Czym jest optymalizacja zasobów?
Efektywna optymalizacja zasobów przynosi korzyści organizacji poprzez zrównoważenie obciążenia pracowników z ustalonymi celami dotyczącymi dostarczania usług klientom, przy jednoczesnym zapewnieniu, że pracownicy rozliczają tyle czasu, ile mogą, bez wypalania się.
Wyzwaniem dla firm, które rozwijają się i starają się skalować, jest opracowanie systemu optymalizacji zasobów, który polega na zrozumieniu i wykorzystaniu danych w organizacji w celu ustalenia coraz dokładniejszych celów w zakresie wszystkiego, od rozliczalnego wykorzystania po predykcyjne planowanie wydajności.
Podczas gdy świadczenie usług jest z natury działalnością skoncentrowaną na człowieku, dane generowane przez pracowników (wpisy czasu pracy, plany zatrudnienia, plany projektów itp.) mogą być równie ważne dla sukcesu firmy, jeśli są prawidłowo zarządzane. Pomiar różnicy między tym, co przewidywano, a tym, co faktycznie się wydarzyło, przenosi firmę do strategicznego planowania tego, co MOŻE się wydarzyć w przyszłości, miejmy nadzieję z coraz większą dokładnością.
Kiedy optymalizacja zasobów staje się ważna?
Firma dopiero rozpoczynająca działalność prawdopodobnie nie koncentruje się na prawdziwej optymalizacji zasobów, ponieważ jest zbyt zajęta dostarczaniem klientom usług za wszelką cenę i utrzymywaniem wysokiego zadowolenia klientów i NPS. Prawdopodobnie normą jest zatrudnianie pracowników i pozyskiwanie zasobów na czas. Prawdopodobnie nie ma też systemów planowania wydajności lub dynamicznego planowania zasobów.
W miarę rozwoju firmy coraz ważniejsza staje się jednak potrzeba strategicznego zatrudniania pracowników i efektywnego przydzielania ich do projektów. W tym momencie kluczowe znaczenie ma ustanowienie modelu optymalnej alokacji zasobów, który kontroluje koszty, zwiększa zaangażowanie pracowników i zapewnia wgląd w potrzeby związane z zatrudnianiem pracowników z dużym wyprzedzeniem.
To, kiedy dokładnie stanie się to w przypadku Twojej firmy, zależy od kilku czynników związanych ze złożonością biznesu: ilu masz rozliczanych pracowników, ile różnych zestawów umiejętności śledzisz i próbujesz obsadzić, w ilu walutach rozliczasz się. Lista jest długa. Postaraj się skupić na proaktywnym wdrażaniu rozwiązań, takich jak PSA (automatyzacja usług profesjonalnych), które pomogą Ci rozwijać się bez zakłóceń biznesowych.
Trzy klucze do skutecznej optymalizacji zasobów w zarządzaniu projektami
1. Utrzymanie optymalnego wykorzystania faktur
Zanim będzie można cokolwiek zoptymalizować, należy ustalić, na jakim etapie znajdujemy się obecnie. Jest to proste obliczenie wykorzystania zasobów podlegających rozliczeniu, więcej na temat wykorzystania zasobów podlegających rozliczeniu można przeczytać tutaj.
Po zapoznaniu się z danymi liczbowymi, można spojrzeć na branżowe benchmarki, takie jak coroczne Professional Services Benchmarks firmy Service Performance Insight (patrz strona 18, aby przyjrzeć się trendowi wyższego wykorzystania pracowników). Następnie można zacząć poprawiać wykorzystanie personelu, podnosząc kwalifikacje, zatrudniając pracowników itp.
Wskazówka dotycząca narzędzi: Możesz sobie poradzić z arkuszami kalkulacyjnymi i raportami z narzędzia do śledzenia czasu, ale oprogramowanie PSA zostało stworzone właśnie do tego typu pomiarów i śledzenia. W PSA ten sam zestaw danych, którego używasz do wykorzystania, może mierzyć przychody. BigTime ma jeszcze głębsze miary wykorzystania rozliczeniowego, co pozwala na zaawansowaną analizę, taką jak wykorzystanie produktywne i rozliczeniowe, gdy jesteś gotowy, aby przejść do tego.
2. Pomiar i monitorowanie wiodących i opóźnionych wskaźników KPI
Pomiar jest kluczem do poprawy, poprawa jest sposobem na rozwój i skalowanie. Mierzenie postępów wymaga raportowania, które obejmuje to, co się wydarzyło i co się wydarzy. Optymalna alokacja zasobów ma miejsce, gdy wgląd w przyszłe potrzeby w zakresie zasobów jest połączony z bieżącymi potrzebami wynikającymi z realizowanych projektów.
Wskazówka dotycząca narzędzi: Nie czekaj na bóle wzrostowe, wejdź do skalowalnego systemu wcześniej, aby rozwijać się z łatwością, skalować w razie potrzeby, a także kompilować dane, które ostatecznie umożliwiają zaawansowaną analizę i ocenę ryzyka, takie jak model ryzyka utraty zasobów na stronie 12 naszej białej księgi "Walka z wielką rezygnacją".
3. Wykorzystanie modelu prognozowania wydajności w celu zrozumienia przyszłej podaży i popytu na zasoby.
Mając ustalone poziomy odniesienia i postępy, nadszedł czas na planowanie i realizację rozwoju. Budowanie modelu planowania wydajności może rozpocząć się, gdy organizacja jest mała, od zarządzania zasobami na czas. Wraz z rozwojem zespołu coraz ważniejsze staje się przejście do dynamicznej optymalizacji zasobów i zatrudniania personelu, w którym żądania zasobów są powiązane z planami projektów i zestawami umiejętności. Nasza najnowsza biała księga wyjaśnia spektrum modeli prognozowania wydajności dostępnych dla firm usługowych oraz techniki optymalizacji zasobów przy użyciu analityki predykcyjnej planowania wydajności.
Wskazówka dotycząca narzędzi: Zintegrowane systemy stają się koniecznością, gdy biznes staje się coraz bardziej złożony. PSA zintegrowany z księgowością to oczywistość. Dodanie integracji z CRM przyniesie korzyści w zakresie optymalizacji zasobów dzięki wglądowi w projekty sprzedaży i ich potrzeby kadrowe. Aby uzyskać najdokładniejsze prognozy wydajności, należy rozważyć predykcyjne zarządzanie wydajnością i planowanie, model planowania wydajności, który wykorzystuje dane z PSA w celu poprawy dokładności prognozowania zasobów i przyszłych potrzeb w zakresie zasobów.
Przyszłość optymalizacji zasobów: Predykcyjne modelowanie danych
Coraz bardziej wydajna optymalizacja zasobów na dużą skalę nie jest łatwa i musi uwzględniać nie tylko czas podlegający rozliczeniu, ale także czas poświęcony na produktywną pracę, taką jak rozwój umiejętności, zarządzanie zespołem i inne niepodlegające rozliczeniu elementy, takie jak czas urlopu. Musi też opierać się na coraz dokładniejszych prognozach wydajności od kierowników projektów i menedżerów zasobów.
W BigTime. stworzyliśmy predykcyjny model planowania wydajności, który eliminuje część błędów ludzkich z prognoz na przyszłość. Zrobiliśmy to, wykorzystując dane historyczne związane z planowaniem zasobów w projektach oraz dane, które pokazały, co faktycznie się wydarzyło.
Ta nowa granica w modelowaniu danych dla optymalnego planowania wydajności zasobów jest przykładem tego, co jest możliwe, ale osiągnięcie tego zajmie trochę czasu. Sugerujemy, aby zacząć już teraz, kompilując dane w PSA (takim jak nasz), aby uzyskać coraz lepszy wgląd i widoczność kondycji firmy teraz i w przyszłości.
Podsumowanie
Praktycznie rzecz biorąc, optymalizację zasobów w zarządzaniu projektami można zdefiniować jako połączenie inteligentniejszych procedur pracy i lepszych narzędzi. To połączenie jest ważne, ponieważ powinno prowadzić do mierzalnej i wymiernej poprawy nie tylko optymalizacji zasobów, ale także wszystkich wskaźników KPI, w tym zadowolenia klientów i zaangażowania pracowników. Trzy techniki optymalizacji zasobów dla organizacji świadczących usługi profesjonalne obejmują:
- Utrzymanie optymalnego wykorzystania faktur
- Mierzenie i monitorowanie wiodących i opóźnionych wskaźników KPI
- Korzystanie z modelu prognozowania wydajności w celu zrozumienia przyszłej podaży i popytu na zasoby.
Optymalizacja zasobów jest kluczowym elementem świadczenia usług. Aby zoptymalizować wykorzystanie zasobów, należy nie tylko gromadzić i śledzić dane, ale także rozumieć te dane i sposób ich wykorzystania do podejmowania mądrych decyzji dotyczących zarządzania pojemnością zasobów. Narzędzia takie jak PSA mogą pomóc organizacjom właśnie w tym, pomagając w napędzaniu wzrostu bez przerywania działalności.
.png)
Często zadawane pytania dotyczące optymalizacji zasobów
Czym jest optymalizacja zasobów?
Optymalizacja zasobów w zarządzaniu projektami to proces przydzielania i zarządzania personelem podlegającym rozliczeniom, tak aby zarabiał on pieniądze dla firmy, jednocześnie wypełniając swoje zobowiązania wobec klientów. Efektywna optymalizacja zasobów równoważy obciążenie pracowników z ustalonymi celami związanymi z dostawą dla klientów, zapewniając jednocześnie, że pracownicy rozliczają tyle czasu, ile mogą, bez wypalania się.
Jak zoptymalizować wykorzystanie zasobów?
Trzy techniki optymalizacji zasobów dla organizacji świadczących profesjonalne usługi obejmują:
- Utrzymanie optymalnego wykorzystania faktur
- Mierzenie i monitorowanie wiodących i opóźnionych wskaźników KPI
- Korzystanie z modelu prognozowania wydajności w celu zrozumienia przyszłej podaży i popytu na zasoby.
Dlaczego optymalizacja zasobów jest ważna?
Optymalizacja zasobów jest ważna, ponieważ prowadzi nie tylko do mierzalnej i wymiernej poprawy efektywności wykorzystania zasobów, ale może mieć również wpływ na wszystkie KPI (kluczowe wskaźniki wydajności), w tym zadowolenie klientów i zaangażowanie pracowników.
Czym jest strategia optymalizacji zasobów?
Optymalizacja zasobów obejmuje metodologię lub proces planowania wydajności w celu skutecznego zrównoważenia dostępnych zasobów i zestawów umiejętności z popytem i celami w taki sposób, aby pracownicy mogli rozliczać jak najwięcej czasu bez wypalania się.
