych celów można mieć pewność, że dysponuje się danymi umożliwiającymi podejmowanie najlepszych możliwych decyzji i przejście do dalszych etapów planu zarządzania zasobami. 

3. Śledzenie i monitorowanie czasu pracy

Podczas gdy śledzenie czasu pracy może wydawać się obciążeniem dla wielu pracowników (tak, wiemy, że po raz kolejny zapomnieli zarejestrować swoje godziny...), dla menedżerów ich raporty są bardzo cenne - i to nie tylko dlatego, że mogą wykorzystać dane do stworzenia faktury na koniec miesiąca. 

Jaki jest główny cel śledzenia czasu? 

Ogólnie rzecz biorąc, śledzenie czasu powinno być wykorzystywane do: 

• Monitorowanie pracy zespołów i pracowników w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości (np. nadgodzin, ławek itp.). 
• Monitorowanie ogólnego postępu projektu. 
• Sprawdzenie, czy harmonogram projektu jest realistyczny. 
• Tworzenie szacunków finansowych dla projektu, w tym dotyczących jego rentowności. 
• Wykrywanie wszelkich pojawiających się problemów i ich rozwiązywanie. 

Jak zrobić wszystkie te rzeczy dzięki funkcji śledzenia czasu pracy? 

Informacje zebrane w samym procesie śledzenia czasu pracy dostarczają nam wielu cennych spostrzeżeń. Nie zawsze są one jednak łatwo dostępne. 

Dlatego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami, które może łączyć śledzone godziny pracy z finansami, zarządzaniem projektami i umiejętnościami. 

4. Prognozowanie 

Zmiany w projekcie są często nieuniknione, ale stanowią zarówno szansę, jak i przeszkodę. Wszystko zależy od dokładności prognoz zarządzania projektami, na których opierasz swoje decyzje. 

Jak stworzyć dokładną prognozę 

Aby stworzyć dokładną prognozę, należy przyjrzeć się jej bliżej: 

• Raporty śledzenia czasu 
• Zaawansowane raporty, np. rentowności, wydajności itp.
• Finanse projektu 
• Niespójności w planie (nadgodziny, ławki, niespodziewane nieobecności itp.)
• Wszelkie inne informacje na temat stanu projektu 

Innymi słowy, musisz mieć ogólny przegląd projektu. Tylko szerszy obraz może pokazać, co naprawdę dzieje się w projekcie. 

5. Aktualizacja planu zasobów 

Jeśli zwróciłeś uwagę na poprzednie kroki planu zarządzania zasobami, w tym momencie powinieneś mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby zobaczyć elementy planu zasobów, które należy dostosować. 

W tym kroku należy wykorzystać dane z monitorowania projektu i porównać je z harmonogramem. 

Następnie, gdy zauważysz jakiekolwiek niespójności, dostosuj plan lub odpowiednio go edytuj - oczywiście pamiętając o zasobach, które już posiadasz. 

Korzyści z planu zarządzania zasobami

1. Unikanie przeszkód i nieoczekiwanych problemów: Wykorzystaj plan zarządzania zasobami do monitorowania projektu i przewidywania zagrożeń, których chcesz uniknąć, zanim wpłyną one na projekt. 
2. Zapobieganie nadgodzinom i ławkom: Dzięki planowi zarządzania zasobami można sprawdzić, którzy pracownicy mają czas na nowe projekty i w pełni wykorzystać ich dostępność, zwiększając zyski. 
3. Stworzenie poczucia przejrzystości zarówno dla menedżerów, jak i pracowników. Dzięki odpowiedniemu poziomowi dostępu obie strony mogą zobaczyć, co się dzieje i co ma nadejść, i mogą odpowiednio działać. 
4. Pomiar wydajności: Plan zarządzania zasobami tworzy ścieżkę dla całego projektu. Po zakończeniu kolejnych zadań ich statystyki można porównać z harmonogramem, co pomaga ocenić wydajność projektu. 
5. Poprawa procesów zarządzania: Plan zarządzania zasobami jest doskonałym źródłem informacji dla menedżerów, którzy chcą uczyć się na swoich błędach i ulepszać to, co robią.