Chcesz, aby Twoja firma, jako całość, funkcjonowała wydajnie, skutecznie, z udanymi relacjami z klientami i oczywiście z zyskiem. Oznacza to, że wszystkie poszczególne działy w firmie muszą funkcjonować w ten sam sposób, nie tylko indywidualnie, ale także wspólnie.
Heather Kourcklas, prezes Golden Gait, LLC jest ekspertem, jeśli chodzi o prowadzenie efektywnego operacyjnie biznesu. Dzieląc się swoimi radami na temat sukcesu całej firmy, Heather przeprowadziła nas przez swoje doświadczenia z pierwszej ręki podczas niedawnego webinarium, Re-engineering Your Firm: How to Audit Your Operations for a Healthier Bottom Line..
Jako lider, niezwykle ważne jest, aby nie tylko być w stanie dostrzec nieefektywności operacyjne, ale także naprawić je w sposób, który działa dla wszystkich członków zespołu. Od identyfikowania do rozwiązywania problemów, Heather ma na to wszystko radę.
Określenie funkcji działu.
Jeśli Twoja firma jest podobna do większości, istnieją określone działy z ustalonymi obowiązkami. Może się to wydawać oczywiste, ale wraz z rozwojem zespołu i wprowadzaniem nowych ról ważne jest, aby zidentyfikować zarówno funkcje w każdym dziale, jak i funkcje międzydziałowe.
Kiedy będzie to miało znaczenie? Heather wymieniła kilka przykładów sytuacji, w których będziesz zadowolony, że zidentyfikowałeś i zdefiniowałeś działy.
Przykład 1: Dział kadr i księgowość (lista płac) muszą mieć dobrą komunikację, gdy pracownik zostaje zatrudniony, otrzymuje podwyżkę, zmienia świadczenia lub odchodzi z firmy.
Przykład 2: Operacje i księgowość muszą mieć dobrą komunikację i solidne przepływy pracy, aby zapewnić prawidłowe rejestrowanie kosztów pracowników w projektach i umowach. Postępuj zgodnie z naszymi 6 krokami, aby upewnić się, że uzyskujesz pełną wartość z tych dwóch zespołów pracujących w synchronizacji.
Jak zatem skutecznie zidentyfikować i zdefiniować działy i role w firmie?
Opracowanie powiązań między działami.
Przejdź przez to i porozmawiaj z pracownikami, którzy faktycznie wykonują codzienną pracę. Po wysłuchaniu wszystkich członków w każdym dziale, udokumentuj zadania i kroki, które są potrzebne do wykonania każdego zadania lub projektu. Podczas tych rozmów ważne jest, aby pracownicy znali sens tego wszystkiego. Gdy pracownicy mają jasne zrozumienie tego, co próbujesz osiągnąć, w tym usprawnienie ich pracy, powinno to pomóc im w większym zainteresowaniu i zaoferowaniu solidnych informacji.
Skorzystaj z poniższych punktów do rozmowy i przemyśleń, aby jak najlepiej wykorzystać rozmowy z członkami zespołu:
- Chcemy odkryć, co działa, a co nie działa
- Z jakimi problemami zmagają się pracownicy? Wysłuchaj ich, to oni wykonują tę pracę
- Czego im brakuje, by mogli lepiej wykonywać swoją pracę?
- Jakie są ich sugestie dotyczące skuteczności, wydajności i oszczędności kosztów?
- Co działa dobrze? Nie chcemy zapomnieć o tym elemencie - nie chcemy zmieniać niczego, co jest produktywne i skuteczne!
Zrób miejsce na poprawę.
Teraz, gdy zidentyfikowałeś role i obowiązki we wszystkich działach w swojej organizacji i usiadłeś ze wszystkimi członkami zespołu, nadszedł czas, aby podsumować, zidentyfikować i wprowadzić ulepszenia, korzystając z informacji zwrotnych zebranych od zespołu. Zapisz swoje wnioski! Zapisanie na papierze tego, co usłyszałeś od swojego zespołu, może pomóc w lepszym dostosowaniu celów i uświadomieniu sobie podobieństw (lub różnic) w potrzebach działów. Gdy wszystkie informacje zwrotne znajdą się w jednym miejscu, zacznij tworzyć plan działania. Jakie są największe problemy, na które zwrócono uwagę? Gdzie jest miejsce na poprawę? Ponownie, nie zapomnij pomyśleć o rzeczach, które wcale nie muszą być zmieniane.
Otrzymałeś informacje zwrotne i podsumowałeś swoje ustalenia. To, co nastąpi później, może wydawać się najbardziej onieśmielającym krokiem, ale to właśnie po to wykonałeś całą tę pracę i to właśnie sprawi, że Twoja firma będzie jeszcze lepsza. Ważne jest, aby przypomnieć sobie, że nie stanie się to z dnia na dzień. Po ustaleniu priorytetów należy rozważyć podejście etapowe, w zależności od tego, ile należy zmienić / poprawić i jaki będzie to miało wpływ na wyniki finansowe. Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest przytłoczenie swojego zespołu i wyników finansowych.
Podczas wprowadzania zmian i udoskonalania procesów, nie przestawaj otrzymywać informacji zwrotnych od wszystkich działów. Spójne kontrole temperatury dadzą Twojej firmie największą szansę na skuteczne, wydajne i rentowne funkcjonowanie.
Posłuchaj, jak Heather omawia jeszcze więcej szczegółów i swoich porad dotyczącychwykrywania nieefektywności operacyjnych w poszczególnych działach i między nimi, poprawy komunikacji między zespołami, radzenia sobie z zarządzaniem zmianą i analizowania wpływu zmian na wyniki finansowe w tym nagraniu webinarium.
