Podczas niedawnego webinarium panelowego mieliśmy okazję porozmawiać z PLATT o typowych bolączkach, z którymi często borykają się firmy świadczące profesjonalne usługi. Profesjonaliści z PLATT podzielili się swoimi pomocnymi radami, jak radzić sobie z tymi bolączkami, w tym z wyzwaniami operacyjnymi i finansowymi.
(Zanurzyli się również głęboko w rosnące bóle związane z zarządzaniem projektami.)
Ponieważ nasze webinarium przyniosło tak wiele wspaniałych spostrzeżeń, chcieliśmy podzielić się niektórymi z naszych ulubionych wniosków na temat operacji i rosnących bólów finansowych. Czytaj dalej, aby poznać bezcenne porady, które możesz wdrożyć we własnej firmie.
Ale najpierw poznaj naszych panelistów z PLATT Architecture!
Bud Holland, starszy kierownik projektu
Ren UriarteDyrektor ds. finansów i zasobów ludzkich
Jonna Heykoopkierownik biura
Podczas automatyzacji należy zwracać uwagę na czerwone flagi wskazujące, że coś może nie działać.
Pierwsza czerwona flaga? "Gdy rozwiązanie jest bardziej skomplikowane niż obecny problem" - Bud podzielił się z nami tą prostą zasadą podczas automatyzacji procesów. PLATT wielokrotnie natknął się na tę zasadę w przypadku różnych aplikacji i oprogramowania, które próbowali wdrożyć w swojej firmie.
Ważne jest, aby procesy, które egzekwujesz w swojej firmie, działały dla Twojego zespołu. Ponieważ to pracownicy faktycznie wykonują pracę związaną z przestrzeganiem procesów, należy realistycznie podchodzić do tego, ile czasu i energii zajmuje ich realizacja. Chociaż automatyzacja procesu może mieć ogromny wpływ na wydajność, nie można zautomatyzować wszystkiego. Ren wspomina, że oprócz korzystania z BigTime do śledzenia godzin i budżetów, nadal spotyka się z zespołem zarządzającym projektem, aby omówić zadania. Czas i komunikacja twarzą w twarz (lub Zoom-to-Zoom) są nieocenione i niezastąpione.
(Jak wspomniał Bud, istnieje wiele rodzajów oprogramowania. Wiemy, że może to być mylące, aby wiedzieć, co jest czym. Zapoznaj się z poniższymi blogami, aby dowiedzieć się, co oznaczają i czy Twoja firma może z nich skorzystać)
PSA a oprogramowanie do zarządzania projektami: Podział funkcji
PSA a oprogramowanie ERP: Podział funkcji
PSA I CRM: Software Dream Team?
PSA 101: Wprowadzenie do automatyzacji usług profesjonalnych
To normalne, że należy ponownie ocenić i dostosować swoje wewnętrzne procesy. To naprawdę dobra rzecz.
Cofnięcie się o krok i przyjrzenie się sposobowi, w jaki rzeczy są robione, jest czymś, co każda firma powinna regularnie praktykować. PLATT wiedział, że musi to zrobić kilka lat temu, kiedy nagle stanął w obliczu dużej listy projektów, która szybko rosła. Chociaż jest to świetny problem, stres, jaki odczuwają firmy z tego powodu, może być realny.
Bud wspomina: "Kiedy byliśmy mniejsi, mieliśmy projekty, które przynosiły zyski i inne, które nie były tak dochodowe. Ta metoda sprawdzała się, gdy mieliśmy mniejszy zasięg, ale gdy się rozrastaliśmy, ta metoda już nie działała. Musieliśmy być bardziej wydajni i dowiedzieć się, jak lepiej śledzić nasze projekty i nauczyć się prognozować nasze zyski".
Kolejnym sygnałem, że nadszedł czas na ponowną ocenę procesów, jest sytuacja, w której obciążenie pracą lub ilość pracy ręcznej jest na tyle duża, że trzeba zautomatyzować niektóre procesy, aby lepiej wykorzystać czas i być bardziej wydajnym. Tak, zmiany mogą być przerażające, ale jeśli zaktualizujesz procesy z myślą o swoich klientach i zespole, zwiększy to tylko produktywność.
Dowiedz się, co i w jakim stopniu zautomatyzować. Podpowiedź: technologia jest Twoim przyjacielem.
Podjęcie decyzji o zautomatyzowaniu czegoś w firmie może czasami onieśmielać. Jednak w dłuższej perspektywie czasu, prawdopodobnie spojrzysz wstecz i zastanowisz się, jak to się stało, że przez tak długi czas nie zautomatyzowałeś określonego procesu lub zadania, tak dużego, jak i małego.
Jonna wie o tym aż za dobrze. Kiedy codziennie otrzymywała prośby o drukowanie szerokoformatowe od kilku osób, śledzenie zadań drukowania zaczęło być trudne. Ze względu na specyfikę ich pracy, nie jest to tak proste, jak wciśnięcie "Command P" na klawiaturze. Różne rozmiary, wersje, lokalizacje plików, który klient co otrzymuje i inne czynniki wpływają na to codzienne zadanie. Rozwiązaniem Jonny było stworzenie nowego narzędzia przy użyciu kreatora przepływu pracy w Slack, aby mieć formularz, którego członkowie zespołu mogliby użyć, gdy potrzebują czegoś do wydrukowania. Jonna utworzyła również nowy kanał Slack "Print Requests", aby wszystko było uporządkowane i zorganizowane dla wszystkich. Choć może się to wydawać drobnostką, znalezienie zautomatyzowanego sposobu na naprawienie problemu, z którym borykała się Jonna, znacznie ułatwiło pracę i zapewniło, że właściwy wydruk zostanie wysłany do właściwego klienta.
(DYK: BigTime integruje się ze Slackiem, aby wysyłać ważne elementy działań do zespołu, w którym już się komunikują).
Dowiedz się, na jakich kluczowych wskaźnikach efektywności powinieneś się skupić, mierząc kondycję finansową projektu.
"Przede wszystkim zamierzamy zdefiniować sukces naszego projektu poprzez zadowolenie klienta i interakcję z nim w trakcie całego procesu. Będziemy się tego trzymać niezależnie od tego, czy nasze wskaźniki KPI zostaną osiągnięte", mówi Ren.
Następnie PLATT ma sposób patrzenia na sprawy na poziomie makro i mikro. Ren podziela opinię, że na poziomie makro chodzi bardziej o spojrzenie na dane finansowe, aby uzyskać wgląd w zyski operacyjne, zwrot z kosztów ogólnych, wskaźnik wykorzystania siły roboczej i bezpośredni mnożnik siły roboczej, aby sprawdzić, czy znajdują się w zakresie, który jest dla nich opłacalny. Co roku Ren będzie przyglądać się wzrostowi przychodów, aby zobaczyć, o ile wzrosły, a także przedstawić prognozowany wzrost na dany rok.
Na poziomie mikro, aby osiągnąć te zyski operacyjne, których szukasz, Ren, Jonna i Bud współpracują ze sobą, aby zarządzać indywidualnymi budżetami projektów, które dzielą z architektami na podstawie stawek godzinowych. Dzięki temu architekci mogą powiązać swoją wydajność z liczbą godzin poświęconych na projekt (godziny te są określane na podstawie wielkości i zakresu projektu). Ren mówi również o znaczeniu poszukiwania trendów - "patrząc na średnią liczbę godzin, które zostaną włożone w projekt, abyśmy mogli to zaplanować i czy osiągamy nasze cele? Jeśli nie, to czy nadrabiamy to gdzie indziej?".
Znajdź szczęśliwy środek w automatyzacji, aby pozostać wiernym swoim korzeniom.
Jonna mówi: "Bardzo ważne jest, aby słuchać swoich pracowników. Zachowanie otwartości i elastyczności w sposobie działania pomaga ludziom czuć, że są zaangażowani w proces i mają wpływ na to, dlaczego i jak działają". Ale nie zawsze jest to takie łatwe. Jonna dodaje: "Czasami po prostu trzeba to zrobić. A ten proces może nie być najlepszym sposobem i możesz nawet wiedzieć, że nie jest to najlepszy sposób, ale dopóki nie znajdziemy lepszego sposobu, musimy pracować i spróbować znaleźć lepszy proces później ". Nie zawsze będzie to demokratyczne. W firmie nie każda osoba będzie zadowolona ze sposobu, w jaki coś jest robione. Chodzi o znalezienie równowagi między otwartością na sugestie a wykonywaniem pracy.
(Sprawdź ten zasób dotyczący zarządzania zmianą)
Czekaj, jest o wiele więcej!
Aby uzyskać jeszcze więcej pomocnych porad na temat szczegółów operacyjnych, które są niezbędne do pomyślnego i ciągłego wzrostu, obejrzyj pełne webinarium tutaj.
Podczas webinarium omówimy:
- Kiedy i jakie aspekty działalności należy zautomatyzować?
- Tworzenie procesów zarządzania projektami dla różnych zadań
- Znalezienie odpowiedniego połączenia wydajności bez poświęcania osobowości i wartości firmy
- Dbanie o kulturę organizacyjną firmy i zatrzymywanie pracowników
- Dostosowanie komunikacji między zespołami ds. finansów i zarządzania projektami
