Kroki do stworzenia zwycięskiego konspektu propozycji projektu

Trilby Lawless

Aktualizacja: 7 listopada 2023 r.
19 grudnia 2019 r.
Spis treści
UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ
Spis treści
Kroki do stworzenia zwycięskiego konspektu propozycji projektu

Propozycja projektu to Twój czas, aby zabłysnąć, gdy próbujesz pozyskać nowego klienta lub podzielić się swoimi usługami. Dlaczego więc wydaje się, że łatwiej powiedzieć niż zrobić? 

Często najtrudniej jest zacząć i upewnić się, że masz odpowiednią formułę, aby skutecznie zmapować swój projekt i przekazać plan sukcesu. Dzięki odpowiednim krokom, czas poświęcony na przygotowanie propozycji projektu zaowocuje przekonującym dokumentem i celami, których potrzebujesz, aby rozpocząć. 

Przejdźmy do rzeczy. 

Krok 1: Uchwyć szerszy obraz

Zanim cokolwiek zapiszesz na papierze, poświęć trochę czasu na omówienie projektu, czy to z zespołem, czy samodzielnie. Pomoże to w znalezieniu pomysłów i pozwoli lepiej zrozumieć zakres projektu, zanim spróbujesz nadać mu sens w zarysie. 

Po pierwsze, postaw się w sytuacji klienta, jakie pytania może zadać podczas prezentacji? Zanotuj je, abyś mógł odnieść się do nich w swoim planie, a także wszelkie znane wcześniej przeszkody, na które możesz być na bieżąco. Co najważniejsze, ustal, jaki jest konkretny haczyk Twojej firmy, aby wygrać projekt i wyróżnić się na tle konkurencji.

Krok 2: Obliczenie zakresu projektu

Podjęcie współpracy z nowym klientem to budowanie relacji, która musi być dwukierunkowa. Chociaż brzmi to tandetnie, zanim będziesz mógł iść naprzód, musisz dokonać autorefleksji. Dowiedz się, co będzie potrzebne, aby utrzymać relacje z Twoją firmą. Oznacza to przyjrzenie się zakresowi i obliczenie, ile czasu i zasobów to zajmie. 

Dużą rolę odgrywa tu również uwzględnianie zależności. Możliwość ustalenia z wyprzedzeniem, które zadania, pracownicy i kamienie milowe będą zależeć od kamienia milowego, jest kluczem do wyprzedzenia blokad drogowych. Zapisz te notatki, aby uwzględnić je w propozycji projektu, dzieląc się tym, jakie zasoby będą śledzone i jak planujesz monitorować zakres. 

Krok 3: Podbij streszczenie

Gwarantujemy, że jest to najmniej ulubiona część zarysu projektu, wprowadzenie jest zniechęcające. Najlepszym sposobem, aby sobie z tym poradzić, jest nie stresowanie się. Zachowaj prostotę i utrzymaj uwagę klienta, przechodząc bezpośrednio do zaspokojenia jego potrzeb. Zacznij od unikalnego anioła, którego wymyśliłeś lub fragmentu istotnych danych. Celem jest, aby był on krótki, ale jednocześnie ekscytujący i motywujący dla klienta.

Krok 4: Rozwiązanie problemu

Ta część konspektu to miejsce, w którym określasz, co należy rozwiązać i dlaczego jest to ważne, aby nadać kontekst rozmowie. Pokaż, że poświęciłeś czas na zrozumienie perspektywy klienta i innych podobnych projektów. Niektóre zarysy wykorzystują również tę szansę, aby omówić wymagania projektu. Jakie elementy, materiały lub dodatkowe zasoby są potrzebne.

Krok 5: Zaprezentuj rozwiązanie 

Jak sugeruje tytuł tej sekcji, jest to miejsce, w którym dzielisz się swoim rozwiązaniem problemu klienta, podkreślając umiejętności, strategie i procedury, które według twojego zespołu będą działać najlepiej. Jest to miejsce, w którym twój wielki pomysł łączy się, więc niech będzie jasny i zwięzły. Najlepsze zarysy dają również oczekiwany rezultat, który będzie aktywnie śledzony i mierzony w celu aktualizacji dla klienta po drodze. 

Krok 6: Rozmowa o pieniądzach

Nadszedł czas, aby zagłębić się w budżet. Klient będzie chciał wiedzieć, ile będzie go to kosztować i w jaki sposób będą budżetowane poszczególne etapy projektu. Najlepszą wskazówką, jaką możemy tu dać, jest szczere wyjaśnienie przyczyn każdego kosztu. Skorzystaj z okazji, aby pokazać wartość dodaną swojej firmy, przedstawiając istotę budżetu. 

Krok 7: Pokaż swój plan zarządzania

Zasadniczo ten etap konspektu obejmuje kroki, które należy podjąć, aby upewnić się, że projekt jest ściśle zarządzany, aby uniknąć sytuacji, w których sprawy zbaczają z kursu. Wskazówka: Posiadanie profesjonalnego oprogramowania do automatyzacji usług, takiego jak BigTime, ułatwia ten krok. Możesz zapewnić swoich klientów, że będziesz w stanie być na bieżąco z zadaniami, budżetami i zasobami projektu w czasie rzeczywistym. 

Krok 8: Wnioski 

Wreszcie doszedłeś do konkluzji. Podobnie jak w przypadku wstępu, należy zachować prostotę i krótko podsumować główne punkty z poprzednich sekcji. Zakończ na wysokim poziomie, ponownie przedstawiając swoją unikalną propozycję wartości i nie zapomnij podać jasnego następnego kroku, aby utrzymać piłkę w ruchu. 

Ostatnia wskazówka...

Po wykonaniu kroków 1-8 wróć do początku konspektu i edytuj, edytuj, edytuj. Każde pisanie wymaga poprawek, a na tak ważny dokument jak wniosek warto spojrzeć więcej niż raz. Ostatecznym celem jest stworzenie profesjonalnie zorganizowanego i szczegółowego wniosku. Zachowaj jasność i zwięzłość, a będziesz na drodze do sukcesu! 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak usprawnić proces zarządzania planem projektu po jego uruchomieniu, kliknij tutaj, aby poprosić o spersonalizowany przewodnik po naszym oprogramowaniu PSA.

UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ

Gotowy, by z nami działać?

Twój czas jest cenny, nie będziemy go marnować.

Zalecane dla Ciebie

Czym jest zgodność z DCAA? + 4 wskazówki dotyczące zachowania zgodności
BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

Czym jest zgodność z DCAA? + 4 wskazówki dotyczące zachowania zgodności

Wydanie BigTime z marca 2021 r.
BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

Wydanie BigTime z marca 2021 r.

BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

Zwiększ zyski i produktywność dzięki alokacji zasobów

Subskrybuj

Uzyskaj najnowsze informacje na temat zarządzania firmą.