Zarządzając projektem, firmy powierzają menedżerom skuteczne delegowanie różnych zadań do określonych pracowników i działów, zapewniając, że każda osoba lub zespół poradzi sobie z przydzielonymi zadaniami. W miarę pojawiania się nowych projektów, kierownicy projektów muszą zwracać się do swojego zespołu, aby zapewnić dotrzymanie harmonogramu projektu. Aby to zrobić, często wyposażają siebie i swój zespół w narzędzia, które pomagają usprawnić proces. Posiadanie odpowiednich narzędzi w pasie narzędzi pomaga kierownikom projektów odpowiednio planować i ułatwiać projekty. 

Narzędzia do planowania wydajności mogą pomóc w lepszym zarządzaniu projektami, przydzielaniu zasobów i usprawnianiu wydajności. Zrozumienie możliwości każdego zespołu lub osoby może pomóc w zapobieganiu nadmiernemu (lub niedostatecznemu) przydzielaniu zadań. Nadmierne przydzielanie ludziom zadań może powodować wąskie gardła i inne opóźnienia, ponieważ członkowie zespołu ugryźli więcej, niż są w stanie przeżuć. Wręcz przeciwnie, możesz wydawać niepotrzebne fundusze, nie wykorzystując w pełni swoich zasobów, powodując, że ludzie wykonują mniej pracy, niż są w stanie.

Niezależnie od tego, czy projekty dotyczą marketingu, operacji czy produkcji, narzędzia do planowania wydajności są pomocne w szerszej perspektywie. W miarę postępu projektu mogą pojawić się nieprzewidywalne zdarzenia. Kiedy to nastąpi, do kierowników projektów należy opracowanie najlepszego sposobu działania. Narzędzia do planowania zasobów mogą zapewnić przegląd zadań i harmonogramu projektu, umożliwiając kierownikom projektów przegląd takich rzeczy i odpowiednie dostosowanie. Na przykład, kierownik projektu może sprawdzić, czy jeden obszar projektu zwalnia, podczas gdy inny szybko się rozwija i odpowiednio przydzielić zasoby. 

Dzięki narzędziom BigTime, takim jak szablony planowania przepustowości sieci, menedżerowie mogą przewidywać obciążenie pracowników projektu i przydzielać zadania według własnego uznania. Gdy projekty osiągają określone kamienie milowe, menedżerowie mogą ponownie ocenić i określić przyszłe zadania. Członkowie zespołu mogą dokumentować przepracowane godziny, a dzięki dwukierunkowej komunikacji zespół projektowy jest bardziej optymistyczny. 

Narzędzia do planowania przepustowości sieci i narzędzia do planowania przepustowości typu open source od BigTime pomagają kierownikom projektów monitorować kamienie milowe i dotrzymywać terminów, a wszystko to przy jednoczesnym utrzymaniu wygodnej liczby przydziałów dla członków zespołu. Dzięki tym narzędziom menedżerowie mogą złagodzić wąskie gardła wynikające z nadmiernego przypisania i przeciwdziałać marnowaniu i nadmiernym wydatkom zasobów wynikających z niedostatecznego przypisania. 

Narzędzia planowania wydajności firmy Microsoft

Kilka innych firm, takich jak Microsoft, również oferuje rozwiązania do planowania wydajności, aby pomóc kierownikom projektów pozostać na dobrej drodze i monitorować zasoby. Każde z nich ma unikalne funkcje, niektóre są bardziej rozbudowane niż inne. Niektóre z nich można nawet zintegrować z narzędziami do planowania wydajności Jira. Nawet prostsze, mniej złożone opcje są jednak nadal skuteczne.

Microsoft Planner to podstawowa, łatwa w użyciu aplikacja do planowania w ramach chmury Microsoft 365. Ta prosta platforma doskonale sprawdza się w przypadku mniejszych projektów, umożliwiając członkom zespołu zachowanie porządku, współpracę i udostępnianie sobie nawzajem plików. Można również podzielić projekty i przypisać zadania do poszczególnych osób.

Microsoft Team Planner jest przeznaczony do użytku w Microsoft Teams. Planowanie wydajności projektów może być ułatwione dzięki Microsoft Teams Planner, ponieważ członkowie zespołu mogą śledzić swoje zadania i otrzymywać powiadomienia o przypisaniu nowych. 

Microsoft Planner Resource Management, stare, ale dobre rozwiązanie, jest jednym z potężniejszych dostępnych rozwiązań do planowania wydajności. Posiada szeroki wachlarz możliwości i nie jest przeznaczony dla osób o słabym sercu. Praca z tym narzędziem wymaga pełnego poświęcenia i nie nadaje się do mniejszych zadań. Jest to jedno z bardziej efektywnych narzędzi planistycznych firmy Microsoft. Planowanie wydajności projektu poprzez opracowanie harmonogramu, przypisywanie zasobów do zadań, śledzenie postępów, zarządzanie budżetem i analizowanie obciążenia pracą to tylko niektóre sposoby, w jakie Microsoft Planner Resource Manager przewyższa inne rozwiązania.

Oprócz wspomnianych wyżej planistów, Microsoft oferuje również szereg szablonów planowania zdolności projektowych w programie Excel, które omówimy poniżej.

Narzędzia planowania wydajności Excel

Okazuje się, że Excel jest kluczowym narzędziem, które pokrywa się z narzędziami do planowania wydajności. Excel ma kilka różnych szablonów i arkuszy, które pomagają w prostym planowaniu wydajności. Funkcje programu Excel są często dostępne za darmo lub w ramach subskrypcji. 

Jedną z wielu funkcji programu Excel jest szablon planowania wydajności zespołu. Dzięki temu szablonowi możesz zorganizować swój zespół na liście w stylu listy, mapując każdego członka zespołu z jego odpowiednimi zadaniami. Może to pomóc w ocenie przyszłych prognoz wydajności i zapewnia przegląd zadań zespołu. Dostępne są szablony Excel do planowania wydajności produkcji i inne szablony Excel do planowania wydajności zasobów, które upraszczają planowanie wydajności za pomocą programu Excel.

Excel oferuje również szablony zwinnego planowania zasobów, które mogą być używane w połączeniu ze Scrumem dla rozwoju oprogramowania. Ponieważ tworzenie oprogramowania jest drobiazgowe, Scrum upraszcza to dzięki przyrostowym procesom i wielofunkcyjnym zespołom, aby zwiększyć efektywność osiągania celów projektu.

Do kierowników projektów należy uzbrojenie się w wysokiej jakości narzędzia do skutecznej formuły planowania wydajności. Excel, choć ma swoje zalety, posiada szereg funkcji, które wymagają bardziej zaawansowanego poziomu umiejętności obsługi programu. Dostępne szablony, choć pomocne, nie są ostateczne i należy je odpowiednio dostosować, aby lepiej odzwierciedlały potrzeby firmy w zakresie planowania wydajności. Arkusze kalkulacyjne Excel są bardzo pracochłonne i wymagają osoby zorientowanej na szczegóły. Są one w dużym stopniu zależne od wprowadzania danych i formuł, więc posiadanie jednej osoby z dbałością o szczegóły i znajomością programu Excel jest pomocne w uniknięciu potencjalnych czkawek. 

Narzędzia planowania wydajności Jira

BigTime to jedno z wielu rozwiązań do planowania zdolności Agile, które integruje się z Jira. Dzięki wtyczce do planowania wydajności Jira i niestandardowym możliwościom raportowania BigTime, pracownicy planowania Agile mogą synchronizować i zarządzać swoimi zadaniami projektowymi w kompleksowym i przejrzystym interfejsie użytkownika.

Dzięki Jira planowanie punktów fabularnych dla rozwoju oprogramowania jest dziecinnie proste. Możesz tworzyć persony użytkowników Agile, aby określić potrzeby potencjalnych użytkowników. Punkty fabularne planowania wydajności to kamienie milowe w godzinach, które zespół programistów może ukończyć. Deweloperzy oprogramowania wykorzystują story points do kierowania postępem projektu, gdy wczuwają się w potrzeby użytkowników.

Jira posiada kalkulator pojemności sprintu, który śledzi stałą ilość czasu przeznaczoną na cykle rozwojowe dla zespołów. Planowanie wydajności staje się mniej stresujące dzięki przydziałom czasu, dzięki czemu zespoły wiedzą, jakie zadania należy wykonać i kiedy. Kierownicy projektów mogą również zobaczyć, gdzie postępowania projektowe są opóźnione lub ich brakuje. Mogą wtedy podejmować świadome decyzje i odpowiednio zatrudniać pracowników, aby wypełnić luki w umiejętnościach, obciążenia zadaniami lub inne przyczyny opóźnień. 

Wypełnienie tych luk nowymi pracownikami lub pracownikami może łatwo zapewnić osiągnięcie celów projektu i dotrzymanie terminów. Szablony Excel do planowania wydajności Jira umożliwiają łatwą integrację i ułatwiają zarządzanie projektami.

Narzędzie do planowania pojemności zasobów

Najlepsze narzędzia do zarządzania wydajnością powinny zapewniać przejrzysty status projektu i widoczność zadań. Łatwe w użyciu oprogramowanie do planowania wydajności, takie jak BigTime, przedstawia jasny obraz faz projektu, przydziałów personelu i alokacji zasobów. Dzięki tej przejrzystości kierownicy projektów mogą zapewnić swoim zespołom komfortowe obciążenie pracą. 

Skuteczne planowanie zasobów nie jest możliwe bez narzędzia do planowania pojemności zasobów. Excel i oprogramowanie do planowania wydajności oferują integrację z narzędziami do zarządzania wydajnością, co zapewnia bardziej płynne śledzenie. Mając te narzędzia w swoim zestawie narzędzi do zarządzania projektami, jako kierownik projektu możesz zapewnić, że Twój zespół dotrzyma terminów, zrównoważy swoje zadania i spełni potrzeby budżetowe. 

Istnieje kilka rodzajów narzędzi do planowania wydajności, z których każde ma inne funkcje, które pomagają uprościć zarządzanie projektami i zapewnić, że zadania są wykonywane zgodnie z wyznaczonym terminem. Korzystanie z narzędzi do planowania wydajności, takich jak BigTime, może pomóc w zwalczaniu typowych problemów związanych z planowaniem wydajności. Na przykład w zarządzaniu łańcuchem dostaw wąskie gardła są częstym problemem. Ustalenie, gdzie występuje wąskie gardło, może pomóc menedżerom określić, czy konieczne jest zatrudnienie dodatkowego personelu i jakie podstawowe umiejętności powinni posiadać ci nowi pracownicy. 

Planowanie wydajności zasobów

Ogólnie rzecz biorąc, planowanie wydajności zasobów jest istotną funkcją dla kierowników projektów. Proces planowania wydajności nie musi być żmudny. W rzeczywistości dostępnych jest wiele narzędzi ułatwiających planowanie zasobów. Przykładowe problemy związane z planowaniem zasobów w dużej mierze odnoszą się do gromadzenia i jakości danych. 

Planowanie wydajności wykorzystuje liczne dane i formuły w celu określenia potrzeb budżetowych i zasobów kadrowych. Menedżerowie mogą następnie podejmować oparte na danych decyzje dotyczące personelu i finansowania lub realokować zasoby według własnego uznania. Ponieważ planowanie wydajności w dużej mierze opiera się na danych, kluczowe znaczenie ma zapewnienie, że menedżerowie wykorzystują wysokiej jakości dane do podejmowania decyzji. Poleganie na pracochłonnym, ręcznym wprowadzaniu danych stwarza okazję do błędów, wpływając na jakość danych. Kierownicy projektów mogą podejmować złe decyzje, jeśli opierają się one na niedokładnych danych. 

Korzystanie z narzędzi do monitorowania wydajności zapewnia realizację zadań przez cały personel projektu. Narzędzia do planowania wydajności, takie jak BigTime, pomagają usprawnić pułapki towarzyszące planowaniu wydajności. Przykłady narzędzi do planowania wydajności obejmują Microsoft Planner, Microsoft Excel i Jira. BigTime można zintegrować z tymi programami, aby pomóc w planowaniu czasu i budżetu. 

W miarę jak projekty stają się coraz bardziej czasochłonne i pracochłonne, kierownicy projektów powinni upewnić się, że dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomogą ich zespołom (i im samym) w realizacji zadań. Realizacja projektów to wysiłek grupowy i ważne jest, aby każdy członek grupy czuł, że odpowiednio wykonuje każde zadanie projektowe najlepiej jak potrafi. Planowanie wydajności to świetny sposób na upewnienie się, że tak się dzieje.