Monterail zwiększa widoczność: Podgląd dostępności zasobów w zaledwie 30 sekund dzięki BigTime Foresight

Monterail jest wiodącą polską firmą programistyczną. Od 2010 roku jej niegdyś niewielki zespół rozrósł się do ponad 110 osób, zapewniając sobie miejsce na liście 1000 najszybciej rozwijających się firm w Europie stworzonej przez Financial Times. 

Firma z powodzeniem dostarczyła ponad 300 aplikacji internetowych i mobilnych dla szerokiego grona klientów, od startupowych jednorożców po wiodące przedsiębiorstwa z różnych branż, stając się jednym z wiodących przedsiębiorstw IT w Europie Środkowej. 

• Branża: Rozwój oprogramowania
• Rozmiar: ponad 110 pracowników 
• Przypadki użycia: Zarządzanie zasobami

Przegląd

W miarę rozwoju Monterail pozostała wierna swoim zasadom: dostarczanie najwyższej jakości pracy na czas i w ramach budżetu. Sprawne działanie było niezbędne, ale wraz ze wzrostem popytu pojawiło się więcej projektów i zasobów do obsłużenia, a konflikty w harmonogramie i błędy w alokacji zasobów stały się trudne do uniknięcia.  

Uznając potrzebę usprawnienia swoich operacji - od procesów alokacji i planowania po raportowanie - firma Monterail wybrała BigTime Foresight, aby zapewnić kompleksowe podejście do zarządzania ludźmi i projektami. Dzięki Bigtime Foresight dane Monterail gromadzą się w jednym źródle prawdy operacyjnej. Kluczowi interesariusze mają wgląd w zasoby i wyniki, ostatecznie optymalizując procesy planowania i poprawiając wyniki finansowe.

Wyzwania przed BigTime Foresight 

Wraz ze wzrostem liczby pracowników Monterail, specjalistka ds. planowania zasobów Alexandra Ardelean miała trudności ze sprostaniem rosnącym wymaganiom związanym z jej podstawowymi obowiązkami. Zachowanie dokładności w planowaniu i alokacji stawało się coraz trudniejsze, biorąc pod uwagę ręczną kompilację danych z wielu arkuszy kalkulacyjnych Excel. 

Zbierając dane z różnych źródeł, Alexandra wyjaśniła, że żmudny proces zwiększył jej obawy o kompletność, dokładność i terminowość ważnych informacji. Błędy ludzkie były nieuniknione i prowadziły do konfliktów harmonogramów i nieoptymalnego wykorzystania czasu pracowników, co przekładało się na gorsze wyniki finansowe.

Monterail ostatecznie zbadał i wdrożył rozwiązanie do zarządzania zasobami, Resource Guru, aby poprawić wydajność planowania, ale zdał sobie sprawę, że "brakowało mu wielu funkcji, takich jak funkcja śledzenia złożonych danych finansowych i raportowania" - powiedziała Alexandra. Oprogramowanie nie integrowało się również z ich narzędziem do śledzenia czasu pracy, co uniemożliwiało zespołowi uzyskanie wglądu w dostępność zasobów w czasie rzeczywistym. 

Problemy, z którymi Monterail borykał się przed BigTime Foresight, obejmowały: 

• Ograniczony wgląd w dostępność zasobów: Z różnymi arkuszami kalkulacyjnymi i oddzielnym oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy, menedżerowie mieli trudności z dokładnym monitorowaniem obciążenia pracą i porównywaniem planów z rzeczywistymi wynikami, co powodowało częste konflikty harmonogramów, nieprawidłowe alokacje i projekty, które przekraczały budżet. 

• Brak kompleksowych raportów: Proces raportowania był czasochłonny, niewiarygodny i nie do utrzymania dla szybko rozwijającej się firmy. Przepływ informacji oparty na arkuszach kalkulacyjnych Excel i ustnych przekazach utrudniał menedżerom gromadzenie i udostępnianie najnowszych danych, uniemożliwiając podejmowanie świadomych decyzji. 

• Trudności z optymalizacją przydziałów: Opierając się na stałych arkuszach kalkulacyjnych, menedżerowie mieli trudności z określeniem obciążenia pracowników, co skutkowało konfliktami harmonogramów, niewykorzystanymi szansami i rosnącymi kosztami. 

Doskonałość operacyjna dzięki BigTime Foresight 

Zaangażowana w dostarczanie wartości klientom, firma Monterail zdecydowała się poprawić swoją doskonałość operacyjną poprzez wdrożenie BigTime Foresight. Po wcześniejszych doświadczeniach z innymi dostawcami decyzja była jasna: BigTime Foresight był skalowalnym narzędziem zdolnym do wspierania rosnącej liczby pracowników lepiej niż alternatywne opcje.

Dzięki wielu opcjom integracji i szybkiej migracji danych - w mniej niż 14 dni - BigTime Foresight zapewnił Monterail pełny przegląd wszystkich kluczowych danych, możliwość równoważenia wydajności i wykorzystania w różnych zespołach oraz ulepszone raportowanie w celu uzyskania głębszego wglądu. 

Dzięki BigTime Foresight, Monterail może teraz: 

• Zarządzaj dostępnością, umiejętnościami i kosztami w sposób spójny i dokładny: BigTime bez trudu konsoliduje dane o osobach i ich obciążeniu pracą oraz płynnie śledzi czas i projekty, oferując kluczowym interesariuszom kompleksowy wgląd w kluczowe wskaźniki KPI. Umożliwia to firmie Monterail optymalizację procesów, zwiększenie produktywności i rentowności bez konieczności organizowania długich spotkań.

• Podkreślaj i udostępniaj spostrzeżenia w celu lepszego podejmowania decyzji: Dzięki danym w jednym systemie Monterail może tworzyć raporty za pomocą zaledwie kilku kliknięć i bez obaw udostępniać je kluczowym interesariuszom, wiedząc, że raporty są oparte na spójnych i dokładnych informacjach. 

• Równoważenie wydajności i wykorzystania w zespołach: Monterail może teraz tworzyć wstępne alokacje, pozwalając im badać różne opcje i gwarantować powodzenie wszelkich nowych inicjatyw. To proaktywne podejście minimalizuje konflikty harmonogramów i ogólną alokację, sprzyjając płynniejszym operacjom.

Dzięki integracji BigTime Foresight, Monterail doświadczył znaczącej transformacji w zarządzaniu swoimi zasobami, zwiększając zarówno widoczność dostępności zasobów, jak i dokładność procesu planowania. Alexandra i jej zespół nie martwią się już o przeoczenie kluczowych danych dotyczących planowania i alokacji, żonglując licznymi arkuszami kalkulacyjnymi. Dawno minęły czasy planowania spotkań wyłącznie w celu weryfikacji pracy i korygowania błędów. Dzięki BigTime Foresight zespół Alexandry może szybko dostarczać dokładne informacje, pozwalając menedżerom skupić się na podejmowaniu lepszych, bardziej świadomych decyzji. 

Dzięki BigTime Foresight, Monterail zobaczył: