Praca twoich pracowników jest źródłem twoich zysków - ale czy wiesz, jak efektywnie zarządzać ich czasem i jak najlepiej go wykorzystać?
W tym artykule zagłębimy się w procesy planowania zasobów i pokażemy wszystkie wskazówki i triki, których można użyć, aby usprawnić zarządzanie zasobami w organizacji świadczącej usługi profesjonalne.
Czym jest proces planowania zasobów?
Krótko mówiąc, proces planowania zasobów to łańcuch działań, który pomaga menedżerom nadzorować godziny pracy ich pracowników.
Planowanie zasobów ogólnie odnosi się do procesu przypisywania i przydzielania specjalistów do projektów lub konkretnych zadań w oparciu o ich umiejętności, doświadczenie, certyfikaty i inne czynniki, które pracodawca uważa za cenne w danym przypadku. Ogólnie rzecz biorąc, za proces ten odpowiedzialni są kierownicy projektów.
Ogólnie rzecz biorąc, proces planowania zasobów można zastosować do:
- Pracownicy lub członkowie zespołu
- Zespoły
- Umowy
- Projekty
- Harmonogramy
- Lub inne zasoby potrzebne do ukończenia projektu
Jaki jest sens posiadania procesu planowania zasobów?
Głównym celem procesów planowania zasobów jest poprawa dokładności i wiarygodności planów i szacunków oraz wykrycie wszelkich niespójności w projekcie, zanim wpłyną one na wyniki.
W rezultacie oszczędzają cenny czas zarówno kierowników projektów, jak i pracowników, pomagając firmom prosperować z większą ilością pieniędzy w banku.
Na czym polega proces planowania zasobów?
Proces planowania zasobów nie należy do najprostszych. W obecnej wersji składa się z 6 etapów. Zagłębimy się w każdy krok w dalszej części tego artykułu.
- Planowanie projektu
- Wymiana informacji
- Przydział zasobów
- Śledzenie czasu
- Prognozowanie przyszłego planowania
- Aktualizacja planu
Wystarczy spojrzeć na tę listę, aby zauważyć, że etapy te koncentrują się na wielu warstwach działalności biznesowej i mają znaczący wpływ na zasoby. W związku z tym wymagają one kompleksowego podejścia do każdej sfery działalności, w tym:
- Pojemność zasobów
- Dostępność zasobów
- Nieobecności
- Zarządzanie umiejętnościami
- Śledzenie czasu
- Komunikacja
- Finanse projektu
- Nakładające się harmonogramy dla różnych operacji
W niektórych branżach procesy planowania zasobów mogą być jeszcze bardziej skomplikowane.
Na przykład branża usług profesjonalnych wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami w zakresie planowania zasobów, takimi jak dynamiczne wynagrodzenia, różne rodzaje umów i liczne metody rozliczeń.
W rezultacie proces planowania zasobów powinien dotyczyć nie tylko kierowników projektów, ale także osób odpowiedzialnych za sprzedaż i finanse.
Jakie są różne rodzaje procesów planowania zasobów?
Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje procesów planowania zasobów.
Planowanie popytu
Pierwszym z nich jest hipotetyczny proces planowania zasobów (znany również jako planowanie popytu). W tym typie planowania ustalamy, jakie zasoby są potrzebne do realizacji projektu i przydzielamy je swobodnie, bez żadnych ograniczeń, takich jak nieobecności czy dni wolne od pracy.
Daje on kierownikom projektów ogólny zarys specjalistów potrzebnych do ukończenia projektu zgodnie z określonym harmonogramem.
Jednak taki plan ma na celu określenie szacunkowego zapotrzebowania na usługi; nie nadaje się do precyzyjnego planowania. Dlatego musi być używany w połączeniu z innym rodzajem zarządzania zasobami, rzeczywistym procesem planowania zasobów.
Rzeczywisty proces planowania zasobów
Ten typ jest najczęściej używany do porównywania popytu ustalonego w hipotetycznym planie z rzeczywistą dostępnością zasobów firmy.
W tym momencie zarys spotyka się z rzeczywistymi danymi, co skutkuje bardziej realistycznym harmonogramem dla całego projektu.
Chociaż proces planowania zasobów może wydawać się uciążliwy, z pewnością ma on pewne zalety, które przewyższają ilość pracy, jaką wymaga.
Dzieje się tak, ponieważ taki plan może ci zapewnić:
Dokładne szacunki i plany. Według PMI, 43% projektów nie jest kończonych w ramach budżetu, a prawie połowa (48%) nie jest kończona na czas. Proces planowania zasobów może pomóc w alokacji zasobów, zapobiec niepowodzeniu operacji i pokazać ryzyko, którego należy unikać - wszystko po to, aby zapewnić sukces przedsięwzięć.
Optymalne wykorzystanie zasobów. Czy niektórzy z Twoich specjalistów pracują w nadgodzinach, podczas gdy inni są odsunięci na bok? Koniec z tym - dzięki procesom planowania zasobów można zoptymalizować ich wykorzystanie bez nadmiernego lub niedostatecznego przepracowywania kogokolwiek poprzez równomierne zarządzanie zasobami niezależnie od okoliczności. Możesz również sprawdzić, kto i kiedy pracuje nad jakimi projektami.
Dokładne prognozy finansowe. Rentowność projektu nie powinna być zagadką do samego końca. Korzystając z procesów planowania zasobów w połączeniu z wystarczającymi narzędziami do zarządzania, można precyzyjnie oszacować budżet projektu i sprawdzić, czy jest on wart wysiłku.
Lepsze zarządzanie projektami. Jeśli pracujesz w firmie usługowej, z pewnością masz na głowie więcej niż jeden projekt. Na szczęście nie muszą one być ze sobą splątane - dzięki procesom planowania zasobów i odpowiedniemu narzędziu do zarządzania możesz dokładnie zobaczyć, jak i kiedy się pokrywają, i odpowiednio zareagować.
Większa satysfakcja klienta. Dzięki dokładnym planom możesz poinformować klienta o dokładnym harmonogramie, a przede wszystkim możesz się go trzymać. Czy jest coś lepszego dla klienta niż firma, która jest w stanie dostarczyć projekt dokładnie zgodnie z planem?
Płynna komunikacja. Zarządzanie portfelem projektów jest często trudne, a podejmowanie właściwych decyzji jeszcze trudniejsze. Na szczęście dzięki procesom planowania zasobów można szybko wykryć wszelkie problemy i omówić je z innymi menedżerami lub zainteresowanymi stronami.
Lepsze morale. Żaden pracownik nie lubi być zaskakiwany dodatkowymi obowiązkami niemal z dnia na dzień. Na szczęście dzięki procesom planowania zasobów mogą oni zaplanować swoją pracę i być bardziej produktywni.
Lepsze planowanie przyszłości. Procesy planowania zasobów pomagają organizacjom przewidywać i efektywnie przydzielać zasoby, zapewniając optymalne wykorzystanie i strategiczne dostosowanie do skutecznego planowania i przyszłego sukcesu.
Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Proces planowania zasobów może być przydatny nie tylko do tworzenia harmonogramów. Za pomocą odpowiedniego narzędzia można sprawdzić status danego specjalisty (zatrudniony, onboarding, offboarding, były), zobaczyć jego historię pracy, sprawdzić obciążenie pracą i wiele więcej.
Etapy planowania zasobów
1. Planowanie projektu
Jeśli zarządzanie cyklem życia projektu rozpoczęło się od dogłębnej analizy, planowanie projektu powinno być bułką z masłem.
Kluczowe cele tego etapu obejmują:
- Określenie głównych rezultatów.
- Podział projektu na etapy i określenie potrzebnych zasobów.
- Lista podstawowych zadań wraz z umiejętnościami wymaganymi do ich wykonania.
- Przeprowadzenie hipotetycznej fazy planowania zasobów poprzez określenie zapotrzebowania na poszczególne umiejętności w projekcie, a także oszacowanie czasu, jaki poszczególni specjaliści potrzebują na wykonanie swoich zadań.
- Określenie marży zysku, czasu i budżetu projektu.
Choć samo w sobie może się to wydawać uciążliwe, jest to dopiero początek faktycznego procesu planowania zasobów projektu. Teraz musisz przetestować swój plan projektu.
2. Wymiana informacji
Aby skutecznie zaplanować zasoby, trzeba wiedzieć, jakie opcje są dostępne - a do tego potrzebny jest dostęp do informacji o dostępności zasobów.
Cel wymiany informacji jest prosty - ustalenie, czy firma posiada zasoby do realizacji projektu i w jaki sposób może go zrealizować.
Kluczowe cele tego etapu obejmują:
- Weryfikacja informacji o dostępności i możliwościach niezbędnych specjalistów,
- Stworzenie realistycznego planu zasobów w oparciu o powyższe informacje.
Wiele przewodników po procesie planowania zasobów twierdzi, że jedynym sposobem na zebranie informacji jest zorganizowanie licznych spotkań.
Chociaż zgadzamy się, że jest to jeden ze sposobów na osiągnięcie tego celu, nie uważamy, że jest to najbardziej efektywny sposób - z naszej perspektywy siedzenie z kilkoma lub więcej innymi osobami próbującymi dojść do tych samych wniosków jest co najmniej uciążliwe.
Jednak w nowoczesnym planowaniu zasobów spotkania często można zastąpić informacjami gromadzonymi automatycznie przez oprogramowanie do zarządzania zasobami, takie jak BigTime. W rzeczywistości mogą one dostarczyć wszystkie dane, które mogłyby zostać zebrane podczas spotkania (i więcej), w tym informacje na temat:
- Pojemność
- Wakaty
- Planowane nieobecności
- Nadgodziny
- Koszty i wynagrodzenia
- Dni ustawowo wolne od pracy
Jednocześnie takie narzędzia nie wymagają czasochłonnych przygotowań.
Co ważne, nie zastępują one również spotkań, które nadal są niezbędne do znalezienia wspólnej płaszczyzny między zespołami i menedżerami. Zamiast tego dostarczają osobom odpowiedzialnym informacji, których potrzebują, aby zmaksymalizować wydajność każdego spotkania, jednocześnie utrzymując je tak krótko, jak to możliwe.
3. Przydział zasobów
Alokacja zasobów polega na dopasowaniu dostępnych pracowników do etapów projektu, w których najlepiej mogą uczestniczyć.
Kluczowe cele tego etapu obejmują:
- Porównanie listy dostępnych zasobów z harmonogramem projektu.
- Przypisywanie osób do różnych etapów projektu.
- Oszacowanie kosztów pracy dla projektu i porównanie ich z oczekiwaną rentownością.
- Podwójne sprawdzenie przydziałów pod kątem nieobecności lub wakatów.
4. Śledzenie czasu
Każdy pracownik codziennie śledzi swój czas pracy - ale czy jest coś więcej w tej części procesu planowania zasobów?
Kluczowe cele tego etapu obejmują
- Monitorowanie postępów projektu.
- Zapewnienie, że projekt mieści się w budżecie.
- Wykrywanie wszelkich niespójności i opóźnień, na które należy zareagować.
Co ważne, śledzenie czasu pracy nie powinno być traktowane jako kolejna formalność stojąca na drodze do efektywnego projektu. Powinno być ważnym źródłem informacji na temat opóźnień, nadgodzin lub innych kwestii, którymi należy się zająć.
5. Prognozowanie przyszłego planowania
Projekt może się zakończyć, ale proces planowania zasobów nigdy. Po zakończeniu projektu należy wykorzystać zebrane dane do tworzenia prognoz i ulepszania projektów, nad którymi można pracować w przyszłości.
Kluczowe cele tego etapu obejmują:
- Przewidywanie popytu na usługi i produkty.
- Określenie wskaźników rotacji i ewentualnych problemów związanych z zatrudnieniem.
- Stworzenie listy zagrożeń i błędów, których chcesz uniknąć w przyszłości (jeśli takie istnieją).
Dlaczego mój proces planowania zasobów zawodzi?
Sprawy nie idą zgodnie z planem? Nie ma problemu - po prostu sprawdź, czy któryś z tych problemów dotyczy twojego procesu planowania zasobów i rozwiąż je od razu.
Brak spotkań z klientami.
Czasami po prostu nie można samodzielnie dowiedzieć się, gdzie iść dalej. Skontaktuj się z klientem, aby rozwiązać najbardziej palące kwestie. Organizuj spotkania w celu ustalenia priorytetów i rozwiązywania konfliktów.
Brak analizy danych.
Kompilowanie danych i monitorowanie postępów powinno być regularnie poruszane podczas spotkań z klientami. Tylko podczas takich spotkań można zidentyfikować problem, zanim wpłynie on na projekt.
Brak jednego źródła wiedzy.
Finanse, dostępność, obciążenie pracowników, umiejętności pracowników i wiele innych - to wszystko cechy, które należy wziąć pod uwagę podczas alokacji zasobów. Ignorowanie ich lub po prostu brak dostępu do nich może prowadzić do powtarzających się błędów w alokacji budżetu.
Nie uwzględnia czasu wolnego i świąt państwowych.
Czas wolny i święta państwowe zmniejszają liczbę godzin pracy i mogą powodować opóźnienia, jeśli nie zostaną uwzględnione w ostatecznym planie projektu. Jeśli korzystasz z odpowiedniego narzędzia, dni wolne od pracy są zawsze widoczne z wyprzedzeniem.
Różne rozumienie kluczowych wskaźników.
Kluczowe wskaźniki, takie jak wykorzystanie i wydajność, mogą być różnie interpretowane przez różne osoby w firmie. Upewnij się, że omówiłeś je szczegółowo z każdą zaangażowaną stroną, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
Pomijanie projektów na ścieżce sprzedaży.
Jeśli pracujesz w firmie usługowej, Twój zespół sprzedaży ma kilka oczekujących projektów, które wkrótce się rozpoczną. Upewnij się, że są one uwzględnione w twoich planach.
Nie biorąc pod uwagę projektów wewnętrznych.
Projekty wewnętrzne również wymagają czasu i wysiłku ze strony pracowników. Upewnij się, że uwzględniłeś je w swoich planach, aby uniknąć nadgodzin.
Brak miękkich rezerwacji w celu lepszego prognozowania obłożenia.
Niektóre projekty mogą być wstępne w momencie tworzenia planów na dany okres, ale nie oznacza to, że należy je po prostu pominąć. Stwórz miękkie rezerwacje, aby nie były zaskoczeniem dla menedżerów.
